Depuis quelques décennies, certaines industries, telles que l'industrie pharmaceutique ou l'industrie alimentaire, doivent respecter une réglementation de plus en plus stricte en matière de documentation et d'approbation de leurs process (par exemple, les directives sur les Good Manufacturing Practices (GMP), définies par la Food and Drug Administration et devenues une norme internationale).

De plus, l'utilisation croissante du traitement électronique des données dans les entreprises nécessite également la mise en œuvre de systèmes de sécurité destinés à protéger des données numériques. La loi, par exemple, la loi relative à l'enregistrement électronique et aux signatures électroniques, 21 CFR, Part 11 de la FDA, illustre ce besoin.

C'est pour cette raison que le système SAP dispose de la signature numérique. Cet outil vous permet de signer et d'approuver des données numériques. La signature numérique permet de garantir que la personne qui signe un document numérique est identifiée de façon univoque et que le nom du signataire est documenté avec le document signé, et que la date et l'heure sont indiquées. Vous pouvez utiliser les signatures numériques pour approuver les types de documents ou d'objets suivants :

Pour que vous puissiez utiliser les signatures numériques, les conditions suivantes doivent être remplies dans le système SAP :

• Vous avez activé la signature numérique du type d'objet correspondant (excepté pour les enregistrements de lot). Pour plus d'informations, voir la documentation relative à l'application correspondante (voir la section Voir également ci-dessus).

• Vous avez affecté aux utilisateurs concernés les autorisations requises pour exécuter les signatures numériques (voir le Customizing de l'objet de signature correspondant). Il peut s'agir des autorisations suivantes :

• l'autorisation appropriée pour l'objet à signer
• si vous utilisez les stratégies de signature (voir Fonctionnalités ci-dessous), l'autorisation pour la signature individuelle ou le groupe d'autorisations correspondants (objet d'autorisation C_SIGN_BGR Groupe d'autorisations pour les signatures numériques)

Le système SAP distingue les méthodes de signature suivantes :

• Signature système avec autorisation via ID utilisateur et mot de passe

• Signature numérique avec vérification

• Signature numérique sans vérification

Le système SAP met à disposition plusieurs fonctions différentes pour exécuter le processus de signature. Vous pouvez utiliser ces fonctions pour les objets de signature individuelle, selon vos besoins. Cette section présente brièvement les fonctions disponibles. La table ci-dessous indique les fonctions disponibles et le type d'objet pour lequel elles le sont.

Si vous utilisez la signature simple pour un objet de signature, cet objet n'est alors signé que par une seule personne autorisée.

Les stratégies de signature peuvent être exécutées de manière synchrone ou asynchrone, selon l'objet de signature.

Lorsqu'un processus de signature synchrone a été lancé, il doit être exécuté entièrement sans interruption. Il n'est possible d'appeler une nouvelle fonction ou une transaction que lorsque la dernière signature requise a été exécutée. Si le processus de signature est interrompu avant d'avoir été exécuté entièrement, aucune signature n'est sauvegardée. Les signatures qui ont déjà été exécutées doivent l'être de nouveau.

Dans un processus de signature asynchrone, les signatures sont exécutées indépendamment les unes des autres. Le processus de signature peut être interrompu après chaque signature et poursuivi à tout moment par le signataire suivant.

Le système affiche la désignation du type d'objet de signature correspondant, en tant que motif de la signature, dans la boîte de dialogue dans laquelle vous exécutez la signature. Selon l'application, un texte supplémentaire peut apporter une description plus détaillée de l'objet signé.

Le motif de la signature et le texte spécifique à une application sont des éléments du document signé. Ces informations sont ajoutées au document dans la langue d'exécution de la signature.

Selon le type d'objet de signature, le signataire et l'utilisateur connectés au système doivent être une seule et même personne. Dans ce cas, le système définit par défaut le nom du signataire lorsque la signature est exécutée. Vous ne pouvez pas modifier le nom d'utilisateur. L'ID utilisateur du signataire et la désignation complète sont ajoutées au document signé.

Vous pouvez toujours saisir un commentaire lorsque vous exécutez une signature numérique. Pour certains types d'objet, la saisie d'un commentaire est cependant obligatoire. Le système n'accepte pas la signature si vous n'avez pas saisi de texte dans la zone de commentaire. Dans les deux cas, le commentaire est un élément du document signé.