Estructuras de clave 
Los sistemas EC-CS y FI-LC utilizan predominantemente los conceptos enumerados a continuación para la consolidación y la gestión de informes. Estos conceptos se derivan de los de otros sistemas operativos que transmiten datos:
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Concepto de consolidación (EC-CS) |
derivado de: |
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posición |
cuenta |
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unidad de consolidación |
sociedad o |
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subposición |
derivado parcialmente de la clase de movimiento de activos fijos |
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Concepto de consolidación (FI-LC) |
derivado de: |
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posición |
cuenta |
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sociedad GL (unidad de consolidación) |
sociedad o |
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clase de movimiento de consolidación |
derivado parcialmente de la clase de movimiento de activos fijos |
Dentro de un escenario remoto, los conceptos de la derecha se pueden desarrollar independientemente en cada sistema. Cada concepto se asigna, remotamente, al concepto de consolidación correspondiente utilizando tablas especializadas. Los detalles de cada uno de ellos se explican en los temas siguientes.
Planes de cuentas
El sistema FI tiene tres clases de planes de cuentas:
·
Plan de cuentas
operativo:
El plan de cuentas operativo se utiliza para la contabilización y debe ser
unitario para todas las sociedades GL de una sociedad CO. Por lo tanto, cuando
se diseña el concepto FI también se deberán tener en cuenta los aspectos del
concepto de Controlling. (Obligatorio)
·
Plan de cuentas
local:
Las cuentas locales tienen una relación 1: N con las cuentas operativas. Son
necesarias para adaptarse a países que, por ley, dictan números de cuentas
fijos para las necesidades de informes locales. Los números de cuentas
operativos se sustituyen por números de cuentas locales al imprimir un balance
local individual. (Opcional)
·
Plan de
cuentas del grupo:
Los planes de cuentas operativos múltiples se pueden combinar, también entre
sociedades CO, en un plan de cuentas del grupo unitario. La relación es
N:1, lo que significa que las cuentas operativas múltiples pertenecen a una
cuenta de grupo. (Opcional)
El esquema de las asignaciones entre las cuentas y las posiciones de consolidación depende del procedimiento de transferencia de datos utilizado. Siempre es necesario distribuir (o reproducir exactamente) el catálogo de posiciones desde el Sistema de consolidación central a todos los sistemas remotos que contienen datos financieros. Esto puede realizarse en los Sistemas R/3 utilizando el “Método de transporte definido por el usuario”. En estos momentos, no se dispone de la función de extracto correspondiente para los sistemas R/2 en el sistema estándar (aunque si se está utilizando el Sistema de consolidación RF-KONS en R/2 si que se dispondrá de esta función).
El catálogo de posiciones se transfiere mediante un download para entradas de datos de PC remoto.
Las imputaciones (enumeradas de acuerdo con los métodos de transferencia de datos) son las siguientes:
·
Extracto periódico de
R/3 a R/3:
En FI se debe configurar una estructura de balance/PyG que corresponda al
catálogo de posiciones en la Consolidación. Se asignan cuentas individuales
(operativas) a la posición correspondiente en el nivel más bajo de esta
estructura.
·
Extracto periódico de
R/2 a R/3:
Las imputaciones a posiciones en la tabla 861 del Sistema R/2 se actualizan
de forma manual o se crean de forma automática mediante el programa
RFCEXT20.
·
Rollup periódico de R/3
a R/3:
Las imputaciones se realizan utilizando el "número de cuenta del grupo" que
se introduce en el registro maestro de cuentas de mayor. Este número deberá
ser idéntico al número de posición correspondiente. El plan de cuentas del
grupo debe corresponderse con el catálogo de posiciones en la consolidación y
se asigna al plan de cuentas local.
·
Actualizaciones en
R/3:
Las imputaciones se realizan como en el procedimiento de rollup.
Puede ocurrir un problema concreto cuando se deban asignar determinadas cuentas de balance o grupos de cuenta a un activo fijo o a una posición de pasivo, dependiendo del saldo de cuenta (como por ejemplo, “deudores/acreedores” para/de instituciones financieras’). Aquí deben considerarse las prohibiciones de saldos netos existentes. Los procedimientos “Actualización directa” y “Traspaso de rollup” no permiten de forma inmediata las sustituciones de posiciones dependientes del saldo; sólo las permite el procedimiento “Extractos periódicos”. Por lo tanto, el usuario debería asegurarse de que el programa de Consolidación siguiente sustituya la posición tras la transferencia de datos mediante la definición adecuada de posiciones, por ejemplo, una por cada institución financiera.
Unidades organizativas
Las unidades organizativas operativas
· sociedad,
· división y
· centro de beneficios
no sólo cumplen la función de sociedad GL “asignadora”, sino también la de “sociedad GL asociada” interna del grupo de empresas. Por lo tanto, debe existir una estructura de clave que sea válida para el grupo de empresas en su totalidad, y no sólo para el sistema local. Por otro lado, para permitir asignaciones de clave independientes para unidades organizativas ‘locales’ (sociedades, en concreto) en cualquier sistema local, se dispone de las siguientes relaciones de asignación:
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sociedad local |
1:1 |
sociedad global |
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n:1 |
sociedad GL |
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división local |
1:1 |
división global |
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|
n:1 |
división de consolidación |
Estas asignaciones facilitan la unión posterior al grupo de empresas de una nueva sociedad que ya utilice el Sistema R/3 puesto que la conversión de las características de la unidad organizativa no requiere un trabajo muy laborioso.