Como regla básica, la transferencia de datos de activos fijos debería realizarse por completo una vez antes de que una sociedad se convierta en productiva para la Contabilidad de activos fijos. Sin embargo, en algunos casos, puede ser necesario transferir datos de un sistema existente a una sociedad productiva de la Contabilidad de activos fijos. Normalmente, el motivo es que no se han podido transferir todos los datos directamente en la transferencia inicial, ya que:

• Los datos se gestionaron en un sistema externo.

• Las sociedades se deben fusionar.

En el Sistema R/3 hay dos posibles soluciones. Sólo la primera de estas soluciones garantiza que los saldos sean unívocos, correctos y continuos en el Sistema R/3. Si se utiliza la segunda solución, no será posible comparar los saldos iniciales en el cuadro de activos fijos del ejercicio de transferencia (es decir, del ejercicio en curso) con los saldos finales en el cuadro de activos fijos del último ejercicio. Si utiliza la segunda solución, estos problemas con la reconciliación ocurren tanto en la Contabilidad de activos fijos como en el libro mayor.

En cualquier caso, la continuidad de los saldos se restablece en los ejercicios posteriores a la transferencia de datos de sistemas externos.

Si se utiliza esta solución, no se podrán transferir datos antiguos mediante las funciones de transferencia de datos de activos fijos. Por el contrario, se deberán contabilizar las altas de activo fijo aplicables en el ejercicio en curso.

En el Sistema R/3, no es necesario actualizar la continuidad de los saldos de cuentas para los ejercicios cerrados; se puede efectuar la transferencia posterior utilizando la función de transferencia de datos de activos fijos. Recuerde que:

• Debe cerrar los ejercicios anteriores a la segunda transferencia de datos. No puede volver a abrir estos ejercicios bajo ninguna circunstancia. Para una transferencia al final del ejercicio, eso se aplica hasta el ejercicio en el que se realiza la segunda transferencia de datos de activos fijos, este ejercicio inclusive (momento de la carga inicial = 31/12/AAAA=> AAAA debe estar cerrado). Si el momento de la carga inicial es durante el ejercicio, se aplicará hasta el ejercicio anterior al ejercicio en curso (momento de la carga inicial = 31/03/AAAA = > AAAA-1 debe estar cerrado).

• Antes de la segunda transferencia, deberá fijar el status de sociedad a Transferencia de datos de activo fijo sin finalizar aún (en el Customizing para Contabilidad de activos fijos, seleccione Preparación para la entrada en productivo).

• En ningún caso está autorizado a utilizar las operaciones de activos fijos antiguos para activos fijos transferidos durante la primera transferencia. También es muy importante asegurarse de que no se hacen nuevas contabilizaciones en la sociedad al realizar la segunda transferencia.

• Después de completar satisfactoriamente la transferencia, es obligatorio volver a fijar el status de la sociedad a Transferencia de datos de activo fijo finalizada.