Validation 

Utilisation

Vous pouvez appliquer une procédure de validation en plusieurs étapes aux principales fonctions de traitement des données de base et des données de flux. La procédure de validation repose sur le principe de la double vérification et peut être configurée différemment pour chaque domaine. Par exemple, vous pouvez demander à deux employés de valider les données de base des prêts/emprunts tandis que trois autres employés valident les décaissements. Le statut de validation permet de déterminer les divers niveaux de validation.

Conditions préalables

Vous devez activer les objets de validation appropriés dans le Customizing des Prêts/emprunts en sélectionnant Gestion des transactions ® Validation ® Gérer codes actifs. Vous devez également définir le nombre d’employés requis pour la validation de chaque objet sous Définir paramètre statut de validation. Vous devez définir des options complémentaires sous Gérer options Workflow.

Définissez les options de l’objet de validation Partenaire SAP sous Options de base ® Partenaire SAP pour Services Financiers ® Partenaire SAP ® Contrôle ® Valider.

Fonctionnalités

Si l’objet de validation est activé, vous pouvez utiliser le workflow de validation pour traiter et valider les éléments suivants :

·        Données de base du prêt/emprunt

·        Partenaire SAP

·        Partenaire immobilier

·        Objets

·        Prise de décision

·        Tableau affaires nouvelles

·        Décaissement

·        Remboursement exceptionnel

·        Frais

·        Comptabilisations individuelles

·        Remboursement

·        Abandons/amortissements

·        Changement d’emprunteur

·        Transfert de capitaux

·        Annulation

·        Post-traitement des paiements

Interdépendances

L’une des caractéristique de la procédure de validation est que toutes les données de base relatives à un prêt/emprunt doivent être validées avant que d’autres opérations ne puissent être exécutées (telles que des comptabilisations ou la génération d’enregistrements prévisionnels). Les données de base des prêts/emprunts incluent les données relatives au prêt/emprunt lui-même, à l’objet de la garantie et à tous les partenaires affectés au prêt/emprunt. Les données de flux se rapportent toujours à des activités comptables. Celles-ci englobent les décaissements, les transactions commerciales individuelles, les abandons et les amortissements, le post-traitement des paiements, le transfert de capitaux et l’annulation.

Avant de valider les données, vous pouvez les modifier. Si vous modifiez les données après leur validation, vous devez les valider à nouveau. La validation revient à son statut initial.

En outre, vous ne pouvez pas saisir de nouvel enregistrement de flux pour un prêt/emprunt si un flux existant pour la même fonction de comptabilisation ou pour une fonction de comptabilisation différente doit encore être validé. Par exemple, le système ne vous permet pas de saisir de frais de gestion si un décaissement créé auparavant n’a pas encore été validé.

Lancement de la procédure de validation

Chaque fois que vous créez un nouvel objet de validation ou que vous en modifiez un, le système génère un nouveau work item, ce qui déclenche la procédure de validation. Le work item apparaît automatiquement dans la corbeille d’arrivée du Business Workplace de la personne autorisée à traiter l’objet et à le valider.

Dans le cas de la prise de décision, la procédure de validation doit être déclenchée manuellement. Il s’agit d’un cas particulier. Pour plus d’informations, voir Prise de décision.

Validation à l’aide du Business Workplace

       1.      Pour cela, sélectionnez Bureau ® Poste de travail ® Arrivée. Le système affiche les objets à valider dans une table à l’aide de l’ABAP List Viewer.

       2.      Marquez un work item, puis sélectionnez Exécuter. Le système affiche l’historique de validation de l’objet, dans lequel vous pouvez voir les modifications apportées au statut de validation. L’historique de validation est subdivisé en plusieurs parties :

                            a.      Vous pouvez voir la date et l’heure auxquelles l’objet a été créé ou modifié.

                            b.      La personne qui a créé ou modifié l’objet est identifiée dans les zones Prénom, Nom et Utilisateur. Vous pouvez aussi consulter des détails pour les zones Téléphone (indicatif et numéro), Extension et Département.

