Por norma, las condiciones se negocian y se actualizan individualmente para cada organización de compras. Sin embargo, si se ha configurado el sistema de esta manera, también se puede acceder y utilizar las condiciones que otra organización de compras (la organización de compras de referencia) ya ha negociado, o facilitar las condiciones negociadas por su propia organización de compras a otras organizaciones.

El objetivo es que condiciones ventajosas ya negociadas por la organización de compras de referencia y almacenadas en el sistema en forma de condiciones y pedidos abiertos puedan estar disponibles para otras organizaciones de compras predefinidas. Dicho de otra manera, se trata de trabajar con condiciones y pedidos abiertos válidos para todas las organizaciones de compras.