Reducción de documento presupuestario: Documentos de Gestión financiera 

Uso

Puede utilizar el documento presupuestario para representar un proceso de aprovisionamiento desde un punto de vista de control presupuestario sin tener que utilizar el componente Compras. De esta forma, se puede decidir el número de fases por las que deberá pasar el proceso.

Para controlar y supervisar los fondos asignados de un modo diferenciado mediante el presupuesto, se puede utilizar por ejemplo las tres maneras de asignar el presupuesto con propósitos concretos (reserva de recursos, autorización de gastos, compromiso de gastos). Sin embargo, puede utilizar únicamente reservas de recursos o compromisos de gastos para representar este proceso.

Integración

Condiciones previas

Para que se pueda incluir el número de documento de una reserva de recursos o de un compromiso de gastos para las contabilizaciones en la Gestión financiera, se debe marcar el campo de documento presupuestario como entrada obligatoria o entrada opcional en el Customizing de Gestión financiera en el paso Actualizar variantes de status de campo.

Funcionalidad

Los documentos de gestión financiera siguientes pueden reducir la reserva de recursos o el compromiso de gastos.

·        Factura de acreedor

·        Solicitud de anticipo

·        Anticipos

Actividades

Cuando contabilice un documento de gestión financiera, introduzca el número de documento de una reserva de recursos o de un compromiso de gastos en el bloque de imputación del campo Documentos presup.

El sistema traslada automáticamente la imputación CP desde la reserva de recursos. Se reduce el documento presupuestario en la cantidad correspondiente.

El presupuesto disponible se modifica únicamente si el importe de contabilización excede el importe de documento presupuestario y se ha indicado que se puede sobrepasar la cantidad del documento presupuestario en un porcentaje específico o en un importe ilimitado.

Solicitudes de anticipo/Anticipos/Facturas

Cuando se contabilizan solicitudes de anticipo y anticipos, tenga en cuenta lo siguiente al reducir el documento presupuestario con estos documentos:

Tanto las solicitudes de anticipo como los anticipos reducen el documento presupuestario independientemente. Por tanto, es posible introducir una solicitud de anticipo, un anticipo y una factura, cada una con referencia al documento presupuestario, por el importe total del documento de reserva.

Esto asegura, por ejemplo, que tanto un anticipo como su factura puedan reducir el documento presupuestario correspondiente sin efectuar una reducción doble.

Este procedimiento puede tener también desventajas. Ejemplo: Una factura agota un documento presupuestario directamente (sin liquidación de anticipo). Sin embargo se contabilizan una solicitud de anticipo y un anticipo respectivamente con referencia a este documento presupuestario. Por lo tanto, una factura de estos documentos ya no se podrá referir a este documento presupuestario.

En consecuencia, debe asegurarse de que al contabilizar los documentos, la referencia al documento presupuestario es la misma para todos los documentos o suprimir el campo Documentos presup. del bloque de imputación para impedir que las solicitudes de anticipo y los anticipos reduzcan el documento presupuestario.

Encontrará un ejemplo en Documento presupuestario/Solicitud de anticipo/Anticipo.

Documentos preliminares

Para los documentos preliminares, la reducción tiene lugar si se pasa el documento preliminar al status "Completo". Si se anula este status o se borra el documento preliminar, se cancela automáticamente la reducción de nuevo.