Configuration du contenu de pré-budgétisation 

Applications

Pour pouvoir effectuer la pré-budgétisation des ventes et du résultat, vous devez tout d’abord configurer le contenu de pré-budgétisation dans l’écran initial de pré-budgétisation. Vous y définissez les niveaux et paquets de pré-budgétisation et vous déterminez par conséquent l'objet de votre pré-budgétisation. Vous spécifiez également la manière dont la pré-budgétisation s’effectue en définissant des sets de paramètres pour les méthodes de pré-budgétisation.

Conditions préalables

Vous devez avoir exécuté les activités IMG sous Pré-budgétisation ® Étapes initiales dans le Customizing.

Lorsque vous configurez l’écran initial de pré-budgétisation, vous devez tenir compte des principes de navigation suivants :

·        Vous utilisez un menu contextuel pour créer ou modifier les éléments. Ce menu est accessible à l’aide du bouton droit de la souris. Pour créer un élément, utilisez le menu contextuel du nœud supérieur. Pour modifier un élément, utilisez le menu contextuel relatif à cet élément. Sinon, vous pouvez utiliser ces fonctions dans le menu Traiter.

·        Vous pouvez modifier l’ordre des éléments au moyen de la fonction Glisser-déplacer.

·        Pour activer le niveau ou le paquet de pré-budgétisation, cliquez deux fois sur l’élément concerné dans l’arborescence. Le système affiche alors toutes les informations significatives. Les informations détaillées sont affichées dans la partie droite de l’écran, tandis que les méthodes de pré-budgétisation apparaissent dans le coin inférieur gauche. Vous ne pouvez exécuter les méthodes de pré-budgétisation que sur des paquets de pré-budgétisation activés.

·        Lorsque vous gérez des éléments individuels dans la section des informations détaillées située à droite de l’écran, cliquez sur   (avec info-bulle Détails) pour consulter les clés techniques.

·        L’élément que vous avez créé n’apparaît dans l’arborescence que lorsque le système a vérifié qu’il était entièrement défini. Une fois inséré dans l’arborescence, l’élément reste disponible pour cette session de pré-budgétisation. Vous pouvez cliquer sur le symbole   (avec info-bulle Contrôle) pour exécuter le contrôle manuellement, mais l’élément n’est alors pas sauvegardé de manière permanente. Pour cela, vous devez exécuter le contrôle en cliquant sur le symbole de la disquette .

·        Cliquez sur le symbole Annuler   pour annuler le traitement d’un élément donné.

Déroulement

       1.      Création d’un niveau de pré-budgétisation.

Spécifiez tout d’abord, dans un ou plusieurs niveaux de pré-budgétisation, les caractéristiques qui seront utilisées comme base pour la pré-budgétisation.

Le niveau de pré-budgétisation détermine la structure de pré-budgétisation globale. Dès lors, si vous voulez par exemple travailler à la fois avec la pré-budgétisation stratégique et la pré-budgétisation opérationnelle, vous devez créer des niveaux de pré-budgétisation différents, chacun contenant ses propres caractéristiques. Lorsque vous voulez spécifier plus en détail le niveau de pré-budgétisation afin, par exemple, de définir une pré-budgétisation pour plusieurs administrateurs des ventes, vous devez créer des paquets de pré-budgétisation différents.

Les caractéristiques Période/exercice (ou Semaine/exercice), Version et Type d’opération appartiennent automatiquement à chaque niveau de pré-budgétisation de l’Analyse du compte de résultat analytique. Le système détermine automatiquement le type de devise à partir de la version (voir aussi Devises parallèles dans la pré-budgétisation). Les caractéristiques Période/exercice, Version, Périmètre analytique et Nature comptable appartiennent automatiquement au niveau de l’Analyse du compte de résultat comptable. Toute caractéristique figurant dans la liste de caractéristiques du périmètre de résultat peut faire l'objet d'un transfert dans votre niveau de pré-budgétisation.

