Suivi budgétaire à l’aide d’ordres statistiques ou d’éléments d’OTP 

Utilisation

La composante Gestion des investissements (IM) de R/3 fournit , pour la gestion d’investissements importants, des fonctions plutôt axées sur la comptabilité interne (voir Gestion des investissements). Elle permet cependant une gestion parallèle des investissements du point de vue de la comptabilité analytique et de la comptabilité des immobilisations. Vous pouvez ainsi gérer les investissements sous la forme d’ordres de frais généraux ou d’éléments d’OTP (organigramme technique de projet) ainsi qu’une immobilisation en cours associée. Les ordres ou les projets constituent les principaux objets d’imputation et doivent être imputés périodiquement à la Comptabilité des immobilisations. La « mesure d’investissement » désigne ce type d’ordre ou d’élément d’OTP associé à son immobilisation en cours.

Lorsque vous utilisez des mesures d’investissement, tous les débits imputés à la mesure d’investissement apparaissent, au moins temporairement, en comptabilité analytique et dans le compte de résultat. C’est le cas même si les débits doivent être intégrés à l’actif par la suite. Les débits à intégrer à l’actif sont rapprochés au cours de l’imputation périodique et imputés à l’immobilisation en cours. Le système vous permet ainsi de gérer les débits qui doivent être intégrés à l’actif ainsi que ceux qui ne doivent pas l’être avec une mesure d’investissement unique.

Ainsi, la mesure d’investissement comprend toutes les fonctions de l’immobilisation en cours (telles que l’amortissement exceptionnel ou les mesures d’encouragement en faveur des investissements). Elle offre, en outre, des fonctions qui ne sont pas disponibles pour les immobilisations en cours elles-mêmes :

·        imputation par nature comptable des coûts qui ne doivent pas être intégrés à l’actif (en utilisant un schéma d’origines) ;

·        imputation à l’immobilisation en cours avec des montants différents dans chaque tableau d’évaluation ;

·        imputation d’activités et de frais généraux.

Les investissements qui ne présentent pas de phase « en cours » sont généralement directement intégrés à l’actif dans la Comptabilité des immobilisations. Il arrive cependant qu’il soit nécessaire de gérer simultanément les informations analytiques correspondantes. Ainsi, vous pouvez devoir gérer des valeurs de pré-budget, des budgets et des engagements afin d’effectuer des comparaisons théorique/réel.

Fonctionnalités

Par conséquent, la composante FI-AA permet d’imputer des mouvements d’immobilisation directement à des immobilisations, tandis qu’elle enregistre automatiquement ces mouvements en tant qu’objets statistiques sur un ordre interne ou un élément d’OTP.

Vous pouvez définir l’ordre ou l’élément d’OTP comme étant « statistique » en activant un code dans l’ordre type ou le profil de projet (ou directement dans la fiche de l’ordre ou de l’élément d’OTP). Aucune imputation n’est possible pour les ordres statistiques ou les éléments d’OTP. Ils sont uniquement destinés à la pré-budgétisation et au suivi budgétaire. Dès lors, les débits qui ne peuvent faire l’objet d’une mise en service (imputation interne d’activités) mais que vous souhaitez voir repris dans le budget statistique nécessitent un traitement spécial. Lorsque vous passez ce type d’écriture au débit sur l’ordre statistique ou l’élément d’OTP, vous devez vous assurer qu’une imputation supplémentaire est également enregistrée en CO (Contrôle de gestion). L’imputation peut être effectuée à un centre de coûts, par exemple. Cette imputation supplémentaire permet de vous assurer que ces coûts seront repris dans les imputations ultérieures en CO.

Imputation d’un ordre statistique ou d’un élément d’OTP pour des investissements

Vous pouvez saisir un ordre CO ou un élément d’OTP en tant qu’imputation d’investissement. Vous devez effectuer cette saisie dans la fiche d’immobilisation, sous Données d’origine. Le système passe une écriture statistique automatique sur cet ordre ou sur cet élément d’OTP au moment du mouvement d’immobilisation. Vous pouvez également saisir une telle imputation supplémentaire directement pendant l’opération comptable.

Vous devez indiquer dans la fiche de l’ordre ou de l’élément d’OTP qu’il s’agit d’une écriture statistique. Dans ce cas, le système ne permet pas l’imputation de l’ordre ou de l’élément d’OTP.

Engagements

Le système crée automatiquement des engagements statistiques dans le projet associé lorsque vous saisissez une commande pour une immobilisation. Ces engagements sont automatiquement rapprochés lors de la comptabilisation de l’entrée de marchandises ou de l’entrée de facture.

