Affectation de coûts pour l’ensemble du déplacement 

Vous pouvez préciser des affectations de coûts afin de faciliter l’imputation des frais de déplacement professionnels dans le Contrôle de gestion.

Vous pouvez saisir des affectations de coûts pour l’ensemble du déplacement, pour des notes de frais individuelles, des destinations supplémentaires et pour des sections de déplacement. Si vous ne saisissez pas manuellement d’affectation de coûts, le système utilise celle définie dans les règles d'affectation des coûts des déplacements concernant votre matricule.

Les affectations de coûts ne peuvent être utilisées dans le Contrôle de gestion qu’après la synchronisation du déplacement professionnel avec le système R/3 et après le transfert des résultats du calcul des frais de déplacement à la Comptabilité financière. Il n’existe pas de lien direct entre la Gestion des frais de déplacement et le Contrôle de gestion.

Utilisation

La définition d’affectations de coûts pour l’ensemble du déplacement permet d'utiliser une affectation de coûts exprimée en pourcentage qui diffère de celle définie dans les règles standard d'affectation de coûts de déplacement. Si vous avez défini une affectation de coûts lors de la saisie des données générales du déplacement, cette affectation apparaît dans la vue des affectations de coûts.

Fonctionnalités

Vous pouvez uniquement indiquer des affectations de coûts exprimées en pourcentage pour des déplacements entiers. Ces affectations sont alors valables pour tous les objets du déplacement professionnel pour lesquels vous ne précisez pas d'autres règles d'affectation des coûts.

Vous devez saisir un pourcentage et au moins un objet d'imputation pour toutes les affectations de coûts nécessaires.

Si vous quittez l'écran des affectations de coûts sans indiquer toutes les données indispensables, en d'autres termes si le pourcentage total n'est pas égal à 100 %, le système applique les règles standard d'affectation des coûts aux frais de déplacement restants (pourcentage non défini).

Si vous n'indiquez pas d'affectation de coûts pour le déplacement entier, le système utilise les affectations des coûts saisies pour les objets individuels correspondants. Si vous n'avez précisé aucune affectation de coûts pour aucun objet, le système utilise l'affectation des coûts prévue dans les règles standard d'affectation des frais de déplacement.

Procédure

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       1.      Cliquez sur l’onglet Affectation des coûts à l'écran Détails du déplacement hors ligne.

       2.      Dans la zone Répartition, saisissez le pourcentage des frais de déplacement qui doit être attribué à l'objet d'imputation.

       3.      Saisissez l'objet d'imputation auquel le pourcentage des coûts doit être attribué (les objets sont saisis sur la même ligne que le pourcentage).
Vous pouvez saisir plusieurs objets d'imputation pour une même ligne. Cela peut s’avérer utile si vous voulez suivre les coûts à un niveau plus détaillé.
Si vous utilisez des imputations multiples, il est important de vous souvenir que seul un des objets peut être l'objet d'imputation réel. Toutes les autres entrées sont des imputations statistiques.

       4.      Répétez les étapes 2 et 3 pour tous les autres objets d'imputation auxquels vous voulez affecter un pourcentage spécifique des coûts.

       5.      Confirmez l'affectation.

       6.      Saisissez les éventuelles données supplémentaires du déplacement et sélectionnez Sauvegarder.

Résultat

Vous avez paramétré l’affectation des coûts pour l’ensemble du déplacement. Cette affectation apparaît dans la partie inférieure de l'écran, dans la liste des affectations des coûts. Dans cette dernière, vous pouvez sélectionner des affectations et les modifier ou les supprimer à votre guise.