Aprovisionamiento de servicios: Proceso básico 
Aprovisionamiento de servicios: Proceso básico
Esta sección describe el proceso básico de aprovisionamiento de servicios externos.
El gráfico siguiente estructura todos los pasos posibles de este proceso:
El aprovisionamiento de servicios puede implicar los siguientes pasos:
Las siguientes secciones describen estos pasos con más detalle.
Determinación y grabación de necesidades
Determinación de necesidades
Puede surgir la necesidad de determinados servicios en un departamento de la compañía, por ejemplo, durante un proyecto (tales como la conversión de software) o con respecto al trabajo habitual de mantenimiento (como la subcontratación de trabajos periódicos de lampistería).
Los departamentos pueden preparar una solicitud de pedido o bien solicitar que lo haga Compras. En cada caso, la solicitud de pedido es el desencadenante de las actividades de aprovisionamiento en Compras de MM.
En el caso de proyectos a gran escala que incluyen el uso del componente de SAP Sistema de proyectos PS, las solicitudes de pedido con fechas de prestación concretas se crean a partir de redes. Estas solicitudes se transmiten al componente Compras MM automáticamente. Los catálogos de prestaciones de redes estándar existentes pueden utilizarse para simplificar la creación de dichas redes.
Si en la compañía se utiliza Mantenimiento PM, los catálogos de prestaciones o los trabajos de mantenimiento periódicos pueden crearse del mismo modo fuera del componente MM y enviarse automáticamente a Compras MM para su tratamiento posterior. La solicitud de pedido se crea sin la necesidad de más entradas de datos, aprobando simplemente el catálogo de prestaciones desde una instrucción de mantenimiento existente y desde la hoja de ruta de mantenimiento para una ubicación técnica o aparato, por ejemplo.
Grabación de necesidades
En el momento de establecer una necesidad, se crea un documento en el sistema como base del proceso de aprovisionamiento. Puede tratarse de una solicitud de pedido o de un documento de compras externo, como una petición de oferta o un pedido.
El documento puede contener un set de catálogos de prestaciones con detalles del servicio necesario o grupo de servicios.
Sin embargo, en esta fase temprana del proceso de aprovisionamiento, tiene también la opción de prescindir de los catálogos de prestaciones y sólo elaborar una provisión preliminar de servicios no planificados fijando límites de valor.
Este método es adecuado especialmente cuando se emplean compañías externas puesto que, en este caso, la naturaleza precisa y alcance de los servicios correspondientes a menudo no está clara hasta el momento en que éstos se prestan realmente.
Si desea garantizar que el principio de control dual se aplique a las solicitudes (y a los pedidos), estos documentos se pueden someter a un procedimiento de liberación (autorización).
Por ejemplo, esto garantiza que las mercancías o servicios cubiertos por una solicitud de pedido que excede un valor determinado no pueden solicitarse sin la autorización, pongamos, de un técnico experto y del jefe de departamento responsable. Las condiciones para la liberación de una solicitud de pedido para gestión de pedidos y los puntos de la compañía (personas o departamentos) que deben participar en la liberación (autorización) pueden definirse libremente.
Para comprobar que el proceso de liberación se ejecuta correctamente se puede utilizar SAP Business Workflow. Así se asegura que incluso los usuarios que no están familiarizados con el Sistema R/3 de SAP pueden liberar (autorizar) solicitudes de pedido sin problemas mediante un mensaje de correo electrónico en la carpeta Entrada integrada.
Determinación de fuentes posibles
Como norma, un sistema productivo contiene un gran volumen de datos de compra. En la determinación de fuente de aprovisionamiento, la Gestión de servicios de MM le ofrece un instrumento para analizar estos datos, permitiéndole establecer si existen licitantes potenciales adecuados para los servicios solicitados y si se han establecido relaciones comerciales a largo plazo con determinados prestatarios de servicios en forma de pedidos abiertos.
La función de simulación del precio le puede ayudar a seleccionar la fuente de aprovisionamiento deseada de entre las fuentes sugeridas por el sistema. En este caso, la solicitud puede convertirse directamente en un pedido estándar o en una orden de entrega emitida en virtud de un pedido abierto ya existente con el prestatario de servicios.
