Cette fonction s'avère particulièrement utile dans le cas de fournisseurs qui envoient souvent des factures surévaluées.

La réduction d'une facture entraîne généralement une charge de travail supplémentaire. Le fournisseur pose des questions sur le motif de la réduction ou établit une facture pour l'écart.

Avant d'utiliser la réduction forfaitaire de facture, examinez soigneusement les points suivants :

• Quels sont les fournisseurs pour lesquels vous pouvez vous permettre d'utiliser cette fonction ?
• Pouvez-vous réellement affirmer que l'écart est dû à une erreur du fournisseur ?
• La réduction manuelle de la facture ne serait-elle pas plus appropriée dans ce cas ?
• La tolérance globale ne représente-t-elle pas une solution plus appropriée en cas d'écarts minimes, lorsque les coûts de recherche de l'erreur dépassent la plus-value ?

La réduction forfaitaire de facture est possible uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

• le montant de la facture est supérieur au montant planifié ;
• vous n'avez pas réduit la facture manuellement ;
• vous n'avez pas encore accepté l'écart dans la facture manuellement ;
• l'écart dépasse le paramétrage d'écart minime positif défini dans le Customizing pour le Contrôle des factures (Logistique) ;
• une tolérance de réduction de facture a été définie pour le fournisseur et la société dans le Customizing pour le contrôle des factures ;
• l'écart est compris dans les limites de tolérance de réduction de facture définies.

Cette fonction crée automatiquement un avoir lorsqu'une facture est enregistrée. Par conséquent, le fournisseur est payé seulement à hauteur du montant moins la réduction de la facture. Le fournisseur reçoit une lettre de réclamation qui explique pourquoi la facture a été réduite.

Lorsqu'une facture est enregistrée avec réduction forfaitaire, le montant facturé que vous avez saisi est imputé au compte fournisseur. En plus des autres enregistrements, une ligne d'écriture pour l'écart est créée et enregistrée sur le « compte d'attente de réduction des factures ». Un avoir est également enregistré afin de rapprocher le solde du « compte d'attente de réduction des factures ». L'écriture de contrepartie est enregistrée sur le compte fournisseur. Le total de la facture et de l'avoir correspond au montant du poste non soldé sur le compte fournisseur qui doit être réglé.