Lorsque vous comptabilisez une demande de versement d’un acompte, le système enregistre une pièce qui n’est pas indispensable du point de vue de la comptabilité. Cette pièce est un poste pour mémoire. Sa fonction est de vous rappeler de verser un acompte. Elle n’entraîne donc pas la mise à jour des débits ou des crédits.

Pour enregistrer une demande de versement d’un acompte, vous devez saisir un ou plusieurs postes individuels dans le compte client ou fournisseur, sans écriture de contrepartie. Ainsi, le système ne vérifie pas si les débits sont égaux aux crédits.

Outre les postes individuels relatifs à la demande de versement d’un acompte, la pièce comporte des montants de TVA, si l’acompte y est soumis. La comptabilisation de la TVA a lieu lors de la comptabilisation de l’acompte.

Les demandes de versement d’acompte n’entraînent pas la mise à jour des soldes mensuels des comptes client ou fournisseur.

Lorsque vous comptabilisez une demande de versement d’un acompte, le système enregistre le poste individuel dans un compte général spécial. Ce compte peut être utilisé pour obtenir une vue d’ensemble de tous les acomptes qui doivent être versés.

Le système mémorise les comptes qui comprennent des demandes de versement d’acompte. Il affecte le numéro de pièce de la demande de versement d’un acompte à ces comptes dans une table d’index. Le schéma suivant illustre ce processus au sein de la Comptabilité fournisseurs :