Proceso de planificación: Creación de un plan de ventas valorado 
Proceso de planificación: Creación de un plan de ventas valorado
Objetivo
La planificación de ventas y resultados varía enormemente entre sociedades GL y éstas utilizan generalmente un proceso exclusivo que depende en gran medida de la estructura organizativa de la sociedad GL y del ramo en que se incluye la sociedad GL. Por este motivo, cada proceso de planificación difiere enormemente con respeto a los contenidos que se planifican o al alcance del plan. Las clases de decisiones siguientes tienen que tomarse para cada caso individual: qué características y qué campos de valor se deben planificar, si la planificación debería realizarse de manera centralizada o local, o si se deberían integrar en la planificación las distintas divisiones.
A pesar de la naturaleza individual de los procesos de planificación, es posible identificar procesos parciales específicos en la planificación de ventas y resultados que se producen de modos muy similares en muchas sociedades GL. A continuación se describe un típico proceso parcial de planificación que se podría realizar en una situación real. El objetivo de este proceso es generar durante el ejercicio siguiente un plan de ventas valorado en el cual los objetivos establecidos y planificados por la Dirección en un nivel conjunto se concilian con los pronósticos de ventas introducidos a un nivel detallado por los representantes de ventas.
Escenario
Es octubre del ejercicio en curso y el coordinador de planificación necesita preparar la planificación para el año que viene. La redacción de un plan de ventas valorado es un proceso parcial del proceso de planificación integrado de toda la empresa y se realiza en la Cuenta de resultados.
Los objetivos planificados establecidos por la Dirección y comunicados a la Gestión de artículos se utilizan como punto de partida. Estos objetivos introducen la planificación a nivel de sector, por ejemplo. A continuación, se desglosan en el nivel de artículo/deudor y luego se envían a cada uno de los representantes de ventas como valores plan de propuesta. Finalmente, se acuerda un plan cuando se reconcilian los objetivos de ambos niveles.
Condiciones previas
En primer lugar, el coordinador de planificación debe crear los elementos de planificación apropiados. Esto incluye una versión de planificación que se crea en el Customizing de la Cuenta de resultados (véase la documentación sobre la operación
Actualizar versiones). Esta versión de planificación permite guardar datos planificados distintos en paralelo para el mismo segmento de mercado. De este modo, por ejemplo, se pueden crear los planes optimistas y pesimistas.Para cada uno de los métodos de planificación que se llevarán a cabo (tales como la copia de datos reales o la visualización de datos planificados), el coordinador de planificación tiene que decidir para qué objetos de planificación se debe realizar el método de planificación. Para ello, el coordinador de planificación crea niveles de planificación y paquetes de planificación en la pantalla inicial de planificación en la Cuenta de resultados. Para ejecutar un método de planificación, un grupo de parámetros tiene que especificar qué es lo que el método realizará y los campos de valor que estarán afectados. Para más información sobre este tema, véase las secciones
Pantalla inicial de planificación y Configuración del contenido de la planificación.Flujo de procesos
El coordinador de planificación copia los volúmenes de ventas reales en la planificación que se utilizará como base de la planificación de ventas valorada. Es octubre del ejercicio en curso. Así, los datos reales actuales están disponibles para los meses de enero a septiembre. Para los datos reales pendientes correspondientes a los meses de octubre a diciembre, tomamos los volúmenes de negocios reales de los mismos meses respectivos del ejercicio anterior.
Los volúmenes de ventas se planifican en un nivel superior, es decir, cada cantidad se planifica combinando sectores, grupos de artículos y organizaciones de ventas.
Para copiar los volúmenes de ventas reales del ejercicio en curso en la versión de planificación, es preciso especificar los parámetros para el método de planificación
Copiar. En un proceso preliminar, se copian los datos reales de los meses 01 a 09 del ejercicio en curso. El coordinador de planificación copia a continuación las cantidades reales de los meses anteriores 10 a 12.Con fines de supervisión, el coordinador de planificación utiliza el método Visualizar datos plan para visualizar las cantidades copiadas en un layout de planificación (véase la sección
Configurar entrada manual de datos planificados).Puesto que la Dirección ha establecido un objetivo general de un incremento de un 10% en el volumen de negocio, el coordinador de planificación aumenta el volumen de negocio para todos los sectores en un 10%.
