Comptabilisation automatique des tableaux d’évaluation dans le grand livre 

Utilisation

R/3 Enterprise propose deux méthodes de comptabilisation automatique des coûts d'acquisition et de production (CAP) d'un tableau d'évaluation dans le grand livre :

·        Dans la version standard de R/3 Enterprise, il n’existe toujours qu’une seule option. Vous pouvez générer périodiquement les valeurs et les comptabiliser dans le grand livre en traitant un dossier batch input.

·        Dans R/3 Enterprise Extension, la procédure batch input de comptabilisation périodique existe toujours dans le système pour des raisons de compatibilité mais SAP recommande de ne plus l’utiliser. Au lieu de cela, vous comptabilisez les coûts d'acquisition et de production des tableaux d'évaluation directement dans le grand livre à l'aide d'un nouveau cycle de comptabilisation périodique, sans devoir créer un dossier batch input. En outre, vous pouvez directement passer des écritures en ligne dans le grand livre à partir de la transaction de comptabilisation en mode dialogue de tableaux d'évaluation autres que le tableau directeur 01. Vous pouvez aussi mettre à jour les valeurs d'un tableau d'évaluation dans un livre spécial à l'aide d’un autre type de reddition de comptes.

Procédure du R/3 Enterprise standard

...

       1.      Vérifiez si le code Enregistrer .immob. ds le grand livre périodiquement est activé pour l’enregistrement périodique dans la définition du tableau d'évaluation à comptabiliser automatiquement (Customizing de la Comptabilité des immobilisations : Évaluation ® Tableaux d'évaluation).

       2.      Vérifiez si les affectations des comptes sont définies dans l’imputation du tableau d’évaluation à comptabiliser automatiquement (Customizing de la Comptabilité des immobilisations : Intégration dans le grand livre ® Affecter comptes généraux).

       3.      Créez un dossier batch input avec les valeurs à comptabiliser automatiquement (Traitements périodiques ® Enregistrement périodique). Lancez d’abord le programme en mode test.

–         Limitez la portée du programme selon vos besoins.

–         Saisissez un type de pièce.

Pour améliorer les performances, le cycle de mise à jour du programme d’enregistrement doit être exécuté en arrière-plan. Lancez donc le programme en arrière-plan (écran de sélection de programme : Programme ® Exéc. arrière-plan).

       4.      Traitez le dossier batch input créé (Système ® Services ® Batch input).

       5.      Créez une grille des immobilisations pour les tableaux concernés (Système d’inform. ® Sélection d’états ® Renseignements de bilan ® Grille d'immob.) et comparez ces valeurs aux soldes des comptes collectifs correspondants en Comptabilité financière (Grand livre : Compte ® Afficher soldes).

Procédure du R/3 Enterprise Extension

Vous pouvez faire en sorte que le système mette directement à jour les valeurs d'autres tableaux d'évaluation en plus du tableau directeur pendant la transaction de l’enregistrement des dialogues. Le système enregistre ensuite des pièces individuelles pour les mouvements d'immobilisation dans les tableaux d'évaluation dont le code Enregistrer en temps réel est activé dans le Customizing. Pour plus d'informations, consultez la documentation relative à l'activité IMG (Customizing de la /Comptabilité des immobilisations  : Intégration dans le grand livre ® Enregistrer coûts d'acquis. et de prod. dans le grand livre périodiquement ® Gérer règles d’écriture pour reddition parallèle des comptes). Ce document explique la configuration requise et décrit brièvement quelques-uns des avantages et inconvénients de cette méthode.

Si vous ne souhaitez pas utiliser cette fonction, suivez plutôt la procédure ci-dessous pour comptabiliser les valeurs d’acquisition et de production.

...

       1.      Vérifiez si le code Enregistrer.immob. dans le grand livre périodiquement est activé pour la comptabilisation périodique dans la définition du tableau d'évaluation à comptabiliser automatiquement (Customizing de la Comptabilité des immobilisations : Évaluation ® Tableaux d'évaluation).

       2.      Vérifiez si les affectations des comptes sont définies dans l’imputation du tableau d’évaluation à comptabiliser automatiquement (Customizing de la Comptabilité des immobilisations : Intégration dans le grand livre ® Enregistrer coûts d'acquis. et de prod. dans le grand livre périodiquement ® Affecter comptes généraux).

       3.      Indiquez un type de pièce pour la comptabilisation périodique des coûts d'acquisition et de production (Customizing de la Comptabilité des immobilisations : Intégration dans le grand livre ® Enregistrer coûts d'acquis. et de prod. dans le grand livre périodiquement ® Indiquer type de pièce pour comptabilis.périodique des valeurs d'immobilisation). Ce type de pièce doit être obligatoirement affecté à une tranche de numéros avec l'attribution de numéros de pièce externe.

