Planificación local con upload de Excel 

Uso

Puede llevar a cabo la planificación de forma descentralizada, es decir, puede procesar los datos plan de forma local con varios ficheros Excel en una o varias máquinas. Se pueden importar los datos plan introducidos con Excel al sistema SAP mediante un upload.

Condiciones previas

La planificación con Excel se basa en las opciones del layout de planificación. Para preparar y llevar a cabo el upload de Excel, es necesario cumplir las condiciones previas siguientes para el layout de planificación:

·        Primero debe definir el layout de planificación que sirve de base para la entrada de datos plan.

Si modifica un layout de planificación después de haber creado una plantilla de Excel, ya no se podrá utilizar dicha plantilla. En este caso, deberá crear una nueva plantilla de Excel.

·        Los datos plan que corresponden al layout de planificación (por lo menos una línea) deben estar ya en el sistema. Si no hay datos plan en el sistema, introdúzcalos mediante el layout de planificación deseado sin integración de Excel.

·        Para importar los datos plan al Sistema R/3 mediante un upload, introduzca el valor de característica en la columna clave del layout de planificación utilizado. Sólo el texto característico no es suficiente.

Preparación del upload de Excel

Para introducir datos plan en Excel y, a continuación, importarlos al sistema SAP, debe preparar primero el upload de Excel. Para ello, establezca una conexión entre el layout de planificación y el fichero Excel. Para ello, continúe como se indica a continuación:

...

       1.      Seleccione Sistema de control de presupuestos (BCS) ® Planificación ® Definir perfil plan en el Customizing de control presupuestario.

       2.      Pase a la tarea plan deseada y active el indicador Excel Int.. Asegúrese de que quede fijado.

       3.      Abra los parámetros por defecto para la tarea plan.

Introduzca los valores para las variables definidas en el layout de planificación. Esta entrada es necesaria para poder abrir la hoja de cálculo Excel en el paso siguiente.

       4.      Seleccione  (pantalla resumen F5). Esto abre Microsoft Excel como pantalla de entrada.

El sistema asigna automáticamente un nombre de fichero. Mediante el nombre de fichero, se crea una conexión entre la tarea plan y la hoja de cálculo Excel, es decir, entre las celdas de la hoja y las del layout de planificación.

También puede definir un nombre de fichero. Para ello, pase a la columna Nombre de fichero del perfil plan al tratarla e introduzca su propio nombre de fichero.

       5.      Esto lleva a la pantalla Actualizar nombre de fichero con Excel como pantalla de entrada.

La pantalla definida en el layout de planificación aparece en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo Excel. Las hojas de cálculo pueden crearse de forma individual. Hay varias funciones disponibles con este fin. Para obtener más información, véase Funciones para el tratamiento de hojas Excel.

       6.      Introduzca un nombre de fichero genérico en Fichero genérico.

El nombre de fichero genérico crea la conexión entre el fichero del PC local y el nombre de fichero durante el upload.

El nombre de fichero genérico debe constar de un grupo de caracteres (en mayúsculas), la señal genérica * y la extensión .TXT; por ejemplo PLANNING*.TXT.

Los rangos de nombres de los varios nombres de fichero genéricos no se pueden solapar, ya que esto no permitiría una asignación única del fichero local al nombre de fichero. Si, por ejemplo, se ha asignado el nombre de fichero genérico PLAN*.TXT en una posición y PLANN*.TXT en otra, el sistema no podrá asignar solamente el upload del fichero PLANN5.TXT.

Puede visualizar un resumen de todos los ficheros de datos con nombres de datos genéricos. Para ello, llame el programa RKCDPREO mediante el editor ABAP . Es posible borrar nombres de fichero de datos y nombres de datos genéricos de esta lista en el caso de que no se vayan a volver a utilizar.

       7.      En Excel, grabe una copia del fichero Excel en su PC y asígnele un nombre que corresponda al nombre de fichero genérico. Si ha definido, por ejemplo, SALES*.TXT como un fichero de datos genérico, puede nombrar el fichero local en su PC SALES1*.TXT, SALES2*.TXT o SALES_D*.TXT.

Primero debe utilizar el formato de Excel con la terminación .XLS como formato de fichero. De este modo, ya puede abrir el fichero, independiente del Sistema R/3, en Excel. Debe grabar el fichero como un fichero de texto .TXT si desea hacer un upload de este fichero al sistema SAP.

       8.      Grabe el nombre de su fichero. Seleccione  (Grabar nombre de fichero).

       9.      La copia de la hoja Excel transferida puede copiarse siempre que sea necesario, así como hacerse disponible para la planificación descentralizada.

Asegúrese de que los nombres de fichero individuales coinciden con el nombre de fichero genérico de modo que se pueda realizar un upload de este fichero correctamente al Sistema R/3.

Creación de datos plan localmente con Excel

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       1.      Abra la copia transferida de la hoja Excel en su PC local.

       2.      Introduzca sus datos planificados. Durante la planificación, mantenga una copia grabada en formato Excel .XLS.

No utilice las funciones Excel siguientes:

·         Borrar

·         Insertar

·         Clasificar

Si utiliza estas funciones, no podrá importar los datos correctamente al Sistema R/3.

Las funciones siguientes están a su disposición para introducir los datos plan en la hoja Excel:

¡        Puede hacer sus propios cálculos adicionales e introducir diagramas en una segunda hoja de cálculo. Se graba únicamente la primera hoja de cálculo cuando se graba la carpeta de Excel como un fichero TXT antes de llevar a cabo el upload. Las demás hojas de cálculo no son relevantes para el upload.

¡        Si desea borrar el valor de una característica en el Sistema R/3, como el centro de coste, introduzca el valor 0 en la hoja Excel. Esto es necesario, ya que todos los objetos que contiene el fichero local se procesan durante el upload. Si borra el valor de característica de la hoja Excel, éste no se anula en el Sistema R/3.

Complete lo siguiente antes del upload de Excel:

·         Quite la línea de totales de la primera hoja de cálculo. De lo contrario, el sistema buscará en los datos maestros la entrada "Total" y el upload se cancelará.

·         Grabe el fichero Excel en formato de texto con la extensión .TXT.

·         Asegúrese de que el nombre de fichero local corresponde al nombre de fichero genérico para asegurar una asignación correcta al nombre de fichero.

Cómo completar el upload de Excel

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       1.      Para iniciar el upload, en el menú de control presupuestario, seleccione Presupuestación ® Sistema de control de presupuestos (BCS) ® Herramientas ® Planificación ® Datos plan de upload del Excel.

       2.      Introduzca el fichero o el directorio de ficheros que debe importarse.

El acceso y los nombres de fichero de su PC, en el cual se graban los datos plan, no deben tener espacios, como en el directorio "Mis documentos".

       3.      Puede introducir un nombre de fichero en el campo Nombre de fichero que el sistema utiliza para importar los ficheros. Si no introduce un nombre de fichero, el sistema especifica el nombre de fichero utilizando automáticamente el nombre de fichero genérico.

       4.      Inicie el upload.