Para hacerlo, crea una secuencia de revaluación y ejecuta el método de planificación
Revaluación.Se informa al coordinador de planificación que el año siguiente se debe comercializar un nuevo grupo de materiales y que se debería incluir este nuevo grupo de materiales en la planificación. A fin de crear una propuesta plan automáticamente para este nuevo grupo de materiales, el coordinador de planificación utiliza el método de planificación
Copiar. En la función Transformar valores de característica, se efectúan las entradas necesarias para que los volúmenes de ventas de un grupo de materiales comparable ya existente se copien en el nuevo grupo de materiales.Junto a los volúmenes de ventas, se agregan los valores reales medios a la planificación en el paso siguiente. Tales valores pueden ser precios, una media de las deducciones de ventas, los costes directos de volúmenes de negocios y los costes de producción variables. De este modo, es posible realizar la planificación del margen de cobertura.
Para valorar las cantidades de ventas planificadas, se fijan primero los valores reales medios con el método de planificación
Cuotas y, a continuación, se multiplican por las cantidades plan. Con este fin, el coordinador de planificación crea cuotas y un esquema de cuotas. Una cuota permite calcular valores medios. Por ejemplo, podría configurar una cuota para que el precio medio = ingresos/volumen de ventas o los rappeles medios concedidos = rappeles/volúmenes de ventas. Se pueden sumar las cuotas en un esquema de cuotas para poder calcular los valores en una ejecución única.El coordinador de planificación usa los datos reales de períodos 01 a 09 del ejercicio en curso y los datos reales de los meses 10 a 12 del ejercicio anterior para fijar los precios medios, las medias de reducciones de ingresos, etcétera. Utilizando el método de planificación Cuotas con la función Transformar valores de característica, el coordinador de planificación transfiere los valores del grupo de materiales comparable ya existente en el nuevo grupo de materiales.
Como en el caso de los volúmenes de ventas mencionados anteriormente, los objetivos establecidos por la Dirección implican que se deben incrementar ciertos importes en un porcentaje igual. Los precios, por ejemplo, se deben incrementar en un 3%.
Para este incremento, el coordinador de planificación utiliza primero el método Registrar datos plan para mirar los datos planificados en el layout de planificación. En la pantalla de entrada de datos, el coordinador selecciona el sector Precio y ejecuta la función
Modificar valores (véase también la sección Ejecutar entrada manual de datos planificados).Se crearon los datos planificados existentes en el sector/grupo de artículos/nivel de organización de ventas y se ajustaron para satisfacer los objetivos establecidos por la Dirección. El coordinador de planificación desglosa estos objetivos en el nivel de planificación en el cual los representantes de ventas introducen sus datos planificados (en otras palabras, en el nivel de artículo/grupo de clientes).
Se graban los datos planificados en una versión separada para que se puedan modificar los objetivos de la Dirección (en una versión) y los datos planificados introducidos por los representantes de ventas (en una versión diferente) independientemente unos de otros y, sin embargo, poder compararse entre sí (en un informe compartido).
A continuación, se utiliza el método de planificación
Distribución descendente para distribuir los valores y los volúmenes de ventas desde el nivel de agregación (sector/grupo de artículos/organización de ventas) al nivel detallado (artículo/grupo de clientes). La relación para la distribución depende de los datos de referencia (en este caso, los datos reales del ejercicio en curso/ejercicio anterior). Para obtener valores para los artículos del nuevo grupo de materiales, se utilizó la función Transformar valores de característica en el método Distribución descendente.El coordinador de planificación utiliza la función
Excel integrado para preparar la planificación en una hoja de trabajo de Excel para los representantes de ventas (véase la sección Configuración de Excel integrado). Esta hoja de trabajo contiene los objetivos de la Dirección y, para poder comparar, contiene también los volúmenes de negocios reales pasados, los precios reales y las reducciones de ingresos reales de los artículos por grupo de clientes.En la pantalla inicial de planificación, el coordinador de planificación crea perfiles de personalización con los cuales atribuye contenidos de planificación a los representantes de ventas. De este modo, cuando un representante de ventas llama la planificación, únicamente aparecen las tareas de planificación que le son relevantes.
Se comunica por correo electrónico a los representantes de ventas correspondientes las tareas de planificación que deben realizar en el Sistema SAP antes de una fecha determinada. Durante la planificación, pueden utilizar las funciones del sistema para la planificación de CO-PA así como el entorno de trabajo de Excel.
Como último paso, el coordinador de planificación crea un informe en el sistema de información. Puede utilizar a continuación este informe para comparar los datos planificados de las dos versiones con fines de reconciliación.
En cuanto se hayan reconciliado los datos planificados y ajustado en un proceso iterativo, la planificación resulta vinculante y se compara continuamente durante el ejercicio con los valores reales actuales.