Approvisionnement des services : processus de base 
Approvisionnement des services : processus de base
Cette section décrit le processus de base d'approvisionnement de services externes.
Le graphique suivant indique toutes les étapes possibles dans le processus :
L'acquisition de services peut impliquer les étapes suivantes :
Les sections suivantes décrivent ces étapes de façon plus détaillée.
Détermination et enregistrement des besoins
Détermination des besoins
Un besoin de services peut survenir dans un service quelconque de votre entreprise, dans le cadre d'un projet (par exemple, traduction de logiciels) ou dans le cadre de la maintenance planifiée (par exemple, sous-traitance de travaux d’électricité de routine).
Le service peut soit préparer lui-même une demande d'achat, soit demander aux Achats de s’en charger. Dans les deux cas, c’est la demande d'achat qui déclenche les activités d'approvisionnement dans la composante MM - Achats.
Dans le cas de projets à grande échelle impliquant la composante applicative SAP PS - Gestion des projets, des demandes d'achat comportant des dates d’exécution précises sont créées à partir des réseaux. Ces demandes sont automatiquement transmises à la composante MM - Achats. Les cahiers des charges des réseaux standard existants peuvent être utilisés pour simplifier la constitution de tels réseaux.
De même, si vous utilisez PM - Gestion de la maintenance dans votre entreprise, les spécifications de travaux de maintenance planifiée ou d'entretien seront créées en dehors du module MM, puis transmises automatiquement à la composante MM - Achats où elles seront traitées. La demande d'achat est créée sans aucune saisie de données supplémentaire : les cahiers des charges sont simplement transmis à partir d'une instruction de maintenance existante ou de la gamme PM pour un poste technique ou un équipement, par exemple.
Enregistrement des besoins
Lorsqu’un besoin est établi, un document qui servira de base au processus d’approvisionnement est créé dans le système. Il peut s’agir d’une demande d'achat ou d’un document d'achat externe tel qu'un appel d'offres ou une commande.
Ce document peut contenir un cahier des charges reprenant les détails de la prestation de services ou du groupe de services nécessaire.
Dans cette première phase du processus d'approvisionnement, vous avez également la possibilité de ne pas utiliser de cahier des charges et de définir simplement des valeurs limites pour services non planifiés.
Cette méthode est particulièrement bien adaptée à l’interaction avec des sociétés extérieures, car dans de telles situations, la nature et l’étendue précises des services ne sont souvent pas connues jusqu'au moment de leur exécution.
Si vous souhaitez vous assurer que le principe de la double vérification s'applique aux demandes d'achat (et aux commandes), vous pouvez soumettre ces documents à une procédure de lancement (approbation).
Ceci vous permet de garantir, par exemple, que les marchandises ou les services couverts par une demande d'achat dépassant une valeur donnée ne peuvent pas être commandés sans l'approbation d'un expert technique et du chef de service responsable. Vous pouvez définir librement les conditions de lancement d'une demande d'achat pour la commande et les acteurs (individus ou services) habilités à exécuter le lancement (c.à.d. l'approbation).
Pour garantir le bon déroulement du processus de lancement, vous pouvez utiliser SAP Business Workflow. Ainsi, même les utilisateurs qui connaissent mal le système SAP peuvent lancer (approuver) des demandes d'achat sans aucun problème, simplement en traitant un mail dans leur corbeille d'arrivée intégrée.
Détermination des sources d’approvisionnement possibles
En règle générale, tout système vivant contient un très grand nombre de données achats. Dans sa fonction de détermination d’une source d'approvisionnement, MM - Gestion des services vous offre un outil pour analyser ces données afin de déterminer s’il existe des soumissionnaires convenables pour les services demandés, et si des relations commerciales de long terme ont déjà été établies avec des prestataires de service sous la forme de contrats.
La fonction de simulation du prix peut vous aider à sélectionner la source d'approvisionnement souhaitée des sources suggérées par le système. La demande d'achat peut alors être directement convertie en une commande standard, ou un appel sur contrat peut être lancé à l’encontre d’un contrat existant avec un prestataire de service.
Le système permet d’accélérer la phase d'adjudication en convertissant automatiquement les demandes d'achat en commandes standard ou en appels sur contrat. Ainsi, le travail de routine d'affectation de sources peut être éliminé.
