Pour faire appel à la création automatique d’une immobilisation en cours, vous devez créer une ou plusieurs catégories d’immobilisations spécifiques et saisir une catégorie d’immobilisations dans chaque profil d’investissement. Ces catégories d’immobilisations fournissent au système toutes les données de base nécessaires à la création de l’immobilisation en cours. Les catégories d’immobilisations des mesures d’investissement ont un code spécial. Vous activez ce code dans la catégorie d’immobilisations afin de réserver la catégorie d’immobilisations aux mesures d’investissement. Les immobilisations de ces catégories :

• ne peuvent être créées au moyen de la transaction normale consacrée aux données de base d’immobilisation de la composante FI-AA ;
• ne peuvent être comptabilisées directement en Comptabilité des immobilisations avec des coûts d’acquisition et de production.

Il peut être utile d’utiliser plusieurs catégories d’immobilisations pour les mesures d’investissement, au lieu de regrouper toutes les mesures d’investissement sous une seule catégorie d’immobilisations. La catégorie d’immobilisations peut alors transmettre à l’immobilisation en cours des valeurs déterminées de conditions d’amortissement exceptionnel ou d’encouragement à l’investissement. Ceci peut également s’avérer utile si vous avez plus d’un compte de bilan pour les immobilisations en cours. Le profil d’investissement vous permet aussi de préciser si la saisie manuelle d’autres catégories d’immobilisations (au lieu de la catégorie par défaut) est autorisée lors de la création d’une mesure d’investissement.

Le graphique ci-dessous illustre les fonctions de la catégorie d’immobilisations lors de la création d’une mesure d’investissement :

Si la catégorie d’immobilisations a été gérée convenablement, vous ne devez pas saisir d’autres données de base dans l’immobilisation en cours. Le système copie la description et les affectations (centre de coûts, division, localisation, domaine d’activité et code de la juridiction) directement à partir de l’ordre ou de l’élément d’OTP. Au besoin, vous pouvez également appeler l’opération de gestion des données de base complète pour les immobilisations (sélectionnez Autres fonctions dans le menu).

Le système copie les valeurs des zones suivantes de l’ordre interne ou de l’élément de l’organigramme technique vers l’immobilisation en cours correspondante :

• numéro de l’ordre interne ou de l’élément de l’organigramme technique ;
• description ;
• affectations (société, domaine d’activité, centre de coûts demandeur, localisation, code de la juridiction).

Dans certains cas, des informations de la fiche d’une immobilisation en cours ne peuvent être proposées par défaut à partir de la catégorie d’immobilisations. Il peut également arriver qu’un utilisateur donné ne dispose que d’une vue des immobilisations limitée (voir la section ci-dessous intitulée Autorisations). Pour ces deux motifs, l’immobilisation en cours créée automatiquement présente un statut déterminé :

• l’immobilisation est terminée (toutes les zones obligatoires ont été remplies) ;
• l’immobilisation est incomplète, mais peut être comptabilisée (toutes les informations d’imputation ont été saisies) ;
• l’immobilisation est incomplète et ne peut pas être comptabilisée.

En Comptabilité des immobilisations, l’attribution du numéro d’immobilisation est gérée par la catégorie d’immobilisations. Vous spécifiez la tranche de numéros dans la catégorie d’immobilisations. L’attribution de numéros doit se faire de manière interne lorsque vous avez l’intention d’utiliser la création automatique d’une immobilisation en cours pour une mesure d’investissement. Pour ces immobilisations en cours, vous devez saisir des tranches de numéros avec attribution interne de numéros dans les catégories d’immobilisations.

Pour pouvoir affecter le numéro d’immobilisation en externe, vous devez créer l’immobilisation en cours manuellement avant que son ordre interne ou son élément d’OTP ne reçoive le statut Validé. Lorsque vous utilisez cette méthode, gardez ce qui suit à l’esprit :

• Utilisez des tranches de numéros avec attribution externe de numéros dans vos catégories d’immobilisations pour mesures d’investissement.
• Lorsque vous créez l’ordre ou l’élément d’OTP, utilisez la fonction Autres fonctions pour accéder à l’opération Créer immobilisation avant de valider l’ordre interne ou l’élément d’OTP.
• Créez l’immobilisation en cours en saisissant votre numéro d’immobilisation externe.

Les ordres internes et les projets sont également liés à la gestion générale des statuts SAP. Ce lien avec la gestion des statuts signifie que vous pouvez garantir que certaines transactions ne s’exécuteront que si l’ordre interne ou l’élément de l’organigramme technique présente un certain statut.

En même temps que le statut utilisateur optionnel, le système définit automatiquement un statut système. Vous pouvez lancer un ordre interne ou un élément de l’organigramme technique à l’aide de la fonction Traiter dans leur transaction de données de base. Ce lancement est un préalable à l’imputation à partir de la mesure d’investissement.

Pour gérer les zones de l’ordre interne ou du projet, vous avez besoin d’une autorisation CO. De même, pour gérer les zones de l’immobilisation en cours, vous avez besoin d’une autorisation FI-AA. Vous pouvez modifier l’immobilisation en cours au moyen de la gestion des données de base de la composante de Comptabilité des immobilisations (FI-AA). Vous appelez les mêmes écrans que pour la gestion normale des données de base d’immobilisation. Pour plus d’informations sur les autorisations FI-AA nécessaires, reportez-vous au Guide d’implémentation FI-AA.

Lorsque vous apportez une modification aux affectations de la fiche d’une mesure d’investissement, le système vérifie si cette modification est également autorisée pour l’immobilisation en cours.