Archivage des transactions financières 

Utilisation

Vous pouvez utiliser cette fonction pour archiver les transactions financières des domaines Marché monétaire, Devises et Produits dérivés à l’aide de l'objet d'archivage TRTM_FTR. Vous pouvez ensuite les supprimer du système SAP R/3 et les recharger à nouveau, si nécessaire.

Intégration

L'objet d'autorisation S_ARCHIVE vérifie qui est autorisé à utiliser la fonction d'archivage.

Conditions préalables

A) Customizing

·        Options globales de l'archivage.

·        Options spécifiques de l'application dans le Customizing : Corporate Finance Management ® Gestionnaire de transactions ® Options globales ® Outils ® Archivage des transactions.

¡        Définissez la durée de résidence minimale qui dépend de la société.

¡        Définissez la durée de résidence minimale qui dépend du type de produit.

B) Conditions de l’archivage des transactions

La fonction permettant d'archiver les transactions financières doit exécuter une série de vérifications techniques et administratives afin de contrôler la cohérence des données du système.

Conditions devant être remplies par une transaction :

...

       1.      La durée de résidence minimale dans le système doit correspondre aux options paramétrées dans le Customizing.

       2.      L'événement de transaction doit être compensé ou la transaction doit être annulée.

       3.      Tous les flux significatifs pour la comptabilisation doivent être comptabilisés.

       4.      La transaction doit avoir obtenu le statut de confirmation nécessaire.

Fonctionnalités

·        Gestion des fichiers archives

Sélectionnez Corporate Finance Management ® Gestionnaire de transactions ® Fonctions générales ® Archivage ® Transactions financières, puis cliquez sur le bouton de commande Administration (transaction FTR_ARCH_M). Vous accédez à l'écran Administration des archives : écran initial à partir duquel, vous pouvez utiliser les fonctions suivantes :

¡        Archiver

¡        Supprimer

¡        Recharger

¡        Administration (Synthèse processus d'archivage)

·        Archivage des transactions financières

Vous pouvez appeler cette fonction depuis l'écran d'administration des archives (comme décrit ci-dessus) ou vous pouvez sélectionner Corporate Finance Management ® Gestionnaire de transactions ® Fonctions générales ® Archivage ® Transactions financières et cliquer ensuite sur le bouton de commande Administration (transaction FTR_ARCH_W).

Vous pouvez limiter le nombre de transactions financières à archiver au moyen de conditions de sélection.

Facteur temps

Tenez compte du fait que l'archivage des transactions financières est un processus relativement long puisqu'il dépend de plusieurs facteurs, tels que le nombre de transactions, la disponibilité des serveurs batch, le rapport entre les transactions à archiver et celles qu'il convient de contrôler.

Si l'exécution des programmes d'archivage prend trop de temps à vos yeux, vous pouvez subdiviser les données. Pour ce faire, utilisez les sélections générales à l’écran de gestion des variantes, puis divisez les données selon des valeurs clés, telles que le numéro de transaction, la société ou la date de modification.

Exécutions test et réelle

Vous pouvez exécuter un test avant chaque cycle d'archivage afin de déceler rapidement les erreurs éventuelles.

Étant donné que vous pouvez uniquement recharger les transactions financières qui ont été archivées correctement, nous vous recommandons d'exécuter un test d'archivage avant l’exécution réelle.

·        Rechargement de transactions financières archivées dans le système

Cette fonction permet de recharger des transactions financières qui ont été supprimées avec succès du système après un cycle d'archivage. Cette fonction peut être appelée depuis l'écran d'administration (comme décrit ci-dessus) ou via Corporate Finance Management ® Gestionnaire de transactions ® Fonctions générales ® Archivage ® Transactions financières, puis Saut ® Recharger dans le menu.

Rappelez-vous que seules les transactions financières correctement archivées peuvent être rechargées.

Vous pouvez limiter le nombre de transactions à recharger dans l'écran de sélection de l'état. Les transactions que vous ne sélectionnez pas pour le rechargement sont placées dans un nouveau fichier d'archivage. Cela s'applique également aux transactions qui ne peuvent pas être rechargées à la suite d'une erreur technique. Dès que vous avez identifié le motif de l'erreur, vous pouvez à nouveau utiliser ce fichier d'archivage pour recharger les données.

·        Suppression de transactions archivées dans le système

Vous pouvez également utiliser la fonction d'archivage pour supprimer du système des transactions financières archivées. Le programme supprime les transactions d'un cycle d'archivage qui sont marquées comme complètes dans le fichier d'archivage.

Vous pouvez supprimer les données manuellement ou lancer une suppression automatique. Le système est configuré de telle sorte que vous lancez manuellement le programme de suppression lorsque vous archivez les transactions financières. Utilisez la transaction AOBJ pour modifier cette option.

Vous accédez à la fonction de suppression par le biais de l’écran Administration. Sélectionnez Corporate Finance Management ® Gestionnaire de transactions ® Fonctions générales ® Archivage ® Transactions financières et cliquez ensuite sur le bouton de commande Supprimer.

Exécutez un test avant de supprimer réellement les données. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'avertissements ou d'erreurs (statut d'erreur « W » ou « E »).

§         Veillez à toujours supprimer les données du système dans le cycle d'archivage le plus récent. Si vous sélectionnez des cycles d'archivage plus anciens, la suppression peut entraîner des incohérences dans les données actuelles de la base de données.

§         Après avoir supprimé les transactions du système, assurez-vous que les intervalles de tranches de numéros de ces transactions ne sont pas repris par de nouvelles transactions. Vous ne pouvez recharger que des transactions dotées de tranches de numéros cohérentes.

·        La transaction AOBJ permet de paramétrer certaines options techniques pour l'objet d'archivage TRTM_FTR, telles que le nom ou le chemin du fichier d'archivage.

Voir aussi :

Une documentation plus générale concernant l'archivage dans le système est disponible dans la Bibliothèque R/3 : Composantes inter-applications ® Archivage des données applicatives (CA-ARC).