El sistema acelera la fase de adjudicación convirtiendo automáticamente las solicitudes en pedidos estándar u órdenes de entrega para pedido abierto. De este modo, puede eliminarse el trabajo rutinario para la asignación de fuentes.
En el caso de solicitar servicios para los que no había previamente ninguna solicitud, es decir, para los que no existe fuente en el sistema, debe realizarse un proceso de licitación.
La Evaluación de proveedores de MM puede simplificar la tarea de búsqueda de un prestatario de servicios adecuado. Si ha asignado puntuaciones para calidad y el cumplimiento de fechas de prestación de servicios a las hojas de entrada de servicios de los proveedores existentes, las funciones de análisis y comparación de Evaluación de proveedores de MM le proporcionan un criterio de decisión adicional.
Para obtener más información sobre el tema, véase la documentación
Evaluación de proveedores MM.
Proceso de determinación de fuente de aprovisionamiento en el sistema
En el proceso de determinación de fuentes potenciales de un servicio determinado dispone de información de varias formas. La información se utiliza del siguiente modo (en orden de uso):
1. Condiciones de servicio del proveedor
El sistema verifica primero si existen para el servicio las condiciones maestras cuyos períodos de validez cubran la fecha de entrega mostrada en la solicitud de pedido.
Si existen las condiciones maestras para uno o más proveedores, el sistema propone estos proveedores como fuente de aprovisionamiento.
Los precios y las condiciones de las condiciones maestras pertinentes se proponen cuando se crea un pedido con referencia a la solicitud de pedido asignada.
2.
Pedidos abiertosSi existen pedidos abiertos que contienen el grupo de artículos o el servicio mostrado en la solicitud del pedido, el sistema propone estos pedidos abiertos como fuentes de aprovisionamiento.
Si una solicitud de pedido ha sido asignada a un pedido abierto, el sistema puede generar órdenes de entrega (de pedido abierto) para ello.
En el Customizing de Compras se pueden definir las necesidades en las que se determinarán las fuentes de los servicios.
Por ejemplo, puede especificar que se proponga un pedido abierto como fuente de aprovisionamiento si contiene por lo menos un servicio de la solicitud de pedido. Sin embargo, también se puede especificar que sólo se proponga un pedido abierto si cubre todos los servicios solicitados.
Esto significa que puede decidir, en función de la situación de los datos del sistema, si el sistema debe sugerir tantas fuentes como sea posible (que pueden ser más o menos adecuadas), a partir de las que puede tomar una decisión, o bien si el sistema sugerirá sólo la fuente ideal.
Si el sistema contiene sólo un volumen pequeño de datos, se recomienda el primer enfoque. Si tiene un sistema muy bien actualizado, deseará reducir el número de fuentes sugeridas y ver sólo la mejor.
También se puede introducir la fuente de aprovisionamiento para una solicitud manualmente. Esta función le permite, por ejemplo, asignar la solicitud de pedido a un proveedor con el que no se había trabajado anteriormente.
Procedimiento de licitación
La fase de licitación se divide en dos partes: Primero se crea la petición de oferta y luego se graban los datos de oferta recibidos.
Creación de una petición de oferta
Si se inicia un proceso de licitación para servicios debe crearse una petición de oferta. Al hacerlo, se puede simplificar y acelerar la entrada de datos utilizando datos del documento anterior, la solicitud de pedido.
Se puede asignar una petición de oferta a cualquier número de licitantes potenciales distintos. El sistema crea una petición de oferta separada para cada licitante, con un número unívoco. A continuación, las peticiones de oferta se transmiten a los licitantes.
Entrada de datos de ofertas presentadas por licitantes
Cuando se recibe una oferta de un licitante, se registran sus precios y condiciones en las peticiones de oferta ya existentes en el sistema. Se modifica entonces el status de las peticiones de oferta: Las peticiones de oferta pasan a ser ofertas.