Si des valeurs de caractéristiques individuelles s’appliquent à tous les paquets de pré-budgétisation d’un même niveau, spécifiez ces valeurs dans la page à onglet Sélection.

Pour ce qui est des caractéristiques qui sont mentionnées ci-dessus et qui sont présentes à chaque niveau de pré-budgétisation, il convient d’effectuer cette sélection directement.

Dans le cas de la caractéristique Périmètre analytique de l’Analyse du compte de résultat comptable, vous devez sélectionner une valeur de caractéristique dans le niveau de pré-budgétisation (cette entrée est obligatoire).

Vous pouvez saisir les valeurs de caractéristique directement dans le niveau de pré-budgétisation ou utiliser des variables. Pour utiliser des variables, définissez-les tout d’abord via le chemin Traiter ® Variable ® Définir variable). Vous pouvez utiliser les variables pour le périmètre de résultat. Elles sont particulièrement utiles pour les caractéristiques d’une même sélection pour plusieurs niveaux de pré-budgétisation. Vous pouvez ainsi définir la sélection des valeurs de caractéristique dans un emplacement et l’utiliser ensuite dans les niveaux de pré-budgétisation correspondants. De même, si vous devez effectuer des modifications, il vous suffit de modifier cette sélection dans un emplacement (traitement des variables) plutôt que d’apporter vos modifications dans chaque niveau de pré-budgétisation. La caractéristique Période/Exercice est un exemple type de variable. Pour effectuer une modification au niveau d’un exercice, vous pouvez modifier la sélection « 001/2002 – 012/2002 » en « 001/2003 – 012/2003 » dans la variable. Le système applique ensuite cette modification à tous les niveaux de pré-budgétisation (ou paquets de pré-budgétisation) contenant la variable en question.

Notez que pour une variable, vous ne pouvez saisir qu’une seule sélection « de-à » (ceci s’applique aux valeurs individuelles ainsi qu’aux plages de valeurs).

       2.      Création de paquets de pré-budgétisation.

Lorsque vous voulez définir un ou plusieurs paquets de pré-budgétisation pour un niveau de pré-budgétisation, vous sélectionnez les valeurs de caractéristiques en vous basant sur les caractéristiques figurant sur ce niveau de pré-budgétisation. Le paquet de pré-budgétisation correspond à un segment de marché (par exemple, toutes les combinaisons de clients et d’articles à charge d’un administrateur des ventes) à utiliser dans la pré-budgétisation pour une période déterminée. Vous pouvez soit saisir la sélection de valeurs de caractéristiques directement dans le paquet de pré-budgétisation, soit utiliser les variables comme dans le niveau de pré-budgétisation.

Lors de la pré-budgétisation, vous pouvez également créer un paquet de pré-budgétisation ad hoc pour chaque niveau de pré-budgétisation. Un paquet de pré-budgétisation ad hoc n’est toutefois disponible que pour la session de pré-budgétisation dans laquelle il est créé.

       3.      Création de sets de paramètres

Si vous avez créé un niveau de pré-budgétisation, les deux méthodes de pré-budgétisation possibles sont automatiquement accessibles à ce niveau.

D'une part, vous pouvez utiliser la méthode de pré-budgétisation Saisie des données pré-budgétées pour pré-budgéter des objets de résultat individuels directement dans un écran de saisie (tout comme la fonction d’affichage utilise la méthode Affichage des données pré-budgétées). D’autre part, vous pouvez sélectionner, à partir de toute une série de méthodes de pré-budgétisation, une méthode qui vous permet de pré-budgéter automatiquement tous les objets de résultat spécifiés par le paquet de pré-budgétisation.

Ces méthodes de pré-budgétisation peuvent être appliquées par l'intermédiaire d'un set de paramètres créé pour l’une d’entre elles. Dans un set de paramètres, vous définissez les paramètres nécessaires à l’exécution de la méthode, par exemple, le schéma de pré-budgétisation à utiliser pour la saisie manuelle de données ou pour l’affichage des données pré-budgétées.

