Gestion des extraits 

Utilisation

Lorsque vous sauvegardez des états sous la forme d’extraits, vous pouvez accéder aux données à tout instant sans les sélectionner dans la base de données.

La gestion des extraits vous permet :

·        de consulter des extraits ;

·        d’imprimer des extraits ;

·        de modifier la priorité des extraits ;

·        de modifier la date d’expiration d’un extrait ;

·        de supprimer des extraits.

Après une montée de version, vous ne pouvez plus afficher les états sauvegardés comme extraits. Vous pouvez cependant toujours consulter les extraits s’il s’agit d’une montée de version du niveau de maintenance du système R/3.

Conditions préalables

Vous avez déjà sauvegardé les états dans des fichiers d’extraits. Pour plus d’informations, voir Création d’un extrait.

Procédure

...

       1.      Dans un des écrans Créer/Modifier/Afficher/Exécuter groupe d’états, sélectionnez Utilitaires ® Extraits ® Afficher ou Supprimer ou Imprimer ou Modif. date expir. selon la fonction que vous souhaitez utiliser.

Vous accédez à l’écran Report Writer : gestion des extraits.

Vous pouvez également accéder à la gestion des extraits à partir de l’écran Exécuter groupe d’états : écran initial à l’aide du bouton   Extr. données lorsque vous exécutez un groupe d’états à partir du premier écran de sélection sous Environnement ® Répertoire d’extrait.

       2.      Saisissez les critères de sélection des extraits :

¡        Si vous recherchez un extrait particulier, saisissez la description de l’extrait.

¡        Spécifiez si vous souhaitez consulter les extraits que vous avez crées, les extraits créés par un utilisateur donné ou tous les extraits, quel que soit l’utilisateur.

¡        Précisez quand les extraits ont été générés ou si tous les extraits doivent être générés indépendamment de la date.

¡        Vous pouvez sélectionner les extraits d’un groupe d’états ou d’un intervalle de groupe d’états donné.

¡        Vous pouvez sélectionner les extraits d’après leur priorité et limiter la sélection aux extraits non lus.

¡        Pour limiter davantage les critères de sélection (par exemple, en fonction d’une caractéristique ou d’un groupe de caractéristiques spécifique), cliquez sur   Sélections supplémentaires et saisissez ces critères. Vous pouvez augmenter le nombre de critères de sélection en fonction de vos besoins et supprimer des critères préalablement saisis.

       3.      Cliquez sur .

Le système affiche une liste des extraits qui répondent aux critères de sélection saisis.

       4.      Sélectionnez l’extrait de votre choix avant de choisir l’une des fonctions suivantes :

...

                            a.      Afficher extrait

Cliquez sur .

                            b.      Imprimer extrait

Vous pouvez imprimer les extraits immédiatement ou en arrière-plan.

-         Pour imprimer les extraits sélectionnés, cliquez sur   Extraits et saisissez l’unité de sortie et les autres paramètres de commande d’impression.

-         Pour imprimer en arrière-plan, sélectionnez   Arrière-plan et indiquez quand le job doit commencer.

                            c.      Modifier priorité

Cliquez sur   et modifiez la priorité de l’extrait.

                            d.      Modifier date d’expiration

Vous pouvez modifier la date d’expiration spécifiée lors de la création de l’extrait.

Cliquez sur . Si vous désirez que l’extrait soit supprimé automatiquement après une période donnée, saisissez le nombre de jours dans la boîte de dialogue Modifier date d’expiration sous Expire dans, ou sélectionnez Expire le et saisissez une date d’expiration.

Si vous ne voulez pas que l’extrait soit supprimé après une période donnée, sélectionnez Pas de date d’expiration. Nous vous recommandons de procéder ainsi lorsqu’il est nécessaire de conserver l’état pour une période indéterminée ou si la durée d’exécution de l’état est longue.

Cliquez sur   pour quitter la boîte de dialogue et sauvegarder vos saisies.

                            e.      Supprimer extrait

Dès que vous avez supprimé un extrait, vous ne pouvez plus le récupérer.

Cliquez sur   pour supprimer les extraits. Si vous sélectionnez Oui pour confirmer la suppression des extraits sélectionnés, ceux-ci sont supprimés.

Pour plus d’informations sur les options de gestion des extraits, reportez-vous au Guide d’implémentation de la Comptabilité analytique des centres de coûts sous Système d’information ® Paramétrages utilisateur ® Définir les options de gestion des extraits.