                            c.      La procédure de validation affecte un statut de validation aux objets à valider. Ce statut correspond au statut en cours au moment de l’enregistrement des données. Le premier chiffre représente le nombre d’employés nécessaire pour accomplir la procédure de validation. Le deuxième chiffre correspond au nombre de validations qu’il reste à exécuter.

Un enregistrement de données est soumis au principe de double vérification, qui demande l’intervention de deux employés. En d’autres termes, deux utilisateurs doivent valider l’enregistrement. Lorsque vous créez un enregistrement, le système lui affecte le statut initial 22. Après la première validation, le statut de validation devient 21 et, après la deuxième validation, 20. Le statut 20 indique que l’enregistrement a été entièrement validé.

                            d.      Le code Validation indique si l’objet a été créé pour la première fois (« I ») ou s’il a déjà été modifié (« U »). Cette zone reste vide si vous validez l’objet.

                            e.      Le principe de validation appliqué (en d’autres termes, le nombre d’employés requis pour valider l’objet) est affiché dans la zone Description, qui correspond au statut de validation numérique.

Vous pouvez également afficher l’historique de validation lorsque vous créez ou modifiez un objet de validation. Vous ne pouvez cependant ni traiter, ni valider l’objet à ce stade.

       3.      Pour modifier les données d’un objet existant, sélectionnez Modifier objet de validation. Dès que vous avez sauvegardé vos modifications, le système revient automatiquement à votre corbeille d’arrivée dans le Business Workplace. À la suite des modifications, le système remplace le work item existant par un nouveau. Vous pouvez ensuite traiter et valider l’objet en sélectionnant Exécuter.

       4.      Pour afficher les données de l’objet, sélectionnez Afficher objet de validation. Le système ouvre automatiquement un nouveau dossier, ce qui vous permet de comparer les données affichées de l’objet aux documents de modification. Pour visualiser les documents de modification, sélectionnez Afficher documents de modification pour objet. La fonction Afficher documents de modification pour objet n’est prise en charge que pour les données de base de prêts/emprunts, pour les partenaires et pour les objets de garantie.

       5.      Pour valider un objet, sélectionnez Valider. Dès qu’un objet a été complètement validé, c’est-à-dire, lorsque le deuxième chiffre du statut de validation est 0, l’impact de la validation varie en fonction du type d’objet :

¡        Données de base des prêts/emprunts, objets de garantie, partenaires, tableaux d’affaires nouvelles

Les données de ces objets sont validées.

¡        Décaissements, remboursements exceptionnels, frais, comptabilisations individuelles, remboursements, abandons/amortissements, changement d’emprunteur

Lors de la validation des enregistrements, le système génère des enregistrements prévisionnels qui sont sauvegardés dans la base de données. Ces flux peuvent maintenant être comptabilisés.

Lorsque vous traitez des remboursements et des abandons/amortissements, vous pouvez exécuter les traitements suivants (par exemple, Activer ou Comptabiliser) directement après avoir validé les enregistrements. Vous pouvez contrôler cela dans un écran distinct consacré au post-traitement.

Transferts de capitaux, post-traitement d’encaissements, annulations

Lorsque vous exécutez la validation, le système comptabilise les données (enregistrements réels).

       6.      Vous pouvez également refuser un objet de validation. Si vous sélectionnez Refuser validation, le système renvoie l’objet de validation à la personne qui a lancé le workflow de validation (cet objet se présente sous la forme d’un work item dans la corbeille d’arrivée du Business Workplace de cette personne). Il est conseillé de spécifier le motif de votre refus dans une pièce jointe.

Si un objet de validation saisi ou appelé est rejeté, un poste Validation refusée apparaît dans la corbeille d’arrivée de votre Business Workplace. Après avoir exécuté ce work item, vous pouvez utiliser la fonction Contrôle pour relancer le processus de validation. Pour qu’un nouveau work item puisse être créé pour la validation, vous devez saisir une pièce jointe - de la même manière que pour un rejet.

Pour plus d’informations, voir BC - Base ® Business Workflow (BC-BMT-WFM).