Tarjeta de crédito con liquidación mediante
pago fraccionado/cuenta bancaria del empleado 
Objetivo
Esta variante de proceso se utiliza si sus empleados utilizan tarjetas de crédito de empresa personales con responsabilidad de empleado, cuando reciben la factura de la empresa de la tarjeta de crédito. Sin embargo, usted, como empresa, paga los gastos de desplazamiento autorizados directamente a la empresa de la tarjeta de crédito. El empleado paga únicamente los gastos privados restantes directamente a la empresa de la tarjeta de crédito. Esta variante es una práctica empresarial común en la actualidad en los EE.UU..
Condiciones previas
Para poder utilizar esta variante de proceso de compensación de tarjeta de crédito, debe asegurarse de que ha cumplido los requisitos generales indicados en Compensación de tarjeta de crédito, así como los indicados a continuación:
· Datos maestros de personal
Debe introducir el número de la tarjeta de crédito
de empresa personal con responsabilidad de empleado en infotipo 0105 (comunicación), subtipo 0011 (número de tarjeta de crédito). El período de
validez para el infotipo debería ser el mismo que el período de validez para
la tarjeta de crédito.
Gestión de viajes ®
Entorno
®
Actualizar datos maestros
Debe comunicar también el número de personal a la empresa de la tarjeta de
crédito y gestionar un procedimiento para emprender y comunicar cualquier
modificación futura.
· Customizing de gestión de viajes
¡
Defina un
prestatario de servicio para cada empresa de tarjeta de crédito.
Operación: Definir al prestatario de
servicio
Vista: Modificar el prestatario de servicio/receptor del pago.
¡
Necesita
configurar clases de gastos de desplazamiento para los comprobantes
individuales en el Customizing. En estas clases de gasto se debe considerar la
posición A ser reembolsado al
empleado y se deben asignar a la clave de transacción de la empresa de la
tarjeta de crédito correspondiente. Además, para cada entrada debe introducir
el prestatario de servicio apropiado correspondiente a la empresa de la
tarjeta de crédito como valor propuesto. De esta forma se asegura que cuando
se transfieren los comprobantes a FI, se contabilizan en las cuentas de
acreedor correctas correspondientes a la empresa de la tarjeta de crédito
apropiada y no como partidas de Haber en la cuenta de empleados. La empresa
puede efectuar a continuación el pago de gastos de desplazamiento autorizados
directamente a la empresa de la tarjeta de crédito.
Operación: Definir la tabla de
asignaciones para datos de tarjeta de crédito
Vista: Asignar transacciones de tarjeta
de crédito a clases de gastos de desplazamiento.
¡
Para
asegurarse de que se contabilizan los comprobantes con la información del
prestatario de servicio correctamente, se debe utilizar una CC-nómina especial
para la determinación de cuentas y asignar a continuación esta clave concepto
de nómina a la combinación correcta de clase de gasto + prestatario de
servicio.
Operación: Asignar clases de gastos de
desplazamiento para comprobantes individuales
Vista: Claves conceptos de nómina para
comprobantes
¡
Es
importante observar que las contabilizaciones para gastos de desplazamiento se
realizan en Gestión financiera utilizando la clave concepto de nómina
apropiada y con datos de tarjeta de
crédito. De esta forma se asegura que se transfieren también los datos de
tarjeta de crédito, tales como el número de tarjeta de crédito y el número de
transacción, a FI y se pueden utilizar para apuntes contables en la cuenta de
acreedor relativa a la empresa de la tarjeta de crédito. El identificador Contabilización con datos de tarjeta de
crédito (T7046K) resulta en una línea de abono que se crea por comprobante
de tarjeta de crédito. Esta línea contiene la información adicional, tal como
el número de tarjeta de crédito y el número de transacción. Observe que el
programa de pago automático F110 transfiere esta información adicional a la
empresa de la tarjeta de crédito apropiada.
