Esta sección proporciona un resumen del aprovisionamiento externo en el sistema MM.
Se ocupa de:

• La diferencia entre el aprovisionamiento de materiales de almacén y el aprovisionamiento para el consumo directo

• Las imputaciones relativas a materiales de almacén y a materiales destinados al consumo directo

• Las formas de aprovisionamiento externo

En el Sistema MM se puede hacer aprovisionamiento para el almacén o bien para el consumo directo. Por ejemplo, en el pedido se puede determinar el objetivo para el cual se suministran los materiales pedidos.

Esta sección describe las diferencias entre el aprovisionamiento para el stock o para el consumo directo en el sistema MM.

Un material de almacén es un material gestionado en stock. Este tipo de materiales se guardan en almacén después de una entrada de mercancías. Cuando se reciben o emiten mercancías de almacenes, el stock en almacén se incrementa o reduce por el importe de la cantidad recibida o emitida.

Cuando se pide un material para stock, el sistema no necesita una imputación. Esto es porque las contabilizaciones en el stock apropiado y en las cuentas de consumo se realizan automáticamente después de cada movimiento de mercancías (por ejemplo, después de haber recibido o emitido un material del almacén). Además, se actualiza el valor y la cantidad del material de almacén en el registro maestro de materiales.

Al efectuar aprovisionamiento para consumo directo, se especifica el objetivo del consumo introduciendo una imputación (por ejemplo, un centro de coste). En la entrada de mercancías, el material o servicio se considera consumido.

Cuando se suministra un material para su consumo directo, las cuentas de consumo en la Gestión financiera se contabilizan al registrarse la entrada de mercancías. La cantidad total y el valor de los stocks existentes del material no están afectados.

Para cada posición de un documento de compras, se especifica si el aprovisionamiento es para stock o para consumo directo. En un documento de compras, se pueden indicar posiciones, con o sin imputaciones.

Si se piden materiales de almacén, el material pedido debe tener un registro maestro de materiales. Si se piden materiales de consumo, el material pedido puede tener un registro maestro de materiales.

Las imputaciones son posibles para los siguientes documentos de compras:

• Solicitudes de pedido
• Pedidos
• Contratos marco

Antes de pedir un material o un servicio a un proveedor, se tiene que decidir el instrumento de compras que se desea utilizar. Esta sección describe las tres formas básicas de aprovisionamiento externo soportadas por el componente MM Compras:

• Pedidos únicos
• Contratos a más largo plazo con la emisión posterior de órdenes de entrega
• Planes de entregas a más largo plazo y repartos

Se utilizan pedidos únicos para materiales o servicios que no se piden regularmente.

Al crear un pedido único se puede hacer referencia a una solicitud de pedido, petición de oferta u otro pedido. Las condiciones actuales del proveedor para el material se toman del registro de información de compras al crear el nuevo pedido.

Para materiales que se pidan regularmente y en cantidad suficiente, se pueden negociar precio y condiciones a más largo plazo con el proveedor y registrarlos en un pedido abierto. En el pedido abierto, se especifica el período de validez y la cantidad prevista total o el valor total en dólares cubierto.

Al crear un pedido abierto, se puede hacer referencia a una petición de oferta u otro pedido abierto. La solicitud de pedido abierto (que representa una solicitud para configurar un pedido abierto a más largo plazo), puede simplificar también el proceso de entrada de datos al servir como documento de referencia.

Cuando se crean órdenes de entrega asociadas, la información se toma del pedido abierto. Las entregas individuales se efectúan basándose en las órdenes de entrega, que especifican la cantidad de pedido exacta y la fecha de entrega.

Si se pide un material regularmente para que se entregue según una programación exacta, se configura un plan de entregas. Este método de aprovisionamiento se utiliza generalmente cuando se necesitan entregas con fecha/hora exacta de suministro del proveedor (por ejemplo, en la industria del automóvil).

Como en el caso del pedido abierto, el material y las condiciones básicas se especifican en el plan de entregas. Una vez configurado el acuerdo, se pueden crear órdenes de entrega con repartos individuales especificando cantidades exactas, fechas de entrega y plazos durante cierto período de tiempo en el futuro.