Bearbeitung von Dokumenten mit WAS-basierter Web-Applikation (SAP-Bibliothek - Integriertes Produkt- und Prozess-Engineering (iPPE))

Bearbeitung von Dokumenten mit WAS-basierter Web-Applikation

Einsatzmöglichkeiten

Unter dem Begriff WebDocuments werden Funktionen zusammengefaßt, mit denen Sie Dokumentinfosätze auf der Web-Oberfläche bearbeiten können. Aus der Bearbeitung des Dokuments (Metadaten) können Sie direkt die Workstation-Applikation für die Bearbeitung einer verknüpften Originaldatei starten.

Mit diesen Funktionen können auch diejenigen Benutzer Dokumente problemlos bearbeiten, die nicht die Funktionen des Dokumentenverwaltungssystem (Komponente CA-DMS) kennen bzw. keinen Zugang zu dem SAP Graphical User Interface (SAP GUI) haben; beispielsweise Mitarbeiter aus dem Produktmanagement oder Konstrukteure.

Durch verschiedene Einstellungen können Sie die Dokumentenbearbeitung sehr speziell an Ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse anpassen. So ist es beispielsweise möglich, dass Sie die Oberfläche und Bearbeitungsprozesse von unterschiedlichen Dokumentarten (z.B. Konstruktionszeichnungen, Spezifikationen, Schulungsunterlagen) verschiedenartig organisieren.

Integration

Dokumentenverwaltung

Die Anwendungslogik entspricht der Logik der Dokumentenverwaltung (Anwendungskomponente CA-DMS).

SAP Web Application Server (SAP Web AS)

Der SAP Web Application Server (SAP Web AS) stellt die Plattform für den Einsatz der Web-Applikation WebDocuments dar. Der SAP Web AS setzt ein seitenbasiertes Programmiermodell mit Server-seitigem Scripting analog zu der bekannten Server Page Technologie ein.

Die technologische Basis für die Bearbeitung der Dokumente an der Web-Oberfläche sind Business Server Pages (BSP) und MIME-Objekte. Der Zugriff über das Netz erfolgt über das HTTP-Protokoll. Der Austausch unterschiedlicher Arten von Daten im Internet wird über das Protokoll Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) gesteuert.

Hinweis

Die Business Server Pages für die Bearbeitung der Dokumente sind komplett erstellt. Es sind keine zusätzlichen Aktivitäten erforderlich.

Customizing (IMG) Dokumentenverwaltung

Im Customizing (IMG) Dokumentenverwaltung nehmen Sie die erforderliche Systemeinstellung vor.

Grundeinstellung

Die Bearbeitung der Dokumente auf der Web-Oberfläche ist als zusätzliche Funktionalität realisiert. Deshalb müssen Sie im Customizing (IMG) Dokumentenverwaltung zuerst die komplette Grundeinstellung für die Dokumentenverwaltung vornehmen. Diese Einstellungen erfolgen unter folgenden Strukturknoten:

Steuerungsdaten pflegen

Allgemeine Daten pflegen

Hinweis

Unter diesem Strukturknoten können Sie folgende Aktivität optional ausführen: Bearbeitungsprozesse für Dokumente erfassen.
Diese Aktivität ermöglicht die Einbindung von unternehmensspezifischen Bearbeitungsprozessen. Diese Prozesse können Sie von der Ergebnisliste der Dokumentsuche ausführen, beispielsweise einen bestimmten Status setzen. Über das Profil wird sichergestellt, dass ein Benutzer nur die Prozesse zur Auswahl erhält, die für seine Arbeitsaufgaben von Bedeutung sind.

Spezielle Einstellungen für WebDocuments

Zusätzlich zu den Grundeinstellungen sind spezielle Einstellungen für die Bearbeitung auf der Web-Oberfläche erforderlich. Diese Einstellungen erfolgen im Customizing (IMG) Dokumentenverwaltung in der Aktivität Dokumentart für Web-Anwendungen definieren.