Comparación de ofertas
Cuando se hayan recibido y registrado todas las ofertas, se determinará la mejor utilizando la comparación de precios.
La comparación de precios evalúa las ofertas a distintos niveles. Puede tomar la decisión en función de la lista de todas las ofertas por el valor total o comparar las ofertas en niveles de estructuración individuales. Si es preciso, el sistema le proporciona datos comparativos en el nivel de servicio individual (tarea o actividad).
Al identificar la oferta más favorable, se adjudica el trabajo (se concede el pedido) al licitante elegido. Se pueden enviar automáticamente cartas de rechazo a los licitantes descartados.
Fase de adjudicación (concesión de un pedido)
El licitante elegido recibe un pedido estándar o una orden de entrega emitida mediante el pedido abierto existente, que se crean con la conversión de la oferta correspondiente (es decir, en este caso se utilizan también los datos ya existentes).
Supervisión de pedidos
Durante la fase de prestación del servicio, los valores "reales" acumulados (de los servicios prestados realmente) se siguen actualizando en el pedido consiguiente (pedido estándar u orden de entrega de pedido abierto). Esto le permite supervisar el progreso de un proyecto de aprovisionamiento de forma continuada.
Se puede obtener información de seguimiento de un pedido a través de las funciones de seguimiento de la documentación de historial de pedido y (orden de) entrega, y la comparación de valores plan/real dentro de los catálogos de prestaciones. Si es preciso, puede supervisar la notificación para cada posición de servicio individual.
Además, dispone del análisis exhaustivo proporcionado por el Sistema de información para logística (SIL) de SAP. Este sistema le permite examinar datos tales como el coste de las medidas de mantenimiento en el primer trimestre del ejercicio en curso y comparar la situación de costes de dicho trimestre con la situación en el mismo trimestre del ejercicio anterior, por ejemplo.
Entrada de los servicios realmente prestados
Los servicios realmente prestados se registran mediante hojas de entrada de servicios. De este modo se puede referir al pedido. En concreto, este procedimiento acelera la entrada de servicios planificados. Cada servicio individual se registra con las cantidades y valores.
Si se ha fijado un límite de valor para servicios no planificados en el pedido, se pueden actualizar especificaciones para dichos servicios en el momento de registrar la prestación real. Los servicios se registran con el valor preciso y el sistema verifica que el límite no se ha excedido.
Aceptación de los servicios prestados
Una vez que los servicios prestados para la compañía se han grabado en la hoja de entrada de servicios, uno o más responsables pueden verificar que el trabajo es satisfactorio y aceptar formalmente los servicios.
Se puede separar el proceso de aceptación de servicio de la entrada de servicio a fin de actualizar el principio de control dual. Sin embargo, también es posible llevar a cabo la entrada y la aceptación por la misma persona o el mismo departamento de la empresa.
Puede optar entre procedimientos distintos de aceptación de servicio:
En función de las opciones en el Customizing, pueden existir procedimientos de liberación distintos con distintos "puntos de liberación" (personas o departamentos) dentro de la compañía, cada uno de los cuales debe expresar su autorización. El documento no se considera aceptado hasta que lo autoriza el último punto de liberación. Este procedimiento le permite asegurar una corrección tanto técnica como comercial.
Verificación de facturas de servicios
Al final del proceso de aprovisionamiento, las facturas del prestatario de servicios se verifican para comprobar que sean correctas. Esto implica la comparación del valor de la hoja de entrada aceptada que se muestra en la factura y la verificación de los importes del impuesto. Si se sobrepasa el valor de la hoja de entrada, el sistema emite un mensaje de advertencia. Las facturas verificadas y liberadas en Gestión financiera se pagan automáticamente.
En lugar del método convencional de verificación de facturas se puede utilizar el procedimiento de Autofacturación (ERS). En este caso, no espere hasta que el prestatario del servicio le presente una factura; cree una en el Sistema SAP en función de los datos del pedido. El prestatario de servicios recibe un abono y un log que le permiten verificar la corrección de los datos anteriores.
Con ello concluye el proceso de aprovisionamiento de servicios.