Ouverture d'une nouvelle année d'autorisation 

Applications

En règle générale, vous créez un nouveau programme d'investissement pour la nouvelle année d'autorisation au moment du changement d'exercice ou de la clôture d'exercice. Le changement d'exercice IM vous permet de créer dans la nouvelle année d'autorisation un nouveau programme d'investissement possédant la même structure que le programme d'investissement existant.

Vous déterminez le mode de reporting sur le nouveau programme d'investissement. Les états relatifs au programme d'investissement peuvent reposer sur un des éléments suivants :

·        Uniquement les mesures et les demandes d'investissement de la nouvelle année d'autorisation

·        Les mesures et demandes d'investissement de la nouvelle année d'autorisation, plus les mesures et demandes d'investissement de l'ancienne année d'autorisation non achevées

Grâce à ses fonctions de report, la fonctionOuverture d'une nouvelle année d'autorisation peut établir un lien entre le nouveau programme d'investissement et les anciennes mesures et demandes non achevées ainsi que leurs valeurs de l'ancienne année d'autorisation à des fins de reporting.

Déroulement

À l'aide de la fonction Ouverture d'un nouvel exercice, vous pouvez transférer toutes les mesures et dossiers de demande d'investissement non clôturés dans le nouveau programme d'investissement. Le système ne transfère aucune mesure clôturée ou non implémentée. Après le changement d'exercice, vous pouvez utiliser le programme d'investissement pour budgéter les nouvelles mesures d'investissement.

Changement d'exercice

Une fois la fonction Ouverture d'une nouvelle année d'autorisation exécutée, vous pouvez modifier la structure du nouveau programme d'investissement.Vous pouvez créer de nouveaux postes et déplacer des postes existants (voir Création des postes et de la structure de programme). Exécutez la pré-budgétisation et la budgétisation des nouveaux postes comme d’habitude (voir Pré-budgétisation (ascendante) et Budgétisation du programme d’investissement (descendante)).

Paramètres de la fonction Ouverture d'une nouvelle année d'autorisation

Lorsque vous exécutez la fonction Ouverture d'une nouvelle année d'autorisation, vous devez définir divers paramètres :

·        Copier structure programme

Le système copie la structure de l'ancien programme d'investissement et l'utilise pour générer le nouveau. L'année d'autorisation est automatiquement augmentée d'une unité. La structure de programme et les identifications de poste de programme ne sont pas modifiées.

·        Reporter mesures/demandes d'investissement

Le système reporte les anciennes mesures et demandes d'investissement dans le programme d'investissement de la nouvelle année d'autorisation. Les objets non reportés sont :

¡        les mesures ou dossiers de demande d'investissement possédant le statut Clôturé ;

¡        les demandes d'investissement possédant le statut Refusé ou Remplacé par mesure.

Pour exclure d'autres mesures ou demandes d'investissement en plus de celles ci-dessus, utilisez un profil de sélection de statuts (marquage en fonction d'un certain statut système ou statut utilisateur). Lorsque cette méthode est utilisée, le système peut toujours identifier d'anciennes mesures et demandes d'investissement comme ayant été reportées. Il peut également distinguer les anciennes mesures et demandes de celles directement affectées au programme de la nouvelle année d'autorisation. Vous obtenez alors les résultats suivants :

¡        Vous pouvez exécuter des reports dans le nouveau programme d'investissement avec ou sans les anciennes mesures et demandes d'investissement. Les éclatements standard dans le système d'information IM sont définis de manière à être reportés dans les anciennes et nouvelles mesures et demandes d'investissement. Par ailleurs, la liste de valeurs générale dans le système d'information IM (programme RAIMINFO) effectue un report en tant que valeur par défaut uniquement dans les nouvelles mesures et demandes d'investissement. Toutefois, si vous activez le code Egalement anc. valeurs/mesures dans l'écran initial du programme, vous pouvez également effectuer un report sur les anciennes et nouvelles mesures en même temps.

Lorsque vous utilisez la fonction de répartition du budget (voir Répartition du budget du poste de programme aux mesures), vous pouvez budgéter les nouvelles mesures (standard) ou répartir des fonds supplémentaires du nouveau programme d'investissement sur les anciennes mesures.

Par conséquent, une mesure peut avoir des montants de budget provenant du nouveau programme d'investissement et de l'ancien. En général, il est préférable d'éviter cette situation. Vous ne devez utiliser cette fonction qu'en cas exceptionnel et pour une raison valable.

Si vous souhaitez traiter les anciennes et nouvelles mesures de la même manière au cours de la répartition du budget dans le nouveau programme d'investissement, utilisez la fonction Clôture de l'ancienne année d'autorisation.

Vous avez la possibilité de transférer dans le nouvel exercice les budgets et engagements non consommés pour des mesures d'investissement (ordres et éléments d'OTP). Pour pouvoir utiliser cette option, vous devez effectuer ce transfert avant d'exécuter la fonction Ouverture d'une nouvelle année d'autorisation pour le programme d'investissement. De cette façon, vous garantissez le report des valeurs annuelles déjà mises à jour des mesures d'investissement lors de l'ouverture d'une nouvelle année d'autorisation.

·        Reporter valeurs de budget

Vous devez toujours activer ce code si vous avez activé le code Reporter mesures/demandes d'investissement. De cette manière, vous êtes certain que le total des budgets de mesure transférés augmente le budget du nouveau programme d'investissement de façon cohérente pour le reporting (report de budget). Il garantit également que l'écart entre le budget de programme et le budget des mesures dans le reporting du nouveau programme d'investissement reste inchangé, que vous exécutiez le reporting avec ou sans les anciennes mesures et anciens dossiers de demande d'investissement. Le budget de programme libre affiché dans le reporting correspond donc toujours au budget libre du nouveau programme d'investissement. Il n'a cependant aucune incidence sur le budget opérationnel du nouveau programme d'investissement.

Le système gère le report de budget séparément du budget actuel du nouveau programme d'investissement. Une fois le changement d'exercice effectué, le report de budget n'est inclus dans les états que lorsque vous exécutez des états relatifs aux anciennes et nouvelles mesures/demandes d'investissement en même temps. Pour visualiser le report du budget d'origine du nouveau programme d'investissement (plutôt que le budget actuel) dans la fonction de budgétisation, vous devez paramétrer la période d'autorisation Reporter sous Options ® Période d'autorisation dans l'écran initial. Cependant, en règle générale, vous n'effectuez jamais ce report de budget manuellement. Il est toujours mis à jour comme partie du changement d'exercice.

·        Reporter valeurs de pré-budget

Globalement, l'activation de ce code a le même effet que l'activation du code Reporter valeurs de budget si ce n'est, bien sûr, qu'il s'applique aux valeurs de pré-budget.

Versions de valeurs pré-budgétées

Vous pouvez gérer des valeurs pré-budgétées pour le programme d'investissement dans plusieurs versions (voir Versions de pré-budgétisation).Vous devez donc saisir les versions cible lors du changement d'exercice. Le système saisit ensuite dans ces versions les valeurs pré-budgétées reportées. Toutefois, le système utilise comme version source la version de l'ancienne année d'autorisation désignée pour le report dans le Customizing.(Dans le Customizing de la Gestion des investissements, sélectionnez Programmes d'investissement ® Etablissement de pré-budget au sein du programme ® Versions ® Affecter une version à une année d'autorisation ou un type de programme). Si ce code n'est paramétré pour aucune version dans le Customizing, le système utilise la version 0.