El Sistema R/3 no proporciona funciones especiales para llevar a cabo el inventario (por ejemplo, para crear datos de código de barras). Sin embargo, sí que proporciona interfases de aplicación de comercio normalizadas (BAPI) que le permiten una interfase con el software de inventario. Las interfases permiten:

• Transferir los datos de inventario de activo fijo desde el Sistema R/3 al software externo.
• Importar los datos del inventario dentro del Sistema R/3 y generar toda contabilización necesaria.

El procedimiento para llevar a cabo su inventario con la ayuda del software externo podría parecerse a esto:

1. Primero, el sistema externo recibe una vista general de los activos fijos en el Sistema R/3. Éste obtiene dicha vista general llamando al BAPI BAPI_FIXEDASSET_GETLIST, que proporciona la información sobre todos los activos fijos gestionados en una sociedad en el Sistema R/3, o bien un subset de esto (por ejemplo, todos los activos fijos en un emplazamiento dado).
2. Entonces lleve a cabo el inventario utilizando el sistema externo. Según los posibles resultados del inventario, hay varios escenarios:

• Los resultados del inventario corresponden a los datos de activos fijos del Sistema R/3. En este caso, puede utilizar el BAPI llamado BAPI_FIXEDASSET_CHANGE para actualizar la fecha de inventario en el registro maestro del activo fijo.
• Los resultados del inventario no son los mismos que los del Sistema R/3. Por ejemplo, un activo fijo está en un emplazamiento diferente a aquel guardado en el Sistema R/3. En este caso, puede utilizar el BAPI llamado BAPI_FIXEDASSET_CHANGE para hacer las modificaciones necesarias (por ejemplo, cambiar el emplazamiento) en el registro maestro de activo fijo.
• El inventario no encuentra el activo fijo. En este caso, utilice el BAPI llamado BAPI_ASSET_RETIREMENT_POST para contabilizar una baja basada en los resultados del inventario.
• El inventario encuentra activos fijos que no se llegaron a grabar en el Sistema R/3. Utilizando el BAPI llamado BAPI_FIXEDASSET_CREATE, puede crear activos fijos en el Sistema R/3. Después de haber creado el activo fijo, puede utilizar el BAPI llamado BAPI_ASSET_ACQUISITION_POST para contabilizar el alta de activo fijo o BAPI_ASSET_POSTCAP_POST para contabilizar una postcapitalización.

Para cada BAPI que crea una contabilización (alta, postcapitalización o baja), hay un BAPI correspondiente que lleva a cabo las mismas verificaciones que para la contabilización, pero no crea un documento. Un ejemplo es BAPI_ASSET_ACQUISITION_CHECK. Puede utilizar estos BAPI de control para encontrar contabilizaciones erróneas antes de que se importen al Sistema R/3.