En el transcurso de las últimas décadas, ciertas industrias, como la farmacéutica o la alimentaria, deben cumplir una normativa más estricta con respecto a la documentación y la autorización de sus procesos (como, por ejemplo, las directrices sobre Buenas prácticas de fabricación (GMP), que definió la U.S. Food and Drug Administration y que se han convertido en una norma internacional).

Además, el incremento en el uso de sistemas electrónicos de proceso de datos en las empresas también requiere mecanismos de seguridad para proteger datos digitales. La legislación del tipo Final Rule on Electronic Records and Electronic Signatures, 21 CFR, parte 11, emitida por la FDA refleja esta necesidad.

Por esta razón, el sistema SAP incluye la firma digital, una herramienta que le permite firmar y autorizar datos digitales. La firma digital garantiza la identificación unívoca del firmante de un documento digital y el registro de la denominación del firmante junto con el documento firmado, la fecha y la hora. Puede utilizar firmas digitales para autorizar documentos u objetos de las siguientes clases:

Para que pueda trabajar con firmas digitales, se deben cumplir los siguientes requisitos en el sistema SAP:

• Ha activado la firma digital para el tipo de objeto correspondiente (salvo logs de lote). Para obtener más información, véase la documentación de la aplicación relevante (véase Véase también: más arriba).

• Ha asignado las autorizaciones necesarias para ejecutar firmas digitales a los usuarios relevantes (véase el Customizing para el objeto de firma relevante). Se incluye:

• La autorización adecuada para el objeto que se debe firmar
• Si utiliza estrategias de firma (véase Características más abajo), la autorización para la firma individual o el grupo de autorización correspondientes (objeto de autorización C_SIGN_BGR Grupo de autorización para firmas digitales)

El sistema SAP distingue entre los siguientes métodos de firma:

• Firma de sistema autorizada por el ID de usuario y la clave de acceso

• Firma de usuario digital con comprobación

• Firma de usuario digital sin comprobación

El sistema SAP proporciona diversas funciones para realizar el proceso de firmas. Puede utilizar estas funciones para los objetos de firma individuales según sus necesidades. Esta sección contiene una breve descripción de las funciones disponibles. La tabla que sigue muestra cuál de las funciones está a su disposición para qué tipo de objeto.

Si utiliza la firma simple para un objeto de firma, sólo una persona autorizada firma este objeto.

Las estrategias de firmas se pueden ejecutar sincrónica o asincrónicamente según el objeto de firma.

Una vez se haya provocado un proceso de firmas sincrónico, se debe concluir sin interrupción. Sólo después de que se haya ejecutado la última firma requerida, se puede llamar una nueva función o una actividad. Si se interrumpe el proceso de firmas antes de haber concluido, no se graba ninguna firma. Las firmas que ya se han ejecutado también se deben repetir.

En un proceso de firmas asincrónico, los firmantes ejecutan su firma de manera independiente. El proceso de firmado se puede interrumpir después de cada firma y el firmante siguiente lo puede retomar en cualquier momento.

El sistema muestra la descripción del tipo de objeto de firma correspondiente como motivo de la firma, en la ventana de diálogo en la cual el usuario ejecuta la firma. Según la aplicación, puede aparecer un texto suplementario con más detalles sobre el objeto firmado.

Tanto el motivo de la firma como el texto específico de la aplicación forman parte del documento firmado. Éste se añade al documento en el idioma en el cual se ejecutó la firma.

Según el tipo de objeto de firma, el firmante y el usuario conectado al sistema deben ser el mismo. En este caso, cuando se ejecuta la firma el sistema fija por defecto el nombre del firmante. No puede sobrescribir el nombre del usuario. Al documento firmado se añaden el ID de usuario y el nombre completo del firmante.

Siempre que ejecuta una firma digital puede registrar un comentario. Sin embargo, en algunos tipos de objeto es obligatorio registrar un comentario. El sistema no acepta la firma hasta que ha registrado un texto en el campo de comentario. En ambos casos, el comentario forma parte del documento firmado.