Pour plus d’informations sur les différentes méthodes de pré-budgétisation et les sets de paramètres correspondants, reportez-vous à la rubrique Méthodes de pré-budgétisation.

Lors de la pré-budgétisation, vous pouvez également créer un set de paramètres ad hoc pour chaque méthode de pré-budgétisation. Un set de paramètres ad hoc n’est toutefois disponible que pour la session de pré-budgétisation dans laquelle il est créé.

       4.      Création de profils de personnalisation

Les profils de personnalisation vous permettent de définir une vue utilisateur pour les niveaux, paquets, méthodes de pré-budgétisation etsets de paramètres définis auparavant. Si vous sélectionnez Traiter ® ProfilPers ® Créer ProfilPers, des cases à cocher apparaissent à côté des éléments individuels. Elles vous permettent de sélectionner les éléments correspondants pour les différents utilisateurs.

Si vous ne sélectionnez qu’un niveau de pré-budgétisation ou qu'une méthode de pré-budgétisation, les paquets de pré-budgétisation ou les sets de paramètres de ce niveau/cette méthode ne sont pas disponibles. Dans ce cas, l’utilisateur ne peut utiliser respectivement qu’un paquet de pré-budgétisation ad hoc ou un set de paramètres ad hoc. Pour pouvoir utiliser les paquets de pré-budgétisation et les sets de paramètres de niveau inférieur, vous devez les sélectionner de manière explicite.

Des profils de personnalisation sont affectés aux utilisateurs dans la zone d’informations détaillées de la page à onglet Liste utilisateur. Dans la page à onglet Autorisations, spécifiez les fonctions de menus contextuels que les utilisateurs doivent pouvoir exécuter avec cette personnalisation spécifique. Vous spécifiez également s’ils peuvent passer à la synthèse générale. Pour pouvoir passer à la synthèse générale, l’objet d’autorisation K_KEPL_FR (avec l’activité GL - Synthèse générale) doit vous être affecté dans votre profil utilisateur.

       5.      Saisie de profils de personnalisation dans les données de base utilisateur.

Si un profil de personnalisation standard doit être valable pour un utilisateur, vous pouvez saisir ce profil dans les données de base de cet utilisateur à l’aide du paramètre RKE_PROF.

Résultat

Lorsqu'un responsable budgétaire accède à la pré-budgétisation des ventes et du résultat via l’écran initial de pré-budgétisation configuré pour lui, les données s'affichent en fonction du profil de personnalisation défini :

·        S'il n'a pas été doté d'un profil de personnalisation ou de l'objet d'autorisation K_KEPL_FR (avec l’activité GL - Synthèse générale), il ne peut pas appeler l’écran initial de pré-budgétisation.

·        Si l’objet d’autorisation est affecté au responsable budgétaire sans profil de personnalisation, le système affiche la synthèse générale.

·        Si un profil de personnalisation spécifique est affecté au responsable budgétaire, les éléments spécifiés de ce profil s’affichent.

·        Si plusieurs profils de personnalisation sont affectés au responsable budgétaire, les éléments affichés sont ceux spécifiés dans le profil de la fiche utilisateur. Si aucun profil n’est saisi dans la fiche utilisateur, le système utilise le premier profil dans l’ordre alphabétique. La fonction Définir ProfilPers permet au responsable budgétaire de passer à un des autres profils de personnalisation qui lui sont affectés.

 

Le tableau suivant présente la synthèse des vues appelées initialement et il indique s'il est possible de passer à la synthèse générale.

Profil affecté	Synthèse générale autorisée dans le profil	Activité GL affectée	Vue initiale	Synthèse générale disponible
Oui	Oui	Non	Profil de personnalisation	Non
Oui	Oui	Oui	Profil de personnalisation	Oui
Oui	Non	Non	Profil de personnalisation	Non
Oui	Non	Oui	Profil de personnalisation	Non
Non		Non	Pas d’accès	Non
Non		Oui	Synthèse générale	Oui