Generación automática de pedidos de solicitudes de pedido 
Generación automática de pedidos de solicitudes de pedido
Utilización
El Sistema SAP puede convertir automáticamente solicitudes que se han asignado a fuentes en pedidos.
Esta función se puede ejecutar tanto en modo interactivo como en proceso de fondo.
Durante la conversión, el sistema trata de consolidar tantas posiciones de solicitud de pedido como sea posible para formar un pedido. Normalmente, crea un pedido cuyo contenido forma un conjunto, para cada organización de compras, proveedor y pedido abierto.
Se pide un PC, una impresora y software en varias posiciones de solicitud de pedido. La organización de compras A es la responsable de comprar este equipo. El sistema determina el pedido abierto 10 con el proveedor Smith como fuente de aprovisionamiento de forma que todas las posiciones de solicitud de pedido quedan cubiertas por una orden de entrega emitida mediante el pedido abierto 10.
En una ejecución en proceso de fondo, al definir las parametrizaciones previas adecuadas, se puede garantizar que posiciones de distintas solicitudes de pedido se consoliden para formar un único pedido (por ejemplo, un pedido por proveedor y centro receptor en cada caso).
Si el sistema no puede completar las funciones de determinación de fuente de aprovisionamiento y de tratamiento posterior para todas las posiciones (por ejemplo, debido a la falta de datos o a la ausencia de fuentes únicas), genera una lista de posiciones no tratadas para que las procese manualmente.
Recomendación
El tratamiento automático está recomendado cuando se tiene un sistema actualizado correctamente en el cual es probable que la mayoría de posiciones de solicitud de pedido se puedan convertir en documentos subsiguientes sin necesidad de una intervención manual. Las condiciones previas para un tratamiento automático satisfactorio son a) las fuentes de aprovisionamiento están disponibles para todas las posiciones y b) el sistema sólo puede identificar una fuente para los materiales o servicios pedidos de entre las distintas fuentes posibles (por ejemplo, basándose en las entradas en libro de pedidos, designación de "proveedores regulares" y utilización de regulaciones por cuotas).
Si sólo existen un número reducido de fuentes en el sistema, se recomienda el tratamiento manual.
Condiciones previas
El sistema marca solamente aquellas solicitudes para la generación automática de pedidos para las que se ha fijado el indicador Pedido automático tanto para el material como para el proveedor.
El sistema sólo puede generar pedidos a partir de solicitudes de pedido a las que ya se ha asignado una única fuente de aprovisionamiento.
Actividades
En el sistema existen solicitudes de pedido con fuentes asignadas.
Para generar pedidos a partir de estas solicitudes de pedido automáticamente, proceda del siguiente modo:
En caso necesario, fije el indicador Omitir posiciones erróneas.
También se puede realizar la función como prueba. Para hacerlo, fije el indicador Ejecución de test. Entonces podrá ver, por ejemplo, cuántos pedidos se generan desde la lista de solicitudes.
Fije el indicador Log detallado si desea ejecutar la función y grabarla en log en proceso de fondo. El log muestra los pedidos que se han generado, y cuáles de ellos son erróneos. También ofrece información detallada sobre la fuente del error de cada posición de solicitud errónea.
(Si ejecuta la función en modo interactivo, obtendrá información detallada sobre posiciones erróneas con un doble clic en la línea correspondiente.)
– Programa ® Ejecutar,
– Programa ® Ejecutar e Imprimir o
– Ejec.proceso fondo.
Si ejecuta el programa en proceso de fondo, se mostrará una ventana de diálogo en la que deberá especificar y grabar los parámetros de impresión antes de iniciar la función.
Posibles situaciones de error y reacción del sistema
Esta sección expone las posibles situaciones de error y la manera en la que el sistema reacciona frente a ellas.
Una posición de solicitud no se puede convertir en pedido en los siguientes casos:
Omitir posiciones erróneas
Si se ha especificado que se omitan las posiciones erróneas y existe una solicitud de pedido con diez posiciones, una de las cuales es errónea, el sistema genera un pedido con nueve posiciones. El pedido se puede transmitir (quizás automáticamente) al proveedor. El error se graba en log y la posición errónea debe tratarse posteriormente.
Ventaja:
Mínimo esfuerzo en tratamiento posterior:
Debe tratar posteriormente una posición.
Inconveniente:
Las posiciones de solicitud de pedido, que en realidad van juntas, no están cubiertas por un pedido único (pedido 1: 1 PC; pedido 2: software de PC). Deberá efectuar un mayor esfuerzo para comunicarse con su proveedor.
No omitir posiciones erróneas
Ventajas:
Las posiciones de solicitud que forman un conjunto lógico se mantienen juntas en el pedido. (El pedido 1 tiene dos posiciones: posición 1 para un PC, posición 2 para software de PC.) Se consideran los valores mínimos de pedido por pedido. Deberá efectuar un menor esfuerzo para comunicarse con su proveedor.
Inconveniente:
Deberá efectuarse un mayor esfuerzo en el tratamiento posterior.
Hay que tratar posteriormente las diez posiciones sin excepción.
Tratamiento posterior manual
Todas las solicitudes de pedido para las cuales el sistema no ha podido generar pedidos (porque se bloqueó al proveedor en el libro de pedidos después de crearse la solicitud de pedido, o bien porque no existe ningún precio para el material, por ejemplo) aparecen en un log. Para convertir estas solicitudes en pedidos deberá realizar un tratamiento posterior.