Un avis de panne décrit un objet dont les performances sont diminuées en raison d'une panne. Un salarié de la fabrication, par exemple, utilise un avis de panne dans les cas suivants :

• Un système productif ne fonctionne pas correctement.
• La performance d'un système productif a baissé ou le système ne fonctionne pas du tout.
• Un système productif produit des marchandises de mauvaise qualité.

En règle générale, le service de maintenance doit, en cas d'avis de panne, effectuer une intervention de remise en état spécifique de telle sorte que l'objet retrouve son état d’origine (conformément à la norme DIN 31051).

Dans la plupart des sociétés, la panne, le profil de panne ou le problème sont, en général, enregistrés dès leur apparition. En d'autres termes, l'avis ne comprend, lors de sa création, que les données concernant la panne. Les données relatives à la réparation et au diagnostic technique sont saisies dans le système au cours d'une seconde étape, sous forme de modifications apportées à l'avis.

Toutefois, un machiniste qui détecte une panne peut immédiatement la réparer et la documenter ultérieurement (c'est-à-dire décrire la panne survenue, ses conséquences et la réparation effectuée). Dans ce cas, l'avis PM est créé en tant que confirmation lorsque les interventions de maintenance ont été effectuées.

Lors de la création d'un avis de panne, vous devez fournir au service de planification de la maintenance le plus d'informations possible concernant la panne ou le problème. Pour ce faire, saisissez, dans la mesure du possible, les éléments suivants :

• Description de la panne ou du problème ;
• Endroit où la panne ou le problème est survenu ;
• Conséquences de la panne ou du problème ;
• Nom de la personne qui a signalé la panne ou le problème ;
• Dommages ou problèmes subséquents.