En los procedimientos convencionales de planificación de necesidades, las cantidades de fabricación y las fechas se calculan según las necesidades primarias reales del cliente o bien las planificadas. La cantidad necesaria y las fechas de los componentes se calculan desglosando la lista de materiales. Se pueden compilar cantidades de fabricación para varias necesidades. La creación de tamaños de lote está basada en el cálculo del tamaño del lote seleccionado. En cada nivel de fabricación, los lotes se fabrican normalmente por completo antes de traspasarlos para su posterior tratamiento. Las fechas calculadas en la planificación de necesidades son el resultado de un proceso de planificación detallada para el nivel de fabricación actual, aunque al ejecutar la planificación no se sepa exactamente cuándo se necesitará el material para el siguiente nivel de fabricación. El material se traspasa a fabricación en función de estas fechas (PRINCIPIO DE TRASPASO). Esto puede provocar a menudo tiempos de espera antes de poder iniciar la fabricación o bien hasta que se pueda seguir tratando el material. Estos tiempos de espera se planifican como holguras o ciclos de fabricación incrementados en la planificación y raramente se reducen. Esto provoca unas existencias elevadas y ciclos más extensos en la fabricación.

En la técnica kanban no se utiliza ninguna planificación individual y superior para controlar el flujo de materiales a través de la fabricación. En su lugar, el puesto de trabajo de la parte inferior (consumidor) solicita el material del puesto de trabajo anterior (fuente de aprovisionamiento) sólo cuando es necesario (PRINCIPIO DE DEMANDA). Con este fin se crea un ciclo de control (con un número fijo de tarjetas kanban) entre la fuente de aprovisionamiento y el consumidor. Cada tarjeta kanban corresponde a una cantidad de material específica y normalmente representa un envase (sin embargo, no es obligatorio). Cuando se ha consumido la cantidad de material de un kanban, éste recibe el status de VACÍO y se envía a la fuente de aprovisionamiento. El kanban es la señal para que la fuente de aprovisionamiento fabrique la cantidad de material registrada en el kanban. Una vez se haya completado la fabricación, el material se entrega al consumidor, que confirma la entrada de dicho material fijando de nuevo el status en LLENO. Los kanbans determinan el tamaño de lote y, a continuación, la fuente de aprovisionamiento fabrica dicha cantidad en un solo proceso. La cantidad total de fabricación se calcula por medio del número total de kanbans enviados a la fuente de aprovisionamiento dentro de un período de tiempo predefinido. La frecuencia de reposición se basa en el consumo real. Esto significa que si se necesita más material, los kanbans simplemente circularán con mayor velocidad entre la fuente de aprovisionamiento y el consumidor. Si se necesita menos material, los kanbans circularán con mayor lentitud. Si no se necesita ningún material, todas los kanbans permanecerán en el consumidor con el material, con lo que estarán disponibles todos los componentes necesarios para iniciar la fabricación del conjunto correspondiente. Nunca existirá más material en circulación del definido por medio de la cantidad de kanbans de un ciclo de control. Además, todos los niveles de fabricación controlados mediante las técnicas kanban siempre se estarán listas para iniciar la fabricación.