Nebenkostenabrechnung simulieren/durchführen 

Verwendung

Über diese Funktion rechnen Sie alle Nebenkosten ab, die im Rahmen der Vermietung in einem bestimmten Zeitraum den Mietern in Forderung zu stellen sind.

 Sie können damit auch nicht-umlagefähige Kosten buchen.

Im Flexiblen Immobilienmanagement wird die Nebenkostenabrechnung in ein und demselben Dialog durchgeführt:

·        simulieren (keine Buchung, kein Einlesen der D-Bänder, keine Korrespondenz)

·        simulieren mit späterer Echtabrechnung

·        direkt abrechnen (Echtabrechnung)

In dieser Abrechnung können alle Nebenkosten (Betriebskosten, Heizkosten, externe Abrechnung von Heizkosten) zusammen abgerechnet werden.

Voraussetzungen

       1.      Die Verträge haben den Status aktiv.

       2.      Sie haben die notwendige Abrechnungsstruktur angelegt und für die zu buchenden Abrechnungseinheiten die Kostensammler generiert.

       3.      Sie haben die Optionssatzermittlung für die betroffenen Immobilienobjekte durchgeführt. Dieser Prozess muss durchgeführt werden, da die Nebenkostenabrechnung für die Ermittlung der Bezugsgröße den Optionssatz benötigt.

Vorgehensweise

Gehen Sie zu

      Flexibles Immobilienmanagement ® Nebenkostenabrechnung ® Abrechnung.

Wählen Sie die gewünschte Aktivität. Sie haben folgende Auswahl:

·        Erstellen einer neuen Abrechnung

Die Abrechnung erfolgt in mehreren Schritten. Sie können mehrere Schritte zusammen oder jeden einzeln durchlaufen lassen.

·        Fortsetzen einer bestehenden Abrechnung

Sie können nach jedem fehlerfreien Schritt speichern, die Abrechnung erneut aufrufen und fortsetzen, ohne dass sie neu gestartet werden muss. Dies ist sinnvoll bei großen Abrechnungen, wenn Sie einen Schritt zunächst prüfen möchten, bevor Sie die Abrechnung fortsetzen. Fehlerhafte Schritte müssen Sie korrigieren und noch einmal durchlaufen lassen.

·        Festschreiben einer simulierten Abrechnung

Wenn Sie eine Abrechnung im Modus Simulation mit späterer Echtabrechnung angelegt haben, können Sie diese simulierte Abrechnung in eine Echtabrechnung mit zukünftiger Prüfung umwandeln (Abrechnungsschritte können zurückgesetzt oder storniert werden).

·        Anzeigen der Ergebnisse einer Abrechnung

Sie können die Ergebnisse einer Abrechnung aufrufen. Geben Sie die ID der Abrechnung ein.

·        Stornieren einer Abrechnung

Sie können eine Abrechnung entweder gesamt oder in einzelnen Schritten stornieren. Beachten Sie, dass mit jedem stornierten Schritt die abhängigen Schritte mit storniert werden.

Definieren Sie im Bereich Abrechnung durchführen bis, bis zu welchem Abrechnungsschritt die Abrechnung durchgeführt werden soll.

Sie können die Nebenkostenabrechnung schrittweise durchführen oder simulieren (siehe: Fortsetzen einer bestehenden Abrechnung). Die Art und Anzahl der Abrechnungsschritte variiert abhängig vom Abrechnungsmodus.

Geben Sie den Abrechnungsmodus ein.

Über den Abrechnungsmodus legen Sie fest, ob Sie eine Echtabrechnung, eine Simulation mit späterer Echtabrechnung oder nur eine Simulation durchführen möchten.

Über den Modus wird ebenfalls gesteuert, ob Änderungen an Abrechnungseinheiten, den zugeordneten Mietobjekten oder Verträgen durchgeführt werden dürfen. Folgende Modi stehen zur Auswahl:

·        Nur Simulation (ohne spätere Echtabrechnung): Dieser Modus wird nur für die Simulation kleinerer Abrechnungen empfohlen. Änderungen haben absoluten Vorrang. Sie können alle Abrechnungsschritte (außer der Buchung) durchlaufen.

