Ejemplo: Operaciones comerciales y objetos de archivo 

Antes de poder crear un concepto de archivo para su empresa, primero debe evaluar sus actividades comerciales con respecto al archivo de datos. La tabla siguiente detalla ejemplos de cómo se pueden reunir los datos necesarios.

 

Transacción	Duración media	Transacciones relevantes para el archivo	Objetos de archivo	Departamentos especializados implicados
Gestión de promoción de ventas mediante el centro de distribución	300 días	Promoción de ventas Catalogación Pedido a proveedor Determinación de precio Entrada de mercancías   Entrega Facturación	W_PROMO W_SOR MM_EKKO W_KALK MM_MATBEL FI_DOCUMNT RV_LIKP SD_VBRK MM_REBEL	Ventas estratégicas Almacén físico Verificación de facturas
Asignación mediante un pedido colectivo (pull)	100 días	Pedidos de almacén Pedido a proveedor Entrada de mercancías Entrega   Facturación	MM_EKKO   MM_MATBEL FI_DOCUMNT RV_LIKP SD_VBRK MM_REBEL	Compras Almacén físico Verificación de facturas

 

Después de que haya evaluado las actividades de la empresa que son relevantes para el archivo, puede determinar a continuación la cuota de su empresa global que se cumple por la transacción en cuestión. La información resultante se utiliza para determinar durante cuánto tiempo deben conservarse los datos en el sistema (tiempo de retención) y cuán a menudo debe ejecutarse el proceso de archivo en su sistema.