Freitexte und Dokumente (SAP-Bibliothek - Spezifikationsverwaltung)

Freitexte und Dokumente

Verwendung

Um eine Bewertung näher zu beschreiben, können Sie zu ihr beliebige Freitexte erfassen sowie Dokumente zuordnen. Unter einem Dokument wird dabei eine Datei verstanden, die in der Dokumentenverwaltung verwaltet werden kann, d.h. ein Dokument kann z.B. eine Textdatei, eine Konstruktionszeichnung oder eine Graphik sein.

Beim Import von Spezifikationsdaten können Merkmale mit Phrasen bewertet sein, die noch nicht im SAP-System existieren. Damit die Phrasen nicht verloren gehen, können Sie diese als merkmalabhängige Freitexte anlegen.

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen sind nötig, damit Sie merkmalabhängige Freitexte definieren können:

Sie haben im Customizing der Produktsicherheit in der IMG-Aktivität Freitextarten festlegen die gewünschte Freitextart als merkmalabhängig markiert.

Hinweis

Im Customizing der Produktsicherheit können Sie zu einer merkmalabhängigen Freitextart zusätzlich angeben, wieviele Freitexte einem Merkmal pro Freitextart maximal zugeordnet werden dürfen. Dies prüft das System bei der Zuordnung von Freitexten zu Merkmalen.

Sie haben in der Phrasenauswahlmengen-Merkmal-Zuordnung die gewünschte merkmalabhängige Freitextart zusammen mit einer Phrasenauswahlmenge einem bestimmten Merkmal einer Bewertungsart zugeordnet.

Hinweis

Innerhalb einer Bewertungsart darf eine merkmalabhängige Freitextart höchstens einmal einem Merkmal zugeordnet werden. Sie können aber einem weiteren Merkmal derselben Bewertungsart eine andere merkmalabhängige Freitextart zuordnen.

Folgende Voraussetzungen sind nötig, damit Sie einer Bewertung ein Dokument zuordnen können:

Sie haben für das Dokument in der Dokumentenverwaltung einen Dokumentinfosatz angelegt und die Datei des Dokuments entsprechend abgelegt. Damit ein Dokument auf einem Bericht ausgegeben werden kann, müssen Sie es im SAP-System oder in einem DVS-Archiv ablegen. Wählen Sie dazu in den Einstiegsbildern zum Anlegen und Ändern von Dokumenten in der Dokumentenverwaltung Zusätze ® Originale ® Datei 1 ® Ablegen SAP oder Zusätze ® Originale ® Datei 1 ® Ablegen Archiv.

Sie haben im Customizing der Dokumentenverwaltung die nötigen Einstellungen vorgenommen.

Sie haben im Customizing der Produktsicherheit in der IMG-Aktivität Freitextarten festlegen für die Freitextart das Kennzeichen Dokument gesetzt.

Funktionsumfang

Freitexte

Sie können mit Hilfe des R/3-Editors beliebig lange Freitexte erfassen.

Merkmalabhängige Freitexte

Die SAP-Komponente Produktsicherheit stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, einem bestimmten Merkmal einer Bewertungsart Freitexte zuzuordnen. Dazu bewerten Sie das betreffende Merkmal mit einer Phrase, z.B. siehe Freitext und legen mit Hilfe der Funktion Freitext einen Freitext in der betreffenden merkmalabhängigen Freitextart an.

Dokumente

Für die Ablage und Verwaltung der Dokumente wird die Dokumentenverwaltung des SAP-Systems genutzt.

Bei der Zuordnung eines Dokuments zu einer Bewertung stehen Ihnen für die Dokumentensuche die Eingabehilfen der Dokumentenverwaltung zur Verfügung.

Wenn Sie ein Dokument zuordnen, fügt das System im Feld Freitextanfang den Kurztext und dahinter in Klammern den Schlüssel des Dokuments ein. Wenn der Dokumentkurztext sich in der Dokumentenverwaltung ändert, wird diese Änderung beim erneuten Aufruf des Bewertungsbildes aktualisiert.

Wenn zum Freitext eine Sprache eingegeben wurde, erfolgt die Anzeige des Kurztextes nach folgender Priorität:

Freitextsprache
Wenn nicht vorhanden, Systemsprache
Wenn nicht vorhanden, Englisch
Wenn nicht vorhanden, Sprache, die die Dokumentenverwaltung liefert

Wenn die Anwendung für das entsprechende Dokumentformat lokal installiert ist, können Sie sich das zugeordnete Dokument direkt von der Registerkarte Freitexte/Dokumente aus anzeigen lassen, indem Sie es mit Doppelklick wählen.

Sie können zugeordnete Dokumente auf Berichten mit Hilfe des Symbols für den Freitextanfang ausgeben. Siehe auch Symboltyp Symbol.

Aktivitäten

Wie Sie zu einer Bewertung einen Freitext angeben und ein Dokument aus der Dokumentenverwaltung zuordnen, finden Sie unter Freitext bearbeiten bzw. Dokument zuordnen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einem Merkmal eine bestimmte Freitextart zuzuordnen:

Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

Wählen Sie vom Auswahlmengenkopf, vom Auswahlmengenbezeichner, von der Phrasenzuordnung oder von der Trefferliste der Auswahlmengen aus Hilfsmittel ® Attributszuordnung.

Wählen Sie im Menü der Produktsicherheit Phrase ® AWM-Attribut-Zuordnung bearbeiten.

Sie gelangen auf den Eigenschaftsbaum.

Wählen Sie mit Doppelklick die zu bearbeitende Bewertungsart.

Das SAP-System listet alle Merkmale der Bewertungsart auf.

Geben Sie zu einem Merkmal im Feld Freitextart den Schlüssel der gewünschten Freitextart an.

Bestätigen und sichern Sie.
Gehen Sie zurück.

Siehe auch:

AWM zu Attributen zuordnen