·        Simulation (mit späterer Echtabrechnung)

Sie können die Abrechnung zunächst simulieren und sichern und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufrufen und festschreiben (buchen). Änderungen haben Vorrang und der Anwender erhält eine Warnung.

Sie müssen die Buchung unter folgendem Pfad durchführen:

Flexibles Immobilienmanagement ® Nebenkostenabrechnung ® Buchen der Abrechnung.

·        Echtabrechung

Sie können die Abrechnung schrittweise oder gesamt durchführen. Die Abrechnung hat Vorrang vor allen Änderungen. Wenn Sie den Buchungsschritt zuerst simulieren möchten bevor Sie die Buchung durchführen möchten, gehen Sie im Ausgangsmenü zu:

Flexibles Flächenmanagement ® Nebenkostenabrechnung ® Buchen der Abrechnung.

Geben Sie die Abrechnungsart ein.

Folgende Abrechnungsarten stehen zur Auswahl:

·        Interne Nebenkostenabrechnung

Sie können eine DTA-Abrechnungseinheit als intern abzurechnen kennzeichnen. Die Abrechnung wird ohne externes Abrechnungsunternehmen durchgeführt und gebucht. Eine Abrechnungseinheit, die keiner DTA-Abrechnungseinheit zugeordnet ist, kann ebenfalls nur intern abgerechnet werden.

Ein interne Nebenkostenabrechnung wird in den meisten Fällen für Auswertungen durchgeführt.

·        Externe Nebenkostenabrechnung

Die Abrechnung wird über ein externes Abrechnungsunternehmen durchgeführt.

·        Nebenkostenabrechnung intern und extern

Vorschlagswert. Die Nebenkostenabrechnung wird komplett durchgeführt.

·        Nur Vorverteilungsabrechnungseinheiten abrechnen

Lesen Sie hierzu den Abschnitt Vorverteilungs-Abrechnungseinheit.

Wählen Sie ein Abrechnungsschema aus.

Wählen Sie hier eine Gruppe von Parametern zur Abrechnung aus. Abrechnungsparameter werden im Customizing eingestellt. Gehen Sie im Anwendungsmenü zu:

Customizing ® Flexibles Immobilienmanagement ® Nebenkostenabrechnung ® Parameter einer Abrechnung.

Zusätzliche Parameter können Sie auf dem Register Parameter hinterlegen.

Register Selektion

Wenn Sie eine Abrechnung über eine DTA-Abrechnungseinheit durchführen möchten, setzen Sie das Kennzeichen Auswahl DTA-AE.

Definieren Sie ebenfalls das Datum, bis zu dem die Abrechnung durchgeführt werden soll.

 

Abrechnung durchführen/simulieren

Wählen Sie in der Menüleiste  mit Quick-Info Ausführen (F8), um die Abrechnung durchzuführen oder zu simulieren. Sie erhalten eine Liste aller abzurechnenden Abrechnungseinheiten.

Sollte Ihre Abrechnung nicht fehlerfrei sein, können Sie über die Drucktaste  mit Quick-Info Abrechnungsprotokoll (Umsch+F5) das Fehlerprotokoll anzeigen  lassen.

 Sie müssen die Abrechnung nicht neu beginnen! Sichern Sie die Abrechnung. Wählen Sie nach Beheben des Fehlers im Einstiegsbild als Aktivität Fortsetzen einer bestehenden Abrechnung.

Wenn Sie die Simulation der Abrechnung durchgeführt haben, wählen Sie die Aktivität Festschreiben einer Abrechnung. Geben Sie die ID der Abrechnung ein und wählen Sie  mit Quick-Info Ausführen (F8).

Ergebnis

Die Abrechnung wird gebucht.