Gestion des services (MM-SRV) 

Cette section présente une introduction générale à MM - Gestion des services.

Elle offre une vue d’ensemble des fonctionnalités de la composante, montre comment MM - Gestion des services est intégrée dans l'application Achats au sein du module Gestion des articles, et indique les interfaces avec d'autres applications.

Applications

MM - Gestion des services (MM-SRV) est une composante applicative du module MM - Gestion des articles. Elle supporte le cycle complet d'appel d'offres, de l'adjudication et de la réception des services, ainsi que le processus de contrôle des factures.

Fonctionnalités

MM - Gestion des services fournit un processus de base pour l'approvisionnement de services externes. Ce processus comprend les fonctions suivantes :

·        Desfiches service, dans lesquelles sont enregistrées les descriptions de tous les services qui doivent être acquis. En outre, un cahier des charges standard et un cahier des charges type sont disponibles.

·        Un cahier des charges distinct peut être créé pour chaque projet d'acquisition dans le document souhaité (par ex. plan d’entretien ou ordre de maintenance PM, réseau PS, demande d'achat MM, demande d'offre, contrat, commande d'achat ou feuille de saisie de services).

¡        Dans les documents individuels, outre les postes de services externes (ou les cahiers des charges complets), vous pouvez saisir des postes d'articles.

¡        Lorsque vous créez des cahiers des charges volumineux, vous n’êtes pas obligé de saisir chaque service manuellement. Il vous suffit d’utiliser la technique de référence et la fonction de marquage pour copier rapidement et facilement des données de base et des documents existants.

·        La gestion des services MM vous permet de spécifier des services de deux façons :

¡        En tant que services planifiés comportant une description, une quantité et un prix

Par « services planifiés », nous entendons des services dont la nature et l’étendue vous sont connues au début d'un projet d'approvisionnement ou d'une transaction.

Lorsque les services sont demandés, leurs spécifications sont saisies à l'aide d'une fiche service ou directement sous la forme de textes descriptifs et de désignations. Dans les deux cas, les prix et les quantités sont mentionnés expressément.

¡        En tant que services non planifiés n’exigeant que la détermination d'une valeur limite

Par services non planifiés, nous entendons les services qui ne peuvent pas être spécifiés en détail parce que leur nature et leur étendue précises ne sont pas encore connues, ou encore les services que vous ne souhaitez pas planifier - pour quelque raison que ce soit. Les services non planifiés ne comportent en conséquence aucune description.

Ils sont saisis sous forme de valeurs maximales dans la devise correspondante. Les services peuvent être exécutés jusqu'à une valeur ne dépassant pas ces valeurs limites, garantissant ainsi un élément du contrôle des coûts.

·        Vous pouvez analyser les données enregistrées dans le système afin de rechercher des sources d'approvisionnement convenables pour certains services.

·        Vous pouvez également exécuter un processus d'appel d'offres puis évaluer les offres soumises à l’aide de la fonction de matrice de comparaison des prix. Vous pouvez ensuite accorder le contrat au fournisseur souhaité (ou passer une commande auprès de celui-ci).

·        Pendant la phase de prestation de services (réalisation du travail), diverses listes et éditions des totaux vous permettent de garder une vue d'ensemble à jour de vos cahiers des charges, de l’état d’avancement des travaux et des coûts échus.

·        Vous pouvez enregistrer l’exécution des services ou du travail dans des feuilles de saisie des services.

·        Vous pouvez réceptionner le travail indiqué dans les feuilles de saisie de diverses façons.

·        Après la réception, la facture du fournisseur peut être vérifiée et lancée pour paiement.

Outre ce processus de base, plusieurs processus accélérés et simplifiés vous sont proposés pour certaines transactions d'approvisionnement.

Intégration

MM - Gestion des services est complètement intégrée dans le système de Gestion des articles. Les données de base d’approvisionnement de services peuvent être enregistrées dans des fiches service, par exemple, qui fournissent ensuite les données par défaut pour les documents d'achat. Les cahiers des charges correspondant à un projet d'acquisition donné ne sont pas créés et traités séparément plusieurs fois (par ex. comme demande d'offre puis comme cahier des charges contractuel), mais saisis directement dans les documents d'achat (par ex. dans un appel d'offres, une offre, une commande d'achat ou un contrat).

Le graphique suivant démontre le niveau d'intégration de la Gestion des services MM :

La composante de gestion des services est liée aux modules SAP Maintenance PM et Système de gestion de projets PS. Par conséquent, il est possible de créer des demandes d'achat pour les services externes dans la structure d'interventions de maintenance ou d'un projet et ensuite de les envoyer à la gestion des achats sans induire de travaux de gestion de données supplémentaires.

L'interaction qui existe entre les modules R/3 MM, PS et PM, CO et FI, permet des gains de temps et réduit l’occurrence d’erreurs. En effet, les données ne doivent être saisies qu’une fois, après quoi elles sont disponibles pour toutes les activités suivantes dans un même processus de gestion.

Les engagements sur commande d'achat constituent un exemple de l'intégration des modules MM et CO. La valeur escomptée des services non planifiés est transmise au module CO à partir de MM afin que l'engagement soit chiffré et contrôlé. Ainsi, le budget de mesures d'approvisionnement correspondant peut être préparé à temps.