Excel intégré dans la pré-budgétisation (Bibliothèque SAP - Pré-budgétisation des centres de coûts (CO-OM-CCA))

Excel intégré dans la pré-budgétisation

Utilisation

Dans le cadre de la pré-budgétisation avec Excel intégré, Microsoft Excel sert d’écran de pré-budgétisation pour vos données pré-budgétées dans le système SAP. Vous pouvez ainsi combiner le confort du formatage et les fonctions de traitement d’Excel aux puissantes fonctions de pré-budgétisation de votre application SAP. Vous pouvez par conséquent utiliser l’interface de saisie Office avec la pré-budgétisation en ligne dans le système SAP.

Vous pouvez pré-budgéter vos données à l’aide d’Excel de deux manières différentes :

pré-budgétisation avec Excel intégré dans l’interface utilisateur du système SAP ;

Excel remplace l’écran de pré-budgétisation SAP standard. Vous pouvez ainsi pré-budgéter à l’aide des fonctions du système SAP et d’Excel.

pré-budgétisation décentralisée dans Excel et téléchargement des données dans le système SAP.

Vous pouvez saisir vos données pré-budgétées dans plusieurs feuilles de calcul Excel à partir d’un ou plusieurs ordinateurs qui ne sont pas connectés au système SAP. Ces données peuvent ensuite être téléchargées dans le système SAP, où vous pouvez les traiter davantage à l’aide des fonctions de pré-budgétisation SAP.

Conditions préalables

Logiciel

Voici la configuration requise pour pouvoir pré-budgéter avec Excel intégré :

le système d’exploitation Windows NT 4.0 ou Windows 95 ;
Microsoft Excel 97 ;
une interface SAPGUI (32 bits) actuelle correspondant à votre version SAP.

Matériel

Pour assurer des temps de réponse rapides, votre ordinateur doit être équipé d’un processeur Pentium II et de 64 Mo de mémoire vive (RAM).

Fonctionnalités

Dans le Customizing, vous pouvez définir les feuilles de calcul Excel à utiliser en tant que modèles dans la pré-budgétisation. Dans ces modèles, vous pouvez déplacer des données, insérer des graphiques, définir des macros et formater du texte et des cellules. Vous pouvez les utiliser pour pré-budgéter avec Excel intégré ou pour pré-budgéter à l’aide de la fonction de téléchargement.

Lien entre Excel et le système SAP

Du point de vue technique, Excel est appelé par le système SAP à l’aide de l’interface de liaison et d’incorporation d’objets (OLE, Object Linking and Embedding), qui est une interface logicielle Office. L’intégration d’Excel dans le système SAP vous permet d’utiliser les mêmes fonctions Excel que celles proposées par l’intégration d’Excel dans Word, par exemple.

Plus précisément, le lien entre la feuille de calcul Excel et le schéma de pré-budgétisation SAP est créé au-dessus de la position des données dans la feuille de calcul Excel : le système SAP utilise le Customizing pour identifier les données SAP dans Excel et leur emplacement. Vous ne pouvez donc pas modifier la position des données dans l’écran de pré-budgétisation afin de garantir l’importation correcte des données. Les zones du schéma de pré-budgétisation sont appliquées à la feuille de calcul Excel à l’aide de la description de fichier.

Restriction

Vous ne pouvez pas utiliser Excel intégré pour saisir des données pré-budgétées dans l’écran de période.

Activités

Préparations

Pour pouvoir utiliser Microsoft Excel comme écran de pré-budgétisation, vous devez activer le code Excel intégré dans le Customizing de votre application par le biais de la configuration de l'écran initial de pré-budgétisation (CO-PA uniquement) ou lorsque vous affectez vos schémas de pré-budgétisation à un profil de responsable budgétaire.

Vous pouvez également concevoir dans le Customizing une feuille de calcul Excel à utiliser comme modèle pour la pré-budgétisation dans Excel.

Pour plus d’informations sur la configuration d’Excel intégré, voir Configuration d’Excel intégré.

Pré-budgétisation dans Excel

Intégration d’Excel dans l’interface SAP

Pour pré-budgéter directement dans le système SAP à l’aide d’Excel intégré, vous pouvez soit exécuter un groupe de paramètres correspondant (CO-PA uniquement), soit utiliser un profil de responsable budgétaire dans lequel Excel a été activé comme écran de pré-budgétisation pour un ou plusieurs schémas. Vous saisissez vos données pré-budgétées dans Excel et pouvez utiliser les fonctions Excel telles que les macros ou les diagrammes, ainsi que toutes les fonctions de pré-budgétisation SAP habituelles. Pour plus d’informations sur la pré-budgétisation avec Excel intégré, voir Procédure de pré-budgétisation à l’aide d’Excel intégré.

Pré-budgétisation dans Excel et téléchargement des données dans le système SAP

Vous pouvez copier le modèle Excel créé dans le Customizing aussi souvent que vous le souhaitez et l’utiliser pour créer des données pré-budgétées dans Excel. Grâce à la fonction de téléchargement pour Excel, vous pouvez transférer des fichiers individuels dans le système SAP. Les données pré-budgétées peuvent donc être saisies sur différents ordinateurs, ce qui permet donc une pré-budgétisation locale. Pour plus d’informations sur la procédure requise, voir Pré-budgétisation décentralisée et téléchargement dans le système SAP.