In dieser Aktivität führen Sie folgende Schritte aus:

Aktivität	Einstellung
Dokumentart für Web-Anwendung definieren (obligatorisch)	Sie nehmen Einstellungen vor, die folgende Prozesse steuern: Bearbeitung der Originaldateien einer Dokumentart (Original) Bearbeitung der Daten aus dem Dokumentinfosatz (Metadaten)
Reihenfolge der Feldgruppen festlegen (obligatorisch)	Sie treffen folgende Entscheidungen: Sie wählen für die Dokumentart die Datengruppen aus, die auf der Web-Oberfläche bearbeitet werden. Sie legen fest, in welcher Reihenfolge die Datengruppen auf der Web-Oberfläche präsentiert werden.
Funktionen für Web-Oberfläche selektieren (optional)	Sie selektieren die Funktionen, mit denen auf der Web-Oberfläche zusätzliche Dokumentinformationen bereitgestellt bzw. bearbeitet werden können. Siehe auch: Unternehmensspezifische Prozesse integrieren
Applikation für Thumbnails festlegen (optional)	Sie definieren eine Workstation-Applikation, mit der Sie auf der Web-Oberfläche von einer Grafikdatei ein Vorschaubild (Thumbnail) anzeigen.

Hinweis

Weitere Informationen erhalten Sie im Einstellungsleitfaden (IMG) der Dokumentenverwaltung beim Ausführen der einzelnen Teilschritte.

Funktionsumfang

Die Anwendungslogik von WebDocuments ist identisch mit der Anwendungslogik des Dokumentenverwaltungssystems von mySAP PLM (Anwendungskomponente CA-DMS).

Die folgende Übersicht zeigt die BSP-Applikationen, die Sie von der Homepage WebDocuments aufrufen können.

BSP-Applikation	Verwendung
Suchen von Dokumenten	Als Suchkriterien können Sie Daten aus dem Dokumentinfosatz, Klassendaten, Daten der verknüpften Objekte oder eine Zeichenfolge aus der Originaldatei eingeben. Sie erhalten eine Ergebnisliste, von der Sie die gefundenen Dokumente weiter bearbeiten können.
Anzeigen und Ändern von Dokumenten	Aus dem Dokumentinfosatz werden die Daten angezeigt, die Sie speziell für eine Dokumentart selektiert haben (Aktivität Reihenfolge der Feldgruppen festlegen). Sie können beispielsweise die unternehmensspezifischen Zusatzdaten pflegen oder eine Originaldatei hinzufügen. Wenn Sie die Dokumentart so definiert haben, dass zusätzliche Funktionen für die Web-Oberfläche bereitgestellt werden, können Sie beispielsweise ein Dokument an eine Empfängerliste versenden (Aktivität Dokumentart für Web-Anwendungen definieren).
Anlegen von Dokumenten	Wenn Sie Originaldateien erfassen, können Sie diese in einen zentralen Sicherheitsbereich (Ablagesystem) importieren.
Aufrufen des Stapels	Es werden die zehn Dokumente angezeigt, die Sie zuletzt bearbeitet haben.

Beispiel

Als Konstrukteur haben Sie eine Konstruktionszeichnung erstellt, die in die weiteren Bearbeitungsprozesse von mySAP PLM integriert werden soll.

Auf Ihrer Web-Oberfläche legen Sie für diese Konstruktionszeichnung einen Dokumentinfosatz an.
Nachdem Sie einen deutschen und englischen Kurztext eingegeben haben, erfassen Sie auch die unternehmensspezifischen Zusatzdaten wie Zeichnungsformat und Produktnummer.
Ihre Konstruktionszeichnung fügen Sie als Originaldatei (z.B. im CATIA-Format) hinzu. Sie importieren diese Konstruktionszeichnung in das Ablagesystem Ihrer Konstruktionsabteilung.
Nachdem Sie den Dokumentinfosatz gesichert haben, versenden Sie das Dokument an einen Mitarbeiter des Engineering-Bereichs.

In diesem Bereich steht ein Konverter zur Verfügung, mit dem der Mitarbeiter für die Konstruktionszeichnung zusätzlich eine Datei im Format CompuServe (*.gif) erstellt. Dieses Datei-Format wird genutzt, um für die Konstruktionsdatei unternehmensweit ein Vorschaubild anzuzeigen.

Nach der Konvertierung erfaßt der Mitarbeiter diese Datei als weitere Originaldatei und legt sie ebenfalls im Ablagesystem ab. Er versendet das Dokument an die Teammitglieder, für die eine Standardempfängerliste existiert.