Suivi budgétaire actif

Le système offre un contrôle de disponibilité passif, que vous exécutez lorsque vous générez des états. Il comprend, en outre, un contrôle de disponibilité actif, qui vous permet d’empêcher l’écriture des mouvements qui dépasseraient le budget. Le système vérifie le budget lorsque certains mouvements sont saisis. Il détermine si le budget provisoire disponible ou le budget débloqué disponible est encore suffisant. Le système utilise les limites de tolérance que vous avez saisies dans le Customizing lorsque vous avez exécuté le contrôle de disponibilité.

Afin d’utiliser le contrôle de disponibilité actif, vous devez le saisir dans les profils du budget de l’ordre statistique ou de l’élément d’OTP.

Activités

Vous devez saisir un code dans le profil du budget afin de déterminer si le système doit effectuer un suivi budgétaire pour un ordre ou pour un élément d’OTP. Vous devez saisir le profil du budget dans le type d’ordre ou dans le profil de projet. Vous devez également définir les limites de tolérance nécessaires. Pour plus d’informations, reportez-vous au Guide d’implémentation des composantes Ordres de frais généraux (CO-OM-OPA) ou Gestion de projets (PS).

La mise à jour statistique automatique est soumise aux conditions suivantes :

·        L’objet CO (l’ordre ou l’élément d’OTP) doit être saisi dans la fiche d’immobilisation en tant qu’imputation d’investissement (et non en tant qu’ordre de travail ou ordre de coûts défini selon des données liées à une période de validité).

·        L'objet d'imputation Élément d'OTP de projet d'investissement doit être activé dans le Customizing de la Comptabilité des immobilisations (Intégration dans le grand livre ® Objets d'imputation supplémentaire ® Activer objets d'imputation).

·        Vous devez saisir une règle comptable pour l'objet d'imputation (Intégration dans le grand livre ® Objets d'imputation à mettre à jour ® Définir catégories d'imputation pour objets d'imputation).

·        Les comptes de bilan des coûts d’acquisition et de production associés aux immobilisations doivent être saisis dans la composante Contrôle de gestion (CO) en tant que natures comptables (type 90).

·        La zone Ordre interne ou Élément d’OTP doit être définie en tant que zone de saisie facultative dans la variante de statut de zones de la société ou des comptes de bilan des coûts d’acquisition et de production liés à l’immobilisation.

Ces deux dernières options sont définies dans le Customizing de la Comptabilité des immobilisations (Mouvements ® Suivi budgétaire).

En cas d’acompte ou d’imputation d’un ordre ou d’un élément d’OTP à une immobilisation, il n’est pas possible de passer une écriture statistique automatique à partir de l’immobilisation sur un ordre statistique ou un élément d’OTP. En effet, l’acompte et l’imputation ne sont valables que pour les immobilisations en cours. Le suivi budgétaire des immobilisations en cours est traité dans la section Mesures d’investissement de la composante Gestion des investissements (IM).

Intégration

Vous pouvez inclure des ordres statistiques et des éléments d’OTP dans les prévisions d’amortissement (voir Simulation et Simulation et prévision des amortissements). Pour ce faire, l’ordre ou l’élément d’OTP doit répondre aux conditions suivantes :

·        Il doit posséder un profil d'investissement dans sa fiche (éléments d'OTP : Détails ® Données de gestion ; ordres : Investissements) défini de telle sorte

¡        qu’il ne crée pas d’immobilisation en cours (Customizing de la Gestion des investissements  : Données de base ® Définir profil d’investissement ; code Gérer IEC désactivé) ;

¡        qu’il comprenne une catégorie d’immobilisations pour la simulation de l’amortissement.

·        Il doit posséder des données de simulation de l’amortissement et une date de mise en service prévue dans sa fiche (sous Autres fonctions).

Comptabilité budgétaire

Outre le suivi budgétaire réalisé à l’aide des ordres statistiques ou des projets, vous pouvez surveiller les enveloppes budgétaires des immobilisations à l’aide de la composante Comptabilité budgétaire. À cette fin, activez les objets d'imputation requis. Saisissez les règles d'imputation des objets de comptabilité budgétaire. Ces règles doivent être identiques à celles de l'élément d'OTP (ci-dessus). Souvenez-vous que les objets d'imputation de la Comptabilité budgétaire ne sont pas actifs dans le système standard. Notez également que le code de suivi budgétaire ne joue plus aucun rôle en Comptabilité des immobilisations mais bien en Comptabilité budgétaire. C’est la raison pour laquelle ce code ne peut être paramétré ou modifié qu’en Comptabilité budgétaire.

En outre, le contrôle d’agencement d’écran des comptes d’immobilisations concernés doit permettre l’imputation à un compte budgétaire. Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation relative à la composante FI - Comptabilité budgétaire.