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Einsatzmöglichkeiten

Sie wollen im Zusammenhang mit der Bearbeitung eines Workitems bei einem anderen Benutzer eine Anfrage stellen. Dazu soll diesem Benutzer auch das zu bearbeitende Workitem informationshalber zugänglich gemacht werden.

Mit Anfrage senden können Sie Mails mit einem frei einzugebenden Text an beliebige Empfänger zu senden. Diese Mails sind automatisch mit Ihrem Workitem so verknüpft, daß ein Ausführen der Mail durch den Empfänger der Mail in die Anzeige des Workitems verzweigt.

Ablauf

Vorgehensweise als Sender einer Anfrage

  1. Positionieren Sie im Workflow-Eingang des Business Workplace den Cursor auf einem Workitem und wählen Sie Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt Weitere Funktionen ® Anfrage senden.

    2. Wenn Sie sich bereits in der Workitem-Anzeige befinden, wählen Sie Workitem ® Anfrage senden.

  2. Erfassen Sie den Text der Anfrage.
  3. Versenden Sie die Anfrage an beliebige Empfänger, die als Mail-Adressaten zur Verfügung stehen.

Der Text der Anfrage wird dem Workitem als Anlage hinzugefügt. Das Workitem bleibt mit unverändertem Status in Ihrem Business Workplace sichtbar.

Das Workitem kann trotz der gesendeten Anfrage von Ihnen beendet werden. Da dann die gesendete Anfrage überflüssig wird, erhält in diesem Fall der Empfänger der Anfrage eine zweite Mail, in der ihm mitgeteilt wird, daß sich die (erste) Anfrage erledigt hat.

Antwort beendet Wiedervorlage

Optional: Um das Workitem tatsächlich erst dann weiterzubearbeiten, wenn die Anfrage beantwortet wurde, geben Sie das Workitem in die Wiedervorlage. Positionieren Sie dazu den Cursor auf dem Eintrag, wählen Sie Wiedervorlegen und geben Sie ein Datum ein, das in der Zukunft liegt.

Das Workitem wird ungeachtet dieses Datums dann wiedervorgelegt und erscheint damit in Ihrem Workflow-Eingang, wenn die Antwort auf die Anfrage eintrifft.

Vorgehensweise als Empfänger einer Anfrage

Sie erhalten eine ausführbare Mail.

  1. Lesen Sie die Mail.
  2. Führen Sie evtl. die Mail aus. Sie verzweigen damit in die Anzeige des Workitems, auf das der Sender in seiner Anfrage Bezug nimmt. Um weitere Informationen über das zu bearbeitende Objekt zu erhalten, verzweigen Sie über Springen ® Objekt zur Anzeige des Defaultattributes bzw. zur Ausführung der Defaultmethode (i.d.R. Anzeigen) zum bearbeiteten Objekt.

    3. Sie dürfen dieses Workitem ausführen, wenn Sie zu den möglichen Bearbeitern der Aufgabe gehören.

  3. Beantworten Sie die Mail. Wählen Sie dazu in der Anzeige der Mail Dokument ® Antworten oder Dokument ® Antw. mit Vorlage. Erfassen Sie dann Ihre Antwort und sichern Sie Ihre Eingaben.
  4. Wählen Sie Dokument ® Senden. Auf dem Sendebildschirm ist als "Empfänger" das Workitem eingetragen, auf das sich die Anfrage bezogen hat. Ändern Sie diesen Eintrag nicht. Senden Sie die Antwort an den vorgeschlagenen Empfänger.

Ergebnis

Die so gesendete Antwort beendet eine evtl. vorhandene Wiedervorlage des Empfänger-Workitems, wird diesem Workitem als (weitere) Anlage hinzugefügt und kann als solche von dem ursprünglichen Benutzer gelesen und berücksichtigt werden.

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