Abbau Mittelvormerkungen: Finanzbuchhaltungsbelege
Verwendung
Aus Sicht des Haushaltsmanagements können Sie mit den Mittelvormerkungen einen Beschaffungsprozeß ohne den Einsatz der Komponente Einkauf abbilden. Hierbei können Sie wählen, wieviele Phasen der Prozeß durchlaufen soll.
Um die Verfügungen über das Budget differenziert zu steuern und zu kontrollieren, können Sie bspw. alle drei Arten, Budget für bestimmte Zwecke vorzumerken (Mittelreservierung, Mittelvorbindung, Mittelbindung), verwenden. Sie können jedoch auch nur die Mittelreservierung oder Mittelbindung für die Abbildung dieses Prozesses verwenden.
Integration
Voraussetzungen
Damit bei den Buchungen in der Finanzbuchhaltung die Belegnummer einer Mittelreservierung oder Mittelbindung mitgegeben werden kann, muß im Customizing der Finanzbuchhaltung im Arbeitsschritt Feldstatusvarianten pflegen das Feld Mittelvormerkung als Muß- oder Kanneingabe gekennzeichnet sein.
Funktionsumfang
Folgende Buchhaltungsbelege können entweder die Mittelreservierung oder die Mittelbindung abbauen:
Aktivitäten
Bei der Buchung eines Finanzbuchhaltungsbeleges geben Sie im Kontierungsblock in das Feld Mittelvormerkng die Belegnummer einer Mittelreservierung oder Mittelbindung ein.
Die Haushaltsmanagement-Kontierung wird vom System automatisch aus der referenzierten Mittelvormerkung übernommen. Die Mittelvormerkung wird entsprechend abgebaut.
Das verfügbare Budget ändert sich nur dann, wenn der Buchungsbetrag den Betrag der Mittelvormerkung übersteigt, und Sie festgelegt haben, daß der Betrag der Mittelvormerkung unbegrenzt oder prozentual überzogen werden darf.
Anzahlungsanforderungen - Anzahlungen - Rechnungen
Beim Buchen von Anzahlungsanforderungen und Anzahlungen, müssen Sie beim Abbau der Mittelvormerkungen durch diese Belege folgendes beachten:
Anzahlungsanforderungen und Anzahlungen bauen eine Mittelvormerkung jeweils eigenständig ab. So ist es möglich, jeweils eine Anzahlungsanforderung, eine Anzahlung und eine Rechnung mit Bezug auf eine Mittelvormerkung in voller Höhe des Reservierungsbetrages zu erfassen.
Dadurch wird sichergestellt, daß bspw. sowohl eine Anzahlung als auch die zugehörige Rechnung die entsprechende Mittelvormerkung abbauen können, ohne daß der doppelte Betrag abgebaut wird.
Dieses Verfahren kann sich auch nachteilig auswirken. Beispiel: Eine Mittelvormerkung wird direkt (ohne Anzahlungsverrechnung) durch eine Rechnung vollständig abgebaut. Trotzdem wird jeweils eine Anzahlungsanforderung und eine Anzahlung mit Bezug auf diese Mittelvormerkung gebucht. Eine zugehörige Rechnung zu diesen Belegen könnte sich dann nicht mehr auf diese Mittelvormerkung beziehen.
Stellen Sie daher sicher, daß der Bezug zur Mittelvormerkung beim Buchen der Belege für alle Belege gleich ist, oder schließen Sie über das Ausblenden des Feldes Mittelvormerkung im Kontierungsblock aus, daß Anzahlungsanforderungen und Anzahlungen eine Mittelvormerkung abbauen können.
Ein Beispiel finden Sie unter
Vorerfasste Belege
Bei vorerfassten Belegen erfolgt der Abbau, wenn der vorerfasste Beleg auf den Status "vollständig" gesetzt wird. Wenn dieser Status wieder zurückgesetzt wird oder der vorerfasste Beleg gelöscht wird, wird der Abbau vom System automatisch wieder zurückgenommen.