Contrôle des factures (Logistique) (MM-IV-LIV) (Bibliothèque SAP)

Contrôle des factures (Logistique) (MM-IV-LIV)

Applications

Le Contrôle des factures (Logistique) fait partie de la composante Gestion des articles (MM). Il se situe à la fin de la chaîne logistique qui comprend les achats, la gestion des stocks et le contrôle des factures. Le Contrôle des factures (Logistique) sert à vérifier l'exactitude du contenu, des prix et des calculs dans les factures fournisseur. Lorsque la facture est enregistrée, les données de facturation sont sauvegardées dans le système. Ces données sont ensuite mises à jour dans les documents de facturation dans la Gestion des articles et dans la Comptabilité financière.

Intégration

Il existe une relation très étroite entre la Logistique - Contrôle des factures et les composantes Comptabilité financière (FI) et Contrôle de gestion (CO), auxquelles sont transférées les données significatives concernant les paiements ou les analyses de facture.

Caractéristiques

Dans la Gestion des articles, la composante Contrôle des factures (Logistique) a les caractéristiques suivantes :

Elle achève le processus d'approvisionnement d'articles, qui commence avec la demande d'achat et se traduit par une entrée de marchandises.
Elle permet le traitement de factures qui ne proviennent pas de l'approvisionnement d'articles (comme les factures de services, les frais divers, les frais de formation).
Elle permet le traitement des avoirs soit en tant qu'annulations de factures, soit en tant que livraisons de retour.

Il existe plusieurs manières de traiter les factures dans le Contrôle des factures (Logistique) :

Contrôle des factures en ligne

Lorsque vous recevez une facture, saisissez les informations qui y figurent et comparez les données (quantités et valeurs, par exemple) proposées par le système à celles de la facture. Apportez toute correction nécessaire. Enregistrez ensuite la facture. Dans le système SAP, une distinction est faite entre les types de factures suivants :

Factures avec référence à une commande

Tous les postes d'une commande peuvent être décomptés. Avec le contrôle des factures basé sur les commandes, tous les postes d'une commande peuvent être décomptés ensemble, sans tenir compte du fait qu'un poste ait été reçu sous forme de plusieurs livraisons partielles.

Factures avec référence à une entrée de marchandises

Chaque entrée de marchandises est décomptée séparément.

Factures sans référence à une commande

Les factures peuvent être enregistrées directement dans des comptes généraux ou dans des comptes articles.

Préenregistrement des documents

Vous recevez une facture, saisissez les données dans le système et sauvegardez la facture. Le système n'effectue aucun enregistrement. Vous pouvez modifier ce document préenregistré. Une fois que vous avez fini de modifier le document préenregistré, vous pouvez l'enregistrer.

Contrôle des factures en arrière-plan

Lorsque vous recevez une facture, saisissez uniquement le montant total de la facture et associez-la à un autre document du système. La vérification de la facture s'effectue ensuite en arrière-plan. Si aucune erreur ne se produit, la facture est également enregistrée en arrière-plan. En cas d'erreur, la facture est sauvegardée et vous devez la traiter dans une étape séparée.

Décompte automatique

Facturation automatique des entrées de marchandises (FA)

Ici, vous ne recevez pas de factures de vos fournisseurs, mais vous les enregistrez vous-même en fonction des informations contenues dans les commandes et les entrées de marchandises.

Décompte d'articles en consignation

Vous n'attendez pas de facture fournisseur ; vous faites vous-même le décompte des prélèvements d'articles enregistrés et envoyez au fournisseur les informations sur le décompte.

Plan de facturation

Vous n'attendez pas de facture fournisseur pour chaque fourniture de marchandises ou de services. Vous créez les factures en fonction des dates théoriques de la commande et celles-ci déclenchent le paiement au fournisseur.

Revalorisation

Vous déterminez des valeurs d'écart en fonction des modifications de prix à effet rétroactif et créez les documents de décompte associés. Vous envoyez ces documents au fournisseur.

Entrées de facture par EDI

Les données de facture sont transmises au système SAP via l'échange de données informatisé et le système tente d'enregistrer la facture automatiquement. En cas d'erreur, vous devez traiter la facture manuellement.

Comparaison avec le contrôle des factures classique

Le Contrôle des factures (Logistique) a été conçu afin de prendre en compte des besoins techniquement irréalisables dans la composante de contrôle des factures classique, tels que la répartition de MM et de FI sur des systèmes distincts.

Toutes les fonctions incluses dans le Contrôle des factures classique sont disponibles dans le Contrôle des factures (Logistique). En cas de besoin, vous pouvez utiliser parallèlement les composantes Contrôle des factures classique et Contrôle des factures (Logistique).

Les fonctions suivantes sont disponibles uniquement dans le Contrôle des Factures (Logistique) :

Réserve de travail que vous pouvez afficher ou masquer
Structure de commande que vous pouvez afficher ou masquer

Sélection multiple illimitée
Réduction manuelle des factures
Réduction globale des factures
Contrôle des factures en arrière-plan
Contrôle des factures avec conditions d'échelonnement
Enregistrement sur plusieurs sociétés
Contrôle du préenregistrement de documents à l'aide du workflow

Voir aussi :

Codes de transaction dans le Contrôle des factures (Logistique) (MM-IV-LIV)