Lorsque des services pour lesquels il n'a jamais existé de besoin font l’objet d’une première demande, aucune source d’approvisionnement correspondante n'existe dans le système et un processus d'appel d'offres doit être exécuté.
MM - Évaluation des fournisseurs permet de simplifier la recherche d’un prestataire de service convenable. Si vous avez affecté des notes de qualité et de ponctualité de prestation de services aux feuilles de saisie des services de vos fournisseurs existants, les fonctions d'analyse et de comparaison de MM - Évaluation des fournisseurs vous offrent un critère de décision supplémentaire.
Pour de plus amples informations sur ce sujet, consultez la documentation
MM – Évaluation des vendeurs.
Processus de détermination de la source d'approvisionnement dans le système
De nombreuses informations, disponibles dans le système sous diverses formes, participent au processus de détermination des sources potentielles d’une prestation de services voulue. Le système utilise (dans l’ordre) les informations suivantes :
1. Conditions du fournisseur
Le système vérifie d'abord s’il existe pour le service des conditions de base dont la période de validité couvre la date de livraison indiquée dans la demande d'achat.
Si ces conditions de base existent pour un ou plusieurs fournisseurs, le système propose ceux-ci comme source d’approvisionnement.
Les prix et conditions correspondant à ces conditions de base sont alors proposés lorsque vous créez une commande avec référence à la demande d'achat affectée.
2.
contrats,Si des contrats qui contiennent le groupe de marchandises ou la prestation de services indiquée dans la demande d'achat existent dans le système, le système les suggère comme source d'approvisionnement.
Si une demande d'achat a été affectée à un contrat, le système peut générer des appels sur celui-ci.
Dans le Customizing des Achats, vous pouvez définir les conditions auxquelles des sources doivent être déterminées pour les services.
Par exemple, vous pouvez spécifier qu'un contrat doit être proposé comme source s'il comprend au moins un service contenu dans la demande d'achat. Ou bien vous pouvez spécifier qu'un contrat ne peut être proposé que s'il couvre tous les services demandés.
Ceci vous permet de décider vous-même, d'après les données enregistrées dans votre système, si le système doit suggérer autant de sources que possible, parmi lesquelles vous ferez ensuite votre sélection, (ce qui peut, selon les cas, être souhaitable ou non), ou si le système ne doit proposer que la source la mieux adaptée.
Si votre système ne contient qu’un volume réduit de données, nous vous recommandons la première approche. Si, au contraire, vous disposez d’un système très bien géré, vous pouvez choisir de ne retenir qu’un nombre de sources limité et de ne visualiser que la meilleure d’entre elles.
Vous pouvez également saisir manuellement la source d'approvisionnement pour une demande d'achat, Cela vous permet, par exemple, d’affecter la demande d'achat à un fournisseur auprès duquel vous ne vous êtes encore jamais approvisionné.
Procédure d'appel d'offres
L'étape de l’appel d'offres est divisée en deux parties. Vous devez commencer par créer des appels d'offres puis enregistrer les données des offres reçues.
Création d'un appel d'offres
Si un processus d'appel d'offres doit être initié pour un service, un appel d'offres doit être créé. Ce faisant, vous pouvez simplifier et accélérer le processus de saisie de données en faisant référence aux données du document précédent, la demande d’achat.
Vous pouvez affecter l'appel d'offres à autant de soumissionnaires potentiels que voulu. Le système crée un appel d'offres distinct, avec un numéro unique, pour chaque soumissionnaire. Les appels d'offres sont ensuite envoyés aux soumissionnaires.
Saisie des données des offres reçues des soumissionnaires
Lorsque des offres sont reçues de soumissionnaires, les prix et les conditions de celles-ci sont saisis dans les appels d'offres qui existent déjà dans le système. Le statut des appels d'offres est ensuite modifié : les appels d'offres deviennent en fait les offres.
Comparaison des offres
Une fois que toutes les offres ont été reçues et saisies, la plus avantageuse est facilement déterminée à l'aide de la matrice de comparaison des prix.
