Esta sección describe:

• Las diversas clases de texto de los documentos de compras
• La creación y la edición de textos
• La actualización de textos estándar y su inclusión en los documentos de compras

El lugar en que aparece un texto concreto en un documento de compras depende de la clase de texto correspondiente. Al introducir un texto concreto, el sistema determina la posición en la secuencia de información en la que se debe imprimir este texto según la clase de texto especificada.

Las clases de texto son variables; es decir, las clases de texto utilizadas en su sistema puede definirlas el responsable del sistema por medio del Customizing.

El texto de cabecera es texto que pertenece a todo el documento. En el formulario estándar, el texto de cabecera se imprime al principio del documento, después de los datos de cabecera (dirección del proveedor, número de documento, persona de contacto, etc.).

Como el texto de cabecera se presenta al principio del documento impreso, debe reservarse para informaciones a las que el proveedor debe prestar especial atención. Un ejemplo para un texto de cabecera son las instrucciones de licitación especiales, que deben aparecer al principio de una petición de oferta.

La nota de cabecera es para uso interno; el texto no aparece en el documento impreso.

La nota de cabecera puede utilizarse para escribir una nota interna relacionada con el documento de compras correspondiente. Por ejemplo, se podría tratar de una nota interna que indique que ha habido un problema de control de calidad por parte del proveedor. Otros usuarios que visualicen el documento podrán ver la información, pero ésta no se enviará al proveedor.

Se trata de textos que corresponden a una posición individual. El texto de la posición se imprime después de los datos de posición (es decir, el número de material y una breve descripción, la cantidad, el precio, etc.).

A continuación se dan algunos ejemplos de clases de texto de posición definidas en el sistema estándar.

Descripción detallada de un material pedido. Este texto se puede introducir además del texto de la posición copiado del registro info o del registro maestro de materiales.

Texto del registro info de compras. Este texto puede reemplazar o complementar el texto de pedido del registro maestro de materiales.

Descripción del registro maestro de materiales. Este texto se toma de los datos de compras del registro maestro de materiales.

Texto con las instrucciones de entrega. Si las instrucciones de entrega para la posición difieren de las del resto del documento, se pueden introducir en este texto.

Los textos del anexo tienen la misma función que el texto de cabecera, ya que se aplican al documento entero. Sin embargo, se imprimen después del cuerpo del documento. Ejemplos para textos de anexo son los textos estándar de elementos repetitivos y renuncias que aparecen a menudo en un tipo de letra pequeña al dorso de un pedido.

Esta sección trata algunas opciones y consideraciones especiales para la introducción de textos en los documentos de compras.

El primer paso consiste en decidir la clase de texto a la que se asigna el texto (es decir, cabecera, posición, etc.). Para seleccionar la clase de texto, acceda al documento en modo Crear o Modificar; a continuación, seleccione una de las funciones que se muestran en la tabla siguiente.

Los textos de compras se introducen utilizando el editor SAPscript. El editor SAPscript es un editor de texto multifuncional que se utiliza en muchas aplicaciones de SAP.

El SAPscript permite aplicar formatos de carácter y de párrafo en el texto para dar un aspecto profesional a sus documentos de compras impresos. Por ejemplo, se puede aplicar al texto un estilo de párrafo e imprimirlo utilizando un tipo y tamaño de letra predefinidos como, por ejemplo, Helvética o Times Roman.

Al imprimir un texto, éste se edita automáticamente. El formato depende de la clase del formulario de compras seleccionado: el pedido, la confirmación de pedido o el recordatorio/reclamación de entrega.

El formulario de compras contiene estilos de párrafo predefinidos que determinan, por ejemplo, la sangría y los fonts del texto. El formulario determina la edición de párrafo predeterminada que debe aplicarse a una clase de texto determinada (por ejemplo, un texto de posición se sangra 10 espacios y se imprime en Courier). Si la columna que se encuentra más a la izquierda (la columna de clave de párrafo) del editor de texto contiene un asterisco (*), se aplica el formato de párrafo estándar del formulario.

También puede aplicar a los textos una edición de párrafo propia. Sólo es necesario introducir el formato de párrafo deseado en la columna de clave de párrafo.

Los textos estándar son textos reutilizables que se imprimen en los documentos de compras. Algunos textos estándar están predefinidos para el documento. Por ejemplo, el texto para recordatorios viene determinado centralmente por la gestión del sistema. También se pueden crear y tomar como referencia textos estándar propios en los documentos de compras.

Si tiene que introducir con frecuencia un texto concreto, puede crear el texto en un módulo de texto estándar. A continuación, se puede hacer referencia a los módulos de texto estándar en los textos para los documentos de compras.

Por ejemplo, suponga que la política de su empresa es incluir una cláusula de indemnización en los pedidos abiertos o pedidos de servicios. Es posible crear un módulo de texto estándar con la cláusula de indemnización bajo la denominación PUR_INDEMNITY, usando el prefijo "PUR" como convención para la definición de nombres de textos de compras.

Para hacer referencia al texto estándar desde el texto del anexo de un pedido abierto, por ejemplo, se usa el comando INCLUDE:

/: INCLUDE PUR_INDEMNITY ID ST

Siendo /: el estilo de párrafo para los comandos y ST el ID de documento de los textos estándar.

Con el sistema se proporcionan determinados textos de compras, que pueden asignarse a un documento de compras en el Customizing. Un ejemplo de textos estándares son los textos para recordatorios y cartas de reclamación, o el texto de cierre al final de un pedido.

Puede adoptarse un texto estándar de SAPScript o un texto de registro maestro de materiales en el documento de compras. La "transferencia" de un texto significa que éste se copia y se guarda en el documento en cuestión.

Los textos existentes se transfieren a o se copian en un documento para asegurar que las modificaciones posteriores que se realicen en el texto fuente no afectarán al texto del documento. Por ejemplo, si una posición del pedido abierto hace referencia al texto del pedido en el registro maestro de materiales, todas las modificaciones que se realicen en el texto del pedido del registro maestro de materiales se aplicarán automáticamente al pedido abierto y, de esta forma, a las órdenes de entrega para pedido abierto emitidas contra el pedido abierto. Para evitar esto, se transfiere el texto del registro maestro de materiales al pedido abierto (es decir, se copia en el primero y se almacena en el segundo). Esto permite modificar el texto de pedido únicamente en el pedido abierto, sin que ello afecte al texto de pedido del registro maestro de materiales.

Se puede incluir el contenido de un campo de base de datos en cualquier punto del texto. La ventaja de hacer referencia a un campo de base de datos es que, en el documento impreso, se visualizará un valor específico del documento.

1. Determine la denominación completa del campo de base de datos.

2. Trate el texto deseado. Introduzca el nombre de campo en cualquier posición del texto, enmarcándolo con el signo "&" (por ejemplo, &EKPO-MATNR&).