Archivo 

Utilización

El archivo de datos de un documento de préstamo se implementa en la Gestión de préstamos de acuerdo con las especificaciones de Solución de archivo estándar de SAP (ADK). El objetivo de la solución de archivo consiste en eliminar los datos del documento de préstamo de la base de datos cuando ya no son necesarios en el Sistema SAP y guardarlos en ficheros de archivo que se pueden visualizar. La solución “reorganiza” los datos del documento archivado de manera que la información necesaria para el tratamiento posterior de los préstamos relacionados permanezca en el sistema en forma de registros de reorganización. Dado que los registros de reorganización no son documentos, éstos no se pueden anular.

Observe también que no se pueden archivar los datos del documento de préstamo que tengan menos de dos años y que aún se encuentren dentro del tiempo de retención. Sin embargo, los pagos que se encuentren dentro del tiempo de retención pero estén relacionados con las posiciones del Debe o del Haber y que tengan más de dos años pueden archivarse hasta una fecha clave determinada (Fecha clave especificada "Pago"). Especifique una fecha clave que sea al menos un año anterior a la ejecución de archivo.

Integración

La función de archivo está integrada en la funcionalidad global de Gestión de préstamos.

Condiciones previas

Los aspectos funcionales del sistema de Gestión de préstamos significan que sólo se pueden realizar las parametrizaciones del Customizing de archivo estándar para la función de archivo de datos del documento de préstamo. Utilice el objeto de archivo CMLDOCUMNT - Documentos de préstamo.

También puede efectuar las parametrizaciones necesarias en el Customizing de la Gestión de préstamos, en Herramientas ® Archivo.

Características

Algunos criterios deben cumplirse para que se puedan archivar los datos del documento de préstamo. Después de iniciar la ejecución de archivo, el sistema efectúa verificaciones de los documentos de los préstamos seleccionados.
El programa de archivo comprueba si se pueden archivar los documentos en las posiciones y la cabecera del documento y verifica en varios documentos que se haya realizado la compensación total por pagos, agrupándolos por diario o unidades de referencia y relaciones de agrupación.

Si la verificación encuentra que uno de las condiciones previas de un documento no se cumple, el sistema no archiva todo el documento. En este caso se anula la fecha clave de archivo para el préstamo relevante.

Anulación de fecha clave y exclusiones de archivo

La fecha estándar que se indicó para el archivo de documentos de préstamo se modifica para las combinaciones de documentos siguientes:

·        Si la fecha clave de archivo no coincide con una fecha de compensación de reembolso para anualidades o un préstamo fraccionado, la fecha clave de archivo de todos los documentos de préstamo se sustituye por la fecha de compensación.

·        Como el sistema archiva sólo las posiciones del Debe que se compensan completamente en la fecha de pago indicada, la fecha clave de archivo para un préstamo se cambia por la fecha en la cual se compensan todas las posiciones del Debe anteriores.

·        Si no todos los documentos de un préstamo creados en un traslado de capital, un reembolso o un pago, agrupados por un diario o una unidad de referencia, se encuentran dentro del período de archivo, también se modifica la fecha clave de archivo.

Utilizando la función BadI Restablecer fecha clave, disponible en el Customizing de Archivo de la Gestión de préstamos, también puede modificar la fecha clave de archivo y la fecha de pago indicada para cada préstamo.

Los documentos siguientes no se archivan dentro de una ejecución de archivo:

·        Si un préstamo aún contiene partidas abiertas situadas en el período de archivo, el sistema emite un mensaje de advertencia y no se archivan los documentos de este préstamo que se encuentren tras las partidas abiertas.

·        Si un préstamo contiene todavía datos maestros o datos de movimientos pendientes para la liberación, el sistema no archiva los documentos para este préstamo.

·        Un documento de un préstamo no se archiva si se contabiliza en el período de archivo pero se ha anulado después de la fecha clave de archivo válida. Sin embargo, el resto de documentos para este préstamo sí se archivan.

Efectos

Cuando se implementa la función de archivo, hay un gran número de funciones de préstamo que se limitan para el período de archivo correspondiente porque los documentos originales archivados para la Gestión de préstamos ya no están disponibles. Por ejemplo, los registros de reorganización se visualizan en el flujo de caja con un indicador especial pero no tienen la base de cálculo relevante. En el extracto de cuenta se visualizan los registros de reorganización, seleccionados por un icono, pero no es posible visualizar un documento individual o un documento FI. Tampoco es posible calcular el importe de capital dentro del período de archivo.

Es necesario tener presente que hay algunas limitaciones funcionales, no sólo en la Gestión de préstamos, sino también en las relacionadas con otros componentes.

Autorizaciones

El objeto de autorización T_CML_ARCH controla el funcionamiento de los distintos programas de archivo (para escribir, borrar, recargar y visualizar archivos). Puede visualizar este objeto en el menú, en Herramientas ® Gestión ® Actualización de usuarios ® Sistema de información ® Objetos de autorización ® Por nombre de objeto, texto.

Para obtener más información, véase Verificación de autorización.

También necesita las autorizaciones generales siguientes:

·        S_ADMI_FCD para la impresión y la utilización de SPOOL

·        S_BTCH_JOB para el tratamiento de lotes

Cree las autorizaciones utilizando la transacción PFCG.

Log

Para cada programa de archivo (para archivar, borrar o recargar) se puede conseguir que el sistema visualice un log estándar y un log de aplicación (mediante el report Evaluar log de aplicación, transacción SLG1) que contenga información detallada para cada préstamo.

Funciones

Las funciones siguientes están a su disposición en el archivo de datos del documento de préstamo:

·        Archivo de documento de datos

·        Verificación de si los documentos se pueden archivar

·        Visualización del status de archivo

·        Visualización de documentos individuales

·        Recarga de documentos archivados

·        Cómo fijar o borrar un bloqueo de archivo

·        Gestión de archivos

Actividades

Seleccione Gestión de posiciones ® Operaciones periódicas ® Reorganización ® Archivo.

Si desea utilizar la transacción general SARA (también disponible en Herramientas ® Gestión ® Gestión ® Archivo de datos), en la cual se debe introducir el objeto de archivo CMLDOCUMNT - Documentos de préstamo, tenga en cuenta que tendrá limitaciones funcionales importantes. Por ello, ejecute las funciones de archivo utilizando la Gestión de préstamos.