Versions de pré-budgétisation 

Utilisation

En général, la pré-budgétisation des investissements dans une année d’autorisation ne se fait pas en une seule étape mais implique une série d’étapes ou de versions. Ces versions représentent diverses étapes dans l’élaboration de la pré-budgétisation ou diverses étapes dans le processus d’autorisation.

Fonctionnalités

Vous pouvez gérer les valeurs pré-budgétées d’un programme d’investissement dans le système, donc, dans diverses versions de pré-budget. Pour chaque poste du programme d’investissement, vous pouvez saisir des valeurs pré-budgétées alternatives dans chaque version de pré-budget. Vous définissez les versions de pré-budget dans le Customizing de la Gestion des investissements (sélectionnez Programmes d’investissement ® Etablissement du pré-budget au sein du programme). Vous devez lier chaque version à une année d’autorisation.

La structure du programme d’investissement reste la même lors de la création d’une nouvelle version. Cette dernière vous permet simplement de saisir de nouvelles valeurs de pré-budget.

Mesures

Vous pouvez également gérer des versions au niveau des mesures d’investissement (éléments d’OTP ou ordres) affectées à votre programme d’investissement. Ces versions ne dépendent cependant pas de l’exercice. Cela signifie que les valeurs pré-budgétées de la version 001/1998 sont écrasées par celles de la version 001/1999, par exemple. Par conséquent, si vous voulez répercuter au niveau supérieur du programme d’investissement les valeurs pré-budgétées des mesures d’investissement portant sur plusieurs exercices et que vous souhaitez que les valeurs dépendent de la version donnée, vous devez utiliser une clé unique pour les versions ne dépendant pas d’un exercice.

Une version de l’exercice 1999, par exemple, ne peut pas avoir la même clé que la version de l’exercice 1998. Une option consiste à inclure l’exercice dans la clé de la version (971, 972, 981, 982, et ainsi de suite).

Une autre possibilité est d’utiliser les mêmes versions pour chaque exercice (par exemple, 001, 002, 003). Vous devez ensuite veiller à réviser chaque année les valeurs pré-budgétées des versions au niveau des mesures. A défaut, les valeurs obsolètes au niveau des mesures d’investissement dans la version 001 sont reprises dans la version 001 actuelle du programme d’investissement de l’exercice en cours. Si vous souhaitez empêcher l’écrasement des valeurs de pré-budget de l’ancienne version au niveau de la mesure d’investissement, vous pouvez créer une base de données de compression (voir Compression).

Demandes d'investissement

Vous ne pouvez pas créer de versions pour des demandes d'investissement. Par contre, vous pouvez créer autant de variantes de demandes d'investissement que vous le souhaitez (voir Variantes de demandes d'investissement). Vous pouvez affecter une version à chaque variante de demande d'investissement. Cette méthode vous permet de lier chaque variante différente de pré-budgétisation ou de mise en œuvre de la demande d'investissement à une version donnée. Vous effectuez cette affectation individuellement pour chaque demande d'investissement.

Versions et variantes de demande d'investissement

Activités

Lorsque vous créez une nouvelle version d’un programme d’investissement, vous devez procéder à un autre rollup des valeurs de pré-budget à partir des mesures et des demandes d'investissement affectées dans le programme d’investissement. Les grandes lignes de la procédure sont les suivantes :

...

       1.      Générez une nouvelle version des valeurs pré-budgétées des mesures affectées. Normalement, toutes les valeurs pré-budgétées des mesures affectées ne changent pas dans une nouvelle version. Vous pouvez par conséquent copier l’ancienne version pour les ordres ou les projets (ordres ou projets : Pré-budget ® Utilitaires ® Copier version). Le système copie alors les valeurs pré-budgétées de la version de référence de l’ordre ou du projet et les saisit dans la nouvelle version.

       2.      Ce principe s'applique également aux demandes d'investissement dont toutes les valeurs pré-budgétées ne sont pas modifiées dans une nouvelle variante de demande d'investissement. Par conséquent, une fonction exécute une des opérations suivantes pour chaque demande d'investissement, en fonction de vos paramétrages :

Elle copie les affectations d’une variante de demande d'investissement existante dans un poste ou une version de programme de la nouvelle version (la variante est alors affectée aux deux versions).

Elle crée une nouvelle variante avec l’affectation nécessaire. En outre, le système copie les valeurs pré-budgétées de la variante à laquelle la version de référence est affectée.

Cette fonction est disponible sous Traitements périodiques ®Copier affectation version.

       3.      Vous pouvez ensuite traiter les valeurs pré-budgétées des nouvelles versions de mesures et des variantes de dossiers et les répercuter au niveau supérieur du programme d’investissement (voir Pré-budgétisation des coûts du programme d’investissement).

       4.      La répercussion au niveau supérieur des valeurs pré-budgétées ne fournit des valeurs qu’aux valeurs pré-budgétées actuelles du programme d’investissement (et non aux soldes reportés). Vous devez donc répéter le changement d’exercice. Lorsque vous procédez au changement d’exercice, saisissez la nouvelle version en tant que version cible (voir Changement d’exercice). Le système renseigne les valeurs reportées de la nouvelle version à l'aide des valeurs de la version de l’exercice précédent, que vous avez spécifiées dans le Customizing de la Gestion des investissements (Etablissement du pré-budget au sein du programme ® Versions ® Définir niveau d’acceptation pour versions).

Cependant, lorsque vous modifiez la version reportée de l’ancien exercice, des écarts dans les montants reportés peuvent apparaître dans les versions de l’exercice actuel.

Blocage d’une version

Dans le Customizing, vous pouvez protéger une version contre toute modification. Lorsque vous bloquez une version, le système bloque également l’affectation des variantes à cette version, de même qu’il bloque toute variante actuellement affectée pour la protéger contre les modifications.

Exemple

Le graphique suivant montre le report de valeurs pré-budgétées, en fonction des versions, de l'exercice 1997 sur 1998.

Versions et changement d'exercice

En 1998, le système ne répercute au niveau supérieur du programme d'investissement que l'écart entre 1997 et 1998 pour les projets 1 et 2. Le report déjà effectué des valeurs de pré-budget de 1997/version 2 dans le programme actuel d'investissement (1998) rend nécessaire l'utilisation de cet écart. C'est à ce stade seulement que l'écart dans les valeurs de pré-budget est ajouté à la pré-budgétisation actuelle de ces projets.