Mensaje por correo electrónico 

Utilización

Puede enviar documentos de compras a un proveedor por correo electrónico.

Puede enviar también notas a un usuario interno desde el interior del documento de compras, en cuyo caso el receptor puede acceder directamente al documento relevante al procesar el correo electrónico (mail ejecutable).

Condiciones previas

Transmisión externa

Realizar las parametrizaciones de Customizing necesarias

·        El Sistema SAP está configurado para llevar a cabo la transmisión de mails externos.

·        La determinación de mensajes se ha definido en el Customizing para Compras.

Ha definido una estrategia de comunicación en el Customizing en Control de salida de mensajes ® Clases de mensaje ® Definir clases de mensaje para <Documento de compras> ® Actualizar clases de mensaje para <Documento de compras> en la etiqueta Valores propuestos, para que si no se puede encontrar ninguna dirección de correo electrónico, por ejemplo, el sistema envíe un fax.

Es necesario registrar la siguiente información:

Datos	Valor	Comentarios
Clase de mensaje Estrategia de comunicación	P. ej., NEU Seleccione una estrategia de comunicación o cree una nueva. Mediante la Ayuda para entradas, puede pasar a la función de actualización para estrategias de comunicación. Seleccione  en la ventana siguiente.	Introduzca los datos necesarios en la etiqueta Valores propuestos de la pantalla detallada para la clase de mensaje ().
Procesamiento de rutinas Medio Programa Rutina FORM	5 (Transmisión externa) SAPF06P (p. ej. para pedido) ENTRY_NEU	Las entradas son idénticas a las de la salida en impresora.
Funciones de interlocutor	P. ej., LF/transmisión externa

 

Actualizar datos maestros

·        Deben haberse creado registros de mensajes mediante la actualización de datos maestros (menú Compras). (Véase Crear registros de mensajes)

Registre los datos necesarios, por ejemplo, rol LF (proveedor), medio 5 (transmisión externa) y la fecha y hora 4 (enviar inmediatamente una vez grabados).

SAP recomienda que trabaje con la fecha y hora 4, para que los mensajes de correo electrónico creados se envíen inmediatamente.

Si trabaja con la fecha y hora de tratamiento 1 (enviar mediante job programado periódicamente), debe planificar el programa RSNAST00 periódicamente para emitir mensajes, a fin de que se creen mensajes y se envíe el correo electrónico.

·        En el registro maestro de proveedores se guarda una dirección de correo.

·        En el registro maestro de usuarios se guarda una dirección de correo electrónico.

Observe que también debe actualizar una dirección de correo electrónico para los IDs de usuario con los que se llevan a cabo jobs de fondo.

Transmisión interna

Realizar las parametrizaciones de Customizing necesarias

Ha actualizado las parametrizaciones del Customizing para Compras en Mensajes, control de salida ® Clases de mensaje ® Definir clases de mensaje para <Documento de compras> ® Actualizar clases de mensaje para <Documento de compras>.

Es necesario registrar la siguiente información:

Datos	Valor	Comentarios
Clase de mensaje Fecha y hora de transmisión   Medio de transmisión (medio de salida) Función del interlocutor	P. ej., MAIL P. ej., 4 (enviar inmediatamente una vez grabado) 7 (SAPoffice) PM (interlocutor de mail)	Introduzca los datos necesarios en la etiqueta Valores propuestos de la pantalla detallada para la clase de mensaje ().
Título y textos de correo electrónico	P. ej., correo electrónico de la orden de compra
Procesamiento de rutinas Medio Programa Rutina FORM	7 (SAPoffice) RSNASTSO SAPOFFICE_AUFRUF
Funciones de interlocutor	P. ej., SAPoffice/PM SAPoffice/LF

Actualizar datos maestros

Deben haberse creado registros de mensaje para la clase de mensaje MAIL mediante el mantenimiento de datos maestros (menú Compras). (Véase Crear registros de mensajes)

 

Para obtener más información sobre transmisión interna y externa de correos electrónicos, consulte la documentación básica en Business Workplace (BC-SRV-GBT).

Encontrará más información sobre la transmisión externa en la documentación básica en SAPconnect y en el apartado Envío externo en el sistema SAP

Actividades

Transmisión externa

Si ha especificado la fecha y hora de tratamiento 4 (enviar inmediatamente después de grabar), el sistema creará y transmitirá de inmediato un mensaje cuando grabe el documento de compras.

Si ha especificado la fecha y hora de tratamiento 1 (enviar mediante un job programado periódicamente), debe iniciar la salida de mensajes de correo electrónico manualmente.

Resultado

Los documentos creados se pueden visualizar en el sistema SAP en Oficina ® Puesto de trabajo ® Salida ® Documentos.

Transmisión interna

En la pantalla de mensaje de la aplicación Compras (p. ej., en el pedido), registre la clase de mensaje, el medio ( SAPoffice) y el rol ( MP = interlocutor de mail).

Seleccione  Medio de comunicación y registre su texto en la pantalla siguiente (<documento de compras>: Enviar con comentario). Registre el nombre y apellidos del usuario, por ejemplo, en el campo Receptor.

Mail ejecutable

Si desea insertar una transacción (porque desea que el receptor visualice un pedido, por ejemplo), seleccione Pasar a ® Parámetros de ejecución. Registre los datos necesarios, como el tipo de ejecución ( T= transacción), el elemento de ejecución (ME22N = modificar pedido), el sistema de ejecución y los parámetros FIJAR/TRAER (BES para el pedido).

Resultado

Si ha especificado enviar inmediatamente como fecha y hora de tratamiento , el usuario recibirá inmediatamente un mensaje o un documento cuando se grabe el pedido.

El usuario puede visualizar el mensaje que se le ha enviado mediante Oficina ® Puesto de trabajo ® Carpeta de entrada.

Si el documento que hay en su carpeta de entrada es un mail ejecutable, puede hacer clic en el botón derecho del ratón y acceder directamente al pedido relevante, por ejemplo, mediante el menú que se visualiza.