Tarjeta de crédito con liquidación mediante la cuenta bancaria del empleado 

Objetivo

Esta variante de proceso se utiliza cuando sus empleados utilizan tarjetas de crédito de empresa personales con responsabilidad de empleado. El empleado recibe el efecto de tarjeta de crédito de sus propios gastos y paga este efecto utilizando su propia cuenta bancaria personal. Posteriormente, los gastos de desplazamiento autorizados se reembolsan al empleado.

Condiciones previas

Para poder utilizar esta variante de proceso de compensación de tarjeta de crédito, debe asegurarse de que ha cumplido los requisitos generales indicados en Compensación de tarjeta de crédito, así como los indicados a continuación:

·        Datos maestros de personal

Debe introducir el número de la tarjeta de crédito de empresa personal del empleado en infotipo 0105 (comunicación), subtipo 0011 (número de tarjeta de crédito). El período de validez para el infotipo debería ser el mismo que el período de validez para la tarjeta de crédito.
Gestión de viajes ® Entorno ® Actualizar datos maestros
Debe comunicar también el número de personal a la empresa de la tarjeta de crédito y gestionar un procedimiento para emprender y comunicar cualquier modificación futura.

·        Customizing de gestión de viajes

Necesita configurar clases de gastos de desplazamiento para los comprobantes individuales en el Customizing. En estas clases de gasto se debe considerar la posición A ser reembolsado al empleado y se deben asignar a la clave de transacción de la empresa de la tarjeta de crédito correspondiente.
Actividad: Definición de una tabla de asignaciones para la compensación de tarjetas de crédito.
Vista: Asignar transacciones de tarjeta de crédito a clases de gastos de desplazamiento.

Flujo de procesos

·        Cada empleado recibe una tarjeta de crédito de empresa personal para pagar sus gastos de desplazamiento. El empleado recibe un extracto de cuenta mensual, que sirve de factura, de la empresa de la tarjeta de crédito y debe pagar los importes pendientes utilizando su propio fondo presupuestario personal en un espacio de tiempo determinado.

·        La empresa dispone una fecha de pago con el proveedor de la tarjeta de crédito que permite que el empleado pida sus gastos de desplazamiento y le sean reembolsados por la empresa, antes de que tengan que pagar la factura a la empresa de la tarjeta de crédito.

·        Para que el empleado pueda concluir su liquidación de gastos de desplazamiento tan pronto como sea posible, la empresa recibe un fichero de tarjeta de crédito con los datos variables de la empresa de la tarjeta de crédito diariamente (días laborables solamente). Este fichero se importa en SAP Gestión de viajes y se añaden automáticamente las transacciones a las liquidaciones de gastos de desplazamiento apropiadas o bien las añade manualmente el empleado. Igualmente, se añade cualquier información adicional según sea necesario.

·        No es necesario que usted, como empresa, le pague al empleado ningún anticipo antes del viaje; tampoco es necesario que compare los gastos de desplazamiento planificados y reales incurridos. El empleado concluye estas tareas por usted. Sin embargo, debe asegurarse de que sea posible realizar siempre la verificación y el reembolso de gastos de desplazamiento antes de la fecha de pago necesaria para la empresa de la tarjeta de crédito (la fecha para introducir gastos de desplazamiento).

 

Ejemplo de contabilización

 500      EUR Gastos de desplazamiento pagados utilizando la tarjeta de crédito de empresa personal.

   10      EUR Gastos privados pagados también utilizando la tarjeta de crédito de empresa personal.

 

	Gastos			Proveedor de empleado
1)	500	-		-	500

 

1)       Importe CCF (fichero de tarjeta de crédito), liquidación de gastos de desplazamiento

Los gastos privados, que se pagaron utilizando la tarjeta de crédito de empresa personal, no se introducen en la liquidación de gastos de desplazamiento y el empleado los borra de la memoria intermedia de comprobantes. El empleado paga a continuación los gastos totales (510 EUR) a la empresa de la tarjeta de crédito.