       4.      Lancez le programme d'enregistrement périodique (Traitements périodiques ® Enregistrement CAP (nouveau)). Commencez par l’exécuter en mode test. Limitez la portée du programme selon vos besoins.

Pour améliorer les performances, le cycle de mise à jour du programme d’enregistrement doit être exécuté en arrière-plan. Lancez donc l'état en arrière-plan (écran de sélection de programme : Programme ® Exéc. arrière-plan).

       5.      Vérifiez le journal du programme d'enregistrement des coûts d'acquisition et de production.

       6.      Créez une grille des immobilisations pour les tableaux concernés (Système d’inform. ® Sélection d’états ® Renseignements de bilan ® Grille d'immob.) et comparez ces valeurs aux soldes des comptes collectifs correspondants en Comptabilité financière (Grand livre : Compte ® Afficher soldes).

Vous pouvez par ailleurs recourir à la méthode décrite ci-dessus dans la section Procédure du R/3 Enterprise standard. Toutefois, SAP recommande d’éviter dans la mesure du possible l’ancienne méthode de batch input.

Pour mettre à jour des coûts d'acquisition et de production d'un tableau d'évaluation en fonction d’une reddition de compte spécifique ou effectuer une mise à jour directe pendant la transaction de l’enregistrement des dilaogues, procédez comme suit :

...

       1.      Vérifiez si le code Enregistrer .immob. dans le grand livre périodiquement est activé pour la comptabilisation périodique dans la définition du tableau d'évaluation à comptabiliser automatiquement (Customizing : Évaluation ® Tableaux d'évaluation).

       2.      Définissez la logique comptable de ce tableau d'évaluation (Customizing de la Comptabilité des immobilisations : Intégration dans le grand livre ® Enregistrer coûts d'acquis. et de prod. dans le grand livre périodiquement ® Gérer règles d’écriture pour reddition parallèle des comptes). Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation relative à l’activité IMG.

       3.      Vérifiez que tous les comptes requis sont gérés pour le tableau d'évaluation à partir duquel le programme d’enregistrement accède aux comptes pendant son passage. (Customizing de Comptabilité des immobilisations : Intégration dans le grand livre ® Enregistrer coûts d'acquis. et de prod. dans le grand livre périodiquement ® Affecter comptes généraux)

Si vous voulez enregistrer les coûts d'acquisition et de production dans une autre société, les comptes ne peuvent pas être définis comme des comptes collectifs :

-          Copiez, le cas échéant, l’ensemble des comptes de la société de la Comptabilité des immobilisations vers l’autre société.

-          Supprimez le code de compte collectif pour tous les comptes de l’autre société (Customizing de la Comptabilité des immobilisations : Intégration dans le grand livre ® Enregistrer coûts d'acquis. et de prod. dans le grand livre périodiquement ® Réinitialiser comptes collectifs)

       4.      Indiquez un type de pièce pour l’enregistrement périodique des coûts d'acquisition et de production (Customizing de la Comptabilité des immobilisations : Intégration dans le grand livre ® Enregistrer coûts d'acquis. et de prod. dans le grand livre périodiquement ® Indiquer type de pièce pour comptabilis.périodique des valeurs d'immobilisation). Ce type de pièce doit être obligatoirement affecté à une tranche de numéros avec l'attribution de numéros de pièce externe.

       5.      Lancez le programme d'enregistrement périodique (Traitements périodiques ® Enregistrement CAP (nouveau)). Commencez par l’exécuter en mode test. Limitez la portée du programme selon vos besoins.

Pour améliorer les performances, le cycle de mise à jour du programme d’enregistrement doit être exécuté en arrière-plan. Lancez donc le programme en arrière-plan (écran de sélection de programme :Programme ® Exéc. arrière-plan).

       6.      Vérifiez le journal du programme d'enregistrement des coûts d'acquisition et de production.

       7.      Créez une grille des immobilisations pour les tableaux concernés (Système d’inform. ® Sélection d’états ® Renseignements de bilan ® Grille d'immob.) et comparez ces valeurs aux soldes des comptes collectifs correspondants en Comptabilité financière (Grand livre : Compte ® Afficher soldes). Il n'est pas possible de vérifier avec cette méthode les tableaux d'évaluation dont la comptabilisation repose sur une reddition des comptes donnée ou est destinée à une autre société.

Toutes les valeurs issues de la comptabilisation directe du tableau d'évaluation sont directement déjà mises à jour pendant la transaction en ligne. Si la mise à jour directe est interrompue (par exemple, à cause de paramètres manquants), l'enregistrement des coûts d'acquisition et de production périodique met alors à jour ces pièces. Toutes les erreurs qui surviennent encore une fois sont répertoriées dans le protocole du cycle de comptabilisation.