Celle-ci analyse les offres à plusieurs niveaux. Vous pouvez ensuite effectuer votre sélection en comparant toutes les offres classées par valeur totale, ou encore comparer les offres à différents niveaux hiérarchiques. Si nécessaire, le système vous fournit des données de comparaison jusqu’au niveau le plus bas, le service individuel (tâche ou activité).
Une fois que vous avez identifié l'offre la plus avantageuse, il vous reste à accorder le travail (en passant une commande) au soumissionnaire de votre choix. Des lettres de rejet peuvent être envoyées automatiquement aux soumissionnaires qui n'ont pas été sélectionnés.
Phase d'adjudication (passation d'une commande)
Le soumissionnaire retenu reçoit une commande standard ou un appel sur un contrat existant, tous deux créés par la conversion de l'offre correspondante (une fois de plus, vous utilisez des données existantes).
Suivi des commandes
Pendant la phase de prestation des services, les valeurs « réelles » cumulées (des services réels) sont automatiquement mises à jour dans la commande sous-jacente (commande standard ou appel sur contrat). Ceci vous permet d’effectuer le suivi du progrès d'un projet d'approvisionnement.
Vous pouvez obtenir des informations de suivi relatives à une commande par le biais des fonctions de contrôle d'historique des commandes et de documentation des appels (des commandes) et en comparant les valeurs théoriques et réelles dans le cahier des charges. Si nécessaire, vous pouvez contrôler la confirmation de chaque ligne de service.
En outre, vous disposez d’analyses exhaustives fournies par le Système d'information de logistique SAP (SIL). Celles-ci vous permettent de consulter des données telles que le coût des interventions de maintenance au cours du premier trimestre de l'exercice en cours et de comparer ce chiffre à celui du trimestre correspondant de l'exercice précédent, par exemple.
Saisie des services
Vous saisissez les services réellement fournis à l'aide des feuilles de saisie des services. Ce faisant, vous pouvez faire référence à la commande. Cette procédure permet notamment d’accélérer la saisie des services planifiés. Chaque service individuel est enregistré, ainsi que les quantités et les valeurs correspondantes.
Si une valeur limite a été fixée dans la commande pour services non planifiés, vous pouvez gérer leurs spécifications au moment où vous enregistrez leur exécution. Les services sont enregistrés avec leur valeur précise et le système vérifie que la valeur limite n'a pas été dépassée.
Réception des services
Une fois que les services exécutés pour votre société ont été enregistrés dans la feuille de saisie des services, un ou plusieurs responsables peuvent vérifier que le résultat est satisfaisant, puis réceptionner les services formellement.
Vous pouvez séparer les processus de réception et de saisie d'un service afin de respecter le principe de la double vérification. Toutefois, il est également possible que la saisie et la réception soient effectuées par la même personne ou le même service de votre entreprise.
Vous avez le choix entre plusieurs procédures pour la réception des services :
Selon la configuration du Customizing, différentes procédures de lancement peuvent exister dans votre entreprise, avec différents « acteurs de lancement » (individus ou services) devant chacun successivement signifier leur approbation. Le document n’est pas considéré comme étant réceptionné tant que le dernier acteur de lancement ne l'a pas approuvé. Cette procédure vous permet d'assurer l’exactitude à la fois technique et commerciale du document.
Vérification des factures correspondant aux services
À la fin du processus d'approvisionnement, les factures des prestataires de service sont vérifiées quant à leur exactitude. Il s’agit de comparer la valeur enregistrée dans la feuille de saisie des services après réception à celle indiquée dans la facture et de vérifier que les montants de TVA sont corrects. Si la valeur figurant dans la feuille de saisie des services est dépassée, le système émet un message d'avertissement. Les factures, une fois vérifiées et transférées à la Comptabilité financière, sont payées automatiquement.
Plutôt qu’utiliser la méthode conventionnelle de contrôle des factures, vous pouvez également adopter la méthode de facturation automatique des entrées de marchandises (ERS). Vous n’avez alors plus à attendre que le prestataire de service vous soumette une facture : vous pouvez en créer une vous-même dans le système SAP sur la base des données de la commande. Le prestataire de service reçoit une note de crédit et un protocole lui permettant d’en vérifier l’exactitude.
Le processus d'approvisionnement de services se conclut par cette dernière étape.