Mit der WebFlow Engine (SAP Business Workflow) können Sie betriebswirtschaftliche Geschäftsprozesse auf einfache Weise definieren, die noch nicht im SAP-System abgebildet sind. Dies können einfache Freigabe- oder Genehmigungsverfahren sein oder auch komplexere Geschäftsprozesse, wie die Anlage eines Materialstamms und die damit zusammenhängende Koordination der beteiligten Abteilungen. Besonders effizient kann die WebFlow Engine dort eingesetzt werden, wo Arbeitsabläufe immer wieder durchlaufen werden müssen oder wo der Geschäftsprozess eine Vielzahl von Bearbeitern in einer genau definierten Reihenfolge benötigt.

Sie können die WebFlow Engine auch einsetzen, um auf Fehler und Ausnahmesituationen in anderen existierenden Geschäftsprozessen zu reagieren. Sie können einen Workflow starten, wenn vorher festgelegte Ereignisse eintreten, z.B. kann ein Ereignis ausgelöst werden, wenn bei einer automatischen Prüfung bestimmte Fehler gefunden werden.

Die WebFlow Engine verwendet die existierenden Transaktionen und Funktionen des SAP-Systems und ändert die bestehenden Funktionen nicht. Sie können mit der WebFlow Engine die bestehenden Funktionen des SAP-Systems zu neuen Geschäftsprozessen zusammenfügen, wobei die Steuerung des Geschäftsprozesses durch das Workflow-System erfolgt. Wenn Sie bereits das Organisationsmanagement einsetzen, können Sie den dort erstellten organisatorischen Aufbau direkt dazu nutzen, die einzelnen Tätigkeiten durch die passenden Bearbeiter ausführen zu lassen. Sie haben die Möglichkeit, die Ausführung einer Tätigkeit z.B. durch eine Planstelle vorzusehen. Dadurch wird gewährleistet, dass während der Ausführung des Workflows die jeweiligen Inhaber der Planstelle die einzelnen Tätigkeiten ausführen können. Somit werden personelle Änderungen in Ihrer Organisation sofort bei der Ausführung eines Workflows berücksichtigt.

Die WebFlow Engine bietet Ihnen eine Vielzahl von Werkzeugen, um Workflows zu definieren und zu analysieren sowie den laufenden Betrieb zu überwachen.

Im Workflow Builder können Sie einen Workflow anzeigen und Veränderungen vornehmen. Kleinere Erweiterungen, wie eigene Bearbeiterzuordnungen oder Änderungen in Terminüberwachungen, können Sie dabei direkt an den von SAP ausgelieferten Originalen vornehmen und als Workflow-Konfiguration speichern.

Mit den WebFlow-Funktionen sind Sie in der Lage, über Unternehmensgrenzen hinweg einen Workflow auszuführen. Alle notwendigen Daten können als XML-Dokument versendet werden. Auch der SAP Business Workflow ist in der Lage, auf geeignete eingehende XML-Dokumente zu reagieren.

Zur Unterstützung der Definition von Workflows existieren zahlreiche Workflow Wizards, mit denen Sie spezielle Teile eines Workflow erstellen können. Aus dem Workflow Builder heraus können Sie die existierenden Workflow Wizards starten.

Um die Funktionen des SAP-Systems dem Workflow zur Verfügung zu stellen, setzen Sie Business Objekttypen ein. Business Objekttypen können Sie im Business Object Builder definieren und analysieren. Auf die einzelnen Business Objekte greift der Workflow zur Laufzeit mit Hilfe wiederverwendbarer Aufgaben zu. Der Business Workflow Explorer ermöglicht Ihnen einen Überblick über alle existierenden Aufgaben.

Der Endanwender erhält Informationen zu seinen auszuführenden Tätigkeiten im Business Workplace oder in der Workflow Inbox MiniApp oder im iView Universal Worklist des Enterprise Portals. Innerhalb von Portalen steht ein iView zur Verfügung. Dort hat er einen zentralen Überblick über alle durchzuführenden Tätigkeiten, für deren Ausführung er berechtigt ist. Er kann von dort direkt mit der Ausführung beginnen.

Dem Systemadministrator für Workflow stehen eine Reihe von Werkzeugen zur Verfügung, mit denen er die laufenden Workflows kontrollieren und analysieren kann. Im Falle von auftretenden Problemen wird er automatisch vom System benachrichtigt.