El ciclo de venta en el sistema SAP incluye tres documentos primarios:

• El pedido de cliente

• El documento de entrega

• El documento de facturación

Cada uno de estos documentos representa un escenario diferente para que los exportadores envíen los datos de los artículos al sistema automatizado de exportación (AES). A partir de cada documento, el sistema SAP crea el documento intermedio (IDOC) EXPINV02, que incluye los datos de los artículos que requiere el AES.

El siguiente gráfico ilustra esos tres escenarios. Tal y como nos muestra el gráfico, EXPINV02 siempre se basa en una factura (una factura pro-forma o una factura comercial).

Tras el tratamiento del pedido de cliente, el exportador puede crear la factura pro-forma F5, que se basa en el pedido de cliente. En ese momento, el exportador puede crear el EXPINV02, que se basa en esta factura pro-forma.

La factura pro-forma no es el documento de facturación real (factura) que el exportador envía al cliente, sino que contiene los mismos datos. Los exportadores necesitan crear una factura pro-forma para proporcionar las mismas funciones de mensaje para los datos de documento que proporciona un documento de facturación real. Estas funciones son la impresión, la exportación a un sistema contraparte y el envío del documento utilizando la interfase electrónica de documentos (EDI).

La principal desventaja de este escenario es que la factura pro-forma se crea muy pronto en el ciclo de ventas. Pueden transcurrir varios meses entre la aceptación del pedido de cliente por parte del exportador y el momento en que el exportador envíe las mercancías realmente. A lo largo de ese tiempo la legislación de aduanas de EE.UU. puede haber cambiado. Por ejemplo, a un país contra el que no se había decretado ningún embargo en el momento en que el exportador creó el pedido de cliente, se le puede haber decretado un embargo en el momento en que el exportador decide enviar las mercancías. En tal caso, AES habría aprobado los datos de artículos enviados anteriormente, en el ciclo de ventas. Pero ahora el país del cliente está bajo un embargo y la aduana de EE.UU. no le permitirá al exportador embarcar las mercancías.

Los exportadores no deberían enviar el EXPINV02 basado en la factura pro-forma F5, a menos que estén seguros de que el cambio en la legislación de exportación no afectará a la transacción de exportación.

Tras completar las actividades de la expedición, el exportador puede crear la factura pro-forma F8, que se basa en el documento de entrega. En ese momento, el exportador puede crear el EXPINV02, que se basa en esta factura pro-forma.

Este escenario tiene tres ventajas principales frente a los otros escenarios:

• En la fase de entrega, el exportador generalmente dispone de los datos completos de exportación El exportador conoce, por ejemplo, el número de las cajas del pedido y el número del camión que transportará las cajas.

• Puesto que el pedido está listo para salir del puesto de expedición, AES verifica los datos de los artículos con a las cláusulas condicionales de la aduana de EE.UU. actualmente vigentes para esta entrega .

• Puesto que la entrega todavía no ha abandonado el centro del exportador, éste puede modificar la entrega, si es necesario, para adaptarla a los requisitos de la aduana de EE.UU.

El exportador también puede crear el EXPINV02 que se basa en documento de facturación F2. En este caso, no se requiere ninguna factura pro-forma.

La principal desventaja de este escenario es que una vez que el exportador contabiliza el documento de facturación en el componente de la Gestión financiera (F1) del Sistema R/3, el documento no se puede modificar directamente. Suponga que el exportador envía el EXPINV03 del AES basado en el documento de facturación F2, contabiliza el documento de facturación en FI y posteriormente recibe un mensaje de error fatal procedente del AES. El exportador debe tratar el documento de facturación y volver a crear el EXPINV02. De todas formas, el Sistema R/3 no permite a los usuarios tratar un documento de facturación, una vez se ha contabilizado en FI. Puesto que las mercancías todavía no han abandonado el centro del exportador, éste tampoco puede modificar la entrega, si es necesario, para ajustarse a las necesidades de la aduana de EE.UU.

Si los exportadores desean utilizar este escenario, no deberían contabilizar el documento de facturación en FI hasta que AES apruebe las información de exportación en el EXPINV02. Si el exportador debe realizar correcciones en la factura contabilizada, antes deberá cancelarla y posteriormente crear una factura nueva.