Gestión de extractos 

Utilización

Cuando los informes se graban en extractos, es posible acceder a los datos en cualquier momento sin tener que seleccionarlos en la base de datos.

La gestión de extractos permite:

·        Visualizar extractos

·        Imprimir extractos

·        Modificar la prioridad del extracto

·        Modificar la fecha de caducidad de los extractos

·        Borrar extractos

Tras efectuar un upgrade, no se podrán visualizar los informes grabados como extractos. No obstante, los extractos sí se podrán seguir visualizando, tras efectuar un upgrade en el nivel de actualización del Sistema R/3.

Condiciones previas

Los informes se deberán haber grabado como ficheros de extracto. Para obtener más información, véase Creación de extractos.

Procedimiento

...

       1.      En cualquier pantalla Crear/Modificar/Visualizar/Ejecutar grupo de informes, seleccione Utilidades ® Extractos ® Visualizar/Borrar/Imprimir/Modificar fecha caducidad, dependiendo de la función que desee utilizar.

Aparecerá la pantalla Report Writer: Gestionar extractos.

También se puede acceder a la gestión de extractos desde la pantalla Ejecutar grupo de informes: Acceso. Utilice el pulsador  Extractos de datos, al ejecutar un grupo de informes en la primera pantalla de selección mediante Entorno ® Índice de extractos...

       2.      Introduzca los criterios en función de los cuales deberán seleccionarse los extractos.

¡        Si busca un extracto en concreto, introduzca la descripción del mismo.

¡        Especifique si los extractos que se visualizarán serán los creados con su usuario u otro usuario concreto o bien si se visualizarán todos los extractos independientemente del usuario.

¡        Especifique el momento de creación de los extractos o bien si se generarán todos los extractos independientemente de la fecha.

¡        Seleccione los extractos de un grupo de informes concreto o bien indique un intervalo de grupo de informes.

¡        Los extractos se pueden seleccionar en función de la prioridad. La selección también se puede limitar a los extractos no leídos.

¡        Si desea especificar los criterios de selección con más detalle (por ejemplo, en función de una característica específica o un grupo de características), seleccione  Otras selecciones e introduzca los nuevos criterios. La cantidad de condiciones de selección se puede ir ampliando según convenga. También es posible borrar las condiciones de selección introducidas.

       3.      Seleccione .

El sistema visualiza una lista de los extractos que cumplen los criterios de selección introducidos.

       4.      Seleccione el extracto que desee y marque una de las funciones siguientes:

...

                            a.      Visualizar extracto

Seleccione .

                            b.      Imprimir extracto

Los extractos se pueden imprimir de inmediato o en proceso de fondo.

§         Para imprimir los extractos seleccionados, seleccione  Extractos e introduzca el dispositivo de salida y los demás parámetros relativos al control de impresión.

§         Para imprimir en proceso de fondo, seleccione  Impresión de fondo y especifique el momento en que deberá iniciarse el job.

                            c.      Modificar la prioridad del extracto

Seleccione  y modifique la prioridad del extracto.

                            d.      Modificar fecha de caducidad

También se puede modificar la fecha de caducidad especificada en el momento de crear el extracto.

Seleccione . Para que el extracto se borre automáticamente después de un período concreto, introduzca el número de días en la ventana de diálogo Modif.fecha caducidad, concretamente en Vence en o bien seleccione Vence el e introduzca una fecha de caducidad.

Si no desea que el extracto se borre después del período especificado, seleccione Sin fecha caducidad. Esta opción es recomendable en caso de que el informe sea necesario durante un período indeterminado o si tarda bastante tiempo en ejecutarse.

Seleccione  para salir de la ventana de diálogo y grabar las entradas.

                            e.      Borrar extracto

Una vez borrado el extracto, no se podrá recuperar.

Seleccione  para borrar los extractos. Si se responde Sí a la pregunta sobre si los extractos seleccionados deben borrarse, se borrarán los extractos.

Para obtener información sobre las opciones de la gestión de extractos, véase la guía de implementación para Contabilidad de centros de coste, en Sistema de información ® Opciones de usuario ® Especificar opciones para la gestión de extractos.