Operación: Asignar la clave concepto de
nómina a cuenta simbólica
Vista: Imputación simbólica para la gestión financiera
Aquí, necesita asignar el código de ID de dos caracteres del prestatario de
servicio a la clave concepto de nómina apropiada en la columna Cuenta simbólica para contrapartidas.
Necesita también seleccionar la opción con datos de tarjeta de crédito para esta
entrada.
Flujo de procesos
· Cada empleado recibe una tarjeta de crédito de empresa personal para pagar sus gastos de desplazamiento. El empleado recibe un extracto de cuenta mensual, que sirve de factura, de la empresa de la tarjeta de crédito y debe pagar los importes pendientes utilizando su propio fondo presupuestario personal en un espacio de tiempo determinado. Sin embargo, en esta variante de proceso, el empleado puede decidir por separado para cada comprobante de tarjeta de crédito individual si quiere que la empresa pague a la empresa de la tarjeta de crédito directamente o si pagará el comprobante él mismo. En el segundo caso, el empleado recibe el importe de reembolso de usted y a continuación paga a la empresa de la tarjeta de crédito directamente.
· Para que el empleado pueda concluir su liquidación de gastos de desplazamiento tan pronto como sea posible, la empresa recibe un fichero de tarjeta de crédito con los datos variables de la empresa de la tarjeta de crédito diariamente (días laborables solamente). El empleado asigna las transacciones de tarjeta de crédito a las liquidaciones de gastos de desplazamiento apropiadas, añade información adicional y deduce los gastos privados (por ejemplo, minibar, vídeo). Se deben introducir manualmente los gastos de desplazamiento adicionales que no se hayan pagado con la tarjeta de crédito.
· Si el empleado quiere pagar los gastos de desplazamiento directamente a la empresa de la tarjeta de crédito, deberá borrar al prestatario de servicio por defecto de la información adicional relativa al comprobante de tarjeta de crédito. Este proceso sigue a continuación los mismos pasos que se describen en la variante de proceso 1: Liquidación de tarjeta de crédito mediante la cuenta bancaria privada del empleado.
· Si el empleado quiere que la empresa pague los gastos de desplazamiento autorizados directamente a la empresa de la tarjeta de crédito, se contabilizará una partida de Haber en la cuenta de acreedor correspondiente a la empresa de la tarjeta de crédito en cuestión cuando se transfiera la información a Gestión financiera.
· Este proceso permite también evitar que se realicen pagos adelantados. Asimismo, no será necesario realizar verificaciones y comparaciones entre gastos de desplazamiento planificados y reales. La parametrización de Customizing Con datos de tarjeta de crédito asegura que se transfiera también la información necesaria para asignar los comprobantes a FI de forma que se puedan hacer pagos directos a la empresa de la tarjeta de crédito. La ejecución de pago automático efectúa a continuación el pago a la empresa de la tarjeta de crédito y reembolsa los importes de gastos restantes al empleado.
Ejemplo de contabilización
400 EUR Gastos de alojamiento de hotel pagados utilizando la tarjeta de crédito de empresa personal.
100 USD Gastos de taxi, pagados en efectivo
10 EUR Gastos privados, pagados utilizando la tarjeta de crédito de empresa personal.
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Gastos |
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Proveedor de empleado |
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Proveedor de tarjeta de crédito |
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1) |
100 |
- |
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100 |
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- |
- |
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400 |
- |
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- |
400
|
.
...
1. 1) Importe CCF (fichero de tarjeta de crédito), liquidación de gastos de desplazamiento
La empresa paga los gastos de desplazamiento autorizados para el alojamiento de hotel directamente a la empresa de la tarjeta de crédito. Se le reembolsa al empleado para el viaje en taxi pagado en efectivo: 100 USD. El empleado borra a continuación el importe de gasto privado de la memoria intermedia de comprobantes y paga el importe correspondiente (10 USD) mediante cheque a la empresa de la tarjeta de crédito para completar el saldo.