Anfang des InhaltsbereichsVorgehensweisen Lektion 3: Workflow anlegen Dokument im Navigationsbaum lokalisieren

Verwendung

Um den Ablauf des Genehmigungsprozesses im System zu definieren, legen Sie einen Workflow an, der aus einer Workflow-Definition und einer Mehrschrittaufgabe vom Typ Workflow-Muster besteht. Wenn Sie einen Workflow aus dem Workflow Builder heraus anlegen, legt das System die notwendige Mehrschrittaufgabe automatisch an.

Voraussetzungen

Sie befinden sich im Workflow Builder und eine initiale Workflow-Definition wird angezeigt.

Vorgehensweise

Workflow anlegen

  1. Wählen Sie Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt.

    2. Sie gelangen auf ein Dialogfenster, in dem Sie initiale Grunddaten zum Workflow erfassen müssen.

  2. Geben Sie ein (beliebiges) Kürzel und eine (beliebige) Bezeichnung für den anzulegenden Workflow ein.

    3. Kürzel: <ini_ws>

    Bezeichnung: <Workflow: Abwesenheitsmitteilung (ini)>

  3. Wählen Sie Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt.

    4. Sie gelangen auf das Dialogfenster Objektkatalogeintrag anlegen.

  4. Wählen Sie Lokales Objekt.

Das System hat jetzt eine achtstellige Nummer für Ihren Workflow vergeben. Diese Nummer setzt sich zusammen aus der dreistelligen Vorsatznummer (eine Einstellung im Customizing) und einer fünfstelligen Nummer, die aus einem Nummernkreis gezogen wird. Diese Nummer bildet zusammen mit den Buchstaben WS die Kennung Ihres Workflow. Notieren Sie sich die Kennung, um den Workflow später schneller aufrufen zu können.

Sie gelangen zurück zum Workflow Builder. Im Informationsbereich wird jetzt die Kennung des Workflow sowie sein aktueller Status angezeigt.

Grunddaten zum Workflow eingeben

  1. Wechseln Sie in die Grunddaten des Workflow. Wählen Sie Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt.

    2. Sie gelangen zur Anzeige der Grunddaten des Workflow, die sich in versionsabhängige und versionsunabhängige Daten aufteilt.

    Workflow-Beschreibung eingeben

  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte VersionsUNabhängig (Aufgabe) und dort auf die Registerkarte Beschreibung.
  3. Wählen Sie als Textart Aufgabenbeschreibung. Anschließend klicken Sie auf den Text Zum Bearbeiten des Texts bitte hier klicken.

    4. Sie gelangen auf das Bild Aufgabenbeschreibung, wo Sie mit dem SAPscript-Editor einen Text anlegen können.

  4. Geben Sie einen Text als Aufgabenbeschreibung ein. Sie können folgenden Vorschlag verwenden:

    5. <Mit diesem Workflow erfassen Sie eine Abwesenheitsmitteilung. Diese wird an Ihren Vorgesetzten zur Prüfung übermittelt. Über das Ergebnis der Prüfung erhalten Sie eine Mitteilung.

    Wird Ihr Antrag abgelehnt, so können Sie den Antrag überarbeiten und erneut zur Prüfung vorlegen oder ihn zurückziehen.>

  5. Wählen Sie Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt, um zur Bearbeitung des Workflow zurückzukehren.

    6. Bearbeiter festlegen

    Um das Starten des Workflow im Dialog zu erlauben, müssen Sie dem Workflow mögliche Bearbeiter zuordnen.

  6. Wählen Sie in der Anwendungsfunktionsleiste Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt.

    7. Sie gelangen auf das Bild Workflow-Muster: Bearbeiterzuordnung pflegen.

  7. Positionieren Sie den Cursor auf der Bezeichnung Ihres Workflow.
  8. Wählen Sie Eigenschaften...

    9. Sie gelangen auf das Dialogfenster Aufgabe.

  9. Setzen Sie das Kennzeichen Generelle Aufgabe.
  10. Wählen Sie Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt Übernehmen und anschließend Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt.

    11. Achtung

    Die Kennzeichnung Ihres Workflow als Generelle Aufgabe bedeutet, daß jeder Benutzer des Systems berechtigt ist, diesen Workflow im Dialog zu starten.

  11. Verlassen Sie die Grunddaten des Workflow, und wählen Sie Sichern.

Ergebnis

Sie haben einen Workflow mit seinen Grunddaten angelegt. Die notwendige Mehrschrittaufgabe wurde vom System automatisch angelegt.

Um eine Workflow-Definition zu erstellen, benötigen Sie Aufgaben, die als Schritte in der Workflow-Definition verwendet werden.

Ergänzende Informationen: Aufgaben

Eine Aufgabe kann entweder eine Einzelschrittaufgabe oder eine Mehrschrittaufgabe sein. In unserem Beispiel der Abwesenheitsmitteilung sind z.B. die Antragstellung und die Antragsprüfung Einzelschrittaufgaben. Der gesamte Prozeß der Bearbeitung eines Urlaubsantrags setzt sich aus diesen (und weiteren) einzelnen Schritten zusammen und stellt eine Mehrschrittaufgabe dar.

Hinweis

Generell wird in diesem Tutorial eine Einzelschrittaufgabe als Aufgabe bezeichnet. Nur falls eine Verwechselungsgefahr mit einer Mehrschrittaufgabe besteht, wird zwischen den Aufgabentypen explizit unterschieden. Ebenfalls wird der Begriff Workflow als Oberbegriff für Workflow-Muster (und damit die Mehrschrittaufgabe) und die Workflow-Definition verwendet. Eine genauere Unterscheidung findet nur bei einer Verwechselungsgefahr statt.

Weitere Informationen finden Sie unter Definition einer Mehrschrittaufgabe in der Dokumentation zum SAP Business Workflow.

Auf technischer Ebene besteht der wesentliche Unterschied zwischen Einzelschrittaufgaben und Mehrschrittaufgaben darin, daß

Eine Workflow-Definition setzt sich aus einer Abfolge unterschiedlicher Schritte zusammen (z.B. alle Schritte, die erforderlich sind, um einen Urlaubsantrag zu bearbeiten).

Standardaufgaben und Workflow-Muster sind mandantenunabhängig. Kunden- und Workflow-Aufgaben sind mandantenabhängig. Kunden- und Workflow-Aufgaben werden nicht mehr unterstützt, deshalb werden sie in diesem Tutorial nicht mehr verwendet.

Die Aktivität ist ein möglicher Schrittyp einer Workflow-Definition. Die Aktivität nimmt Bezug auf eine Aufgabe. Hierbei kann es sich sowohl um eine Einzel- als auch eine Mehrschrittaufgabe (Sub-Workflow) handeln.

Weitere Informationen finden Sie unter Aufgaben und Aufgabengruppen in der Dokumentation zum SAP Business Workflow.

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