Lorsque vous créez une entrée de marchandises, vous devez vous assurer qu’elle a une référence (par exemple, une référence à une commande). C’est le cas le plus souvent. Les données de référence sont alors normalement renseignées sur les bons de livraison. Si les données de référence manquent, le système propose différentes aides à la recherche pour aider à déterminer le document de référence correct, si nécessaire. La suite décrit brièvement les documents auxquels vous pouvez faire référence lors de l’entrée de marchandises :

Si les marchandises sont livrées pour une commande, l’entrée de marchandises est saisie dans le système avec une référence à cette commande. Ceci présente plusieurs avantages :

• L’entrée de marchandises peut être planifiée, puisque le système connaît la date de livraison et les quantités (dans la commande ou l’avis de livraison).

• Les données d’entrée de marchandises sont mises à jour dans l’historique de commande d’achat et dans l’Évaluation des fournisseurs. Vous pouvez ainsi suivre l’historique de commande d’achat, initier les procédures de relance et contrôler le respect des quantités et des délais.

• Les informations saisies lors de l’entrée de marchandises sont disponibles aux fins de contrôle des factures.

• Dès que l’entrée de marchandises est enregistrée, un mail SAP automatique peut être envoyé à l’acheteur qui a créé la commande d’achat.

Idéalement, les bons de livraison devraient contenir une référence à la commande pour laquelle la livraison est effectuée. Toutefois, si ces informations sont manquantes, vous pouvez rechercher la commande appropriée à l’aide des autres informations connues, telles que le numéro article du fournisseur, l’EAN ou le numéro fournisseur.

Saisissez le numéro de l’avis de livraison ou de la pré-réception. Le système crée alors une référence à la commande sur laquelle est basé l’avis de livraison ou la pré-réception. Vous pouvez ajouter des postes qui ne sont pas compris dans la commande à l’avis de livraison ou à la pré-réception. Si vous voulez le faire, vous pouvez définir un paramétrage dans le Customizing pour chaque type de mouvement qui se traduit par la création automatique d’une commande en arrière-plan pour ces postes supplémentaires après que la réception de marchandises est enregistrée.

Au moment de l’entrée de marchandises, une livraison peut être saisie pour les types suivants de document :

• Livraison pour une commande entrepôt

• Livraison pour une commande de transfert

Si vous saisissez une entrée de marchandises pour un avis de livraison, une pré-réception ou une livraison, vous pouvez marquer un code dans une boîte de dialogue supplémentaire et passer à un écran supplémentaire. Toutes les unités d’expédition dans la pièce de référence (par exemple, la livraison) sont proposées ici. Vous pouvez sélectionner des unités d’expédition, et le système recherche alors automatiquement les postes dans l’entrée de marchandises.

Si vous enregistrez une entrée de marchandises pour un document pour lequel des données de répartition existent dans le système, celles-ci doivent être corrigées pour correspondre aux quantités réellement livrées. Si les paramétrages appropriés du Customizing ont été définis, les données de répartition sont corrigées au moment où l’entrée de marchandises est enregistrée.

Pour chaque article, le stock est enregistré dans le magasin de stockage pour la procédure de traitement appropriée (par exemple, cross-docking ou flow-through). Vous devez avoir un magasin de stockage séparé pour chaque procédure de traitement. Si vous utilisez une méthode d’optimisation (par exemple, cross-docking/flow-through), le système propose un fractionnement pour les articles concernés, en créant deux postes d’entrée de marchandises, chacun avec un magasin de stockage différent.

Si vous effectuez les paramétrages appropriés du Customizing, vous pouvez demander au système de déclencher automatiquement le traitement suivant (génération de livraisons ou d’ordres de répartition).

S’il vous est impossible de faire référence à un autre document dans le système, vous pouvez quand même enregistrer l’entrée de marchandises. Toutefois, dans ce cas, vous ne pourrez pas procéder à un contrôle des factures.

L’entrée de marchandises ne peut être enregistrée que si l’article est référencé au niveau du site. Si l’article n’est pas référencé, mais que vous souhaitez enregistrer l’entrée de marchandises (parce que le fournisseur a livré un nouvel article pour remplacer un modèle plus ancien, par exemple), vous pouvez configurer le système pour qu’il référence automatiquement le nouvel article. Dans ce cas, les conditions de référencement ne sont valables que pour ce jour.

Alternativement, vous pouvez configurer les codes mouvement de sorte qu’une commande soit créée automatiquement en arrière-plan lorsqu’une entrée de marchandises de ce type est saisie. Dès qu’une commande a été créée, vous pouvez ensuite exécuter le contrôle des factures.