Industriezweige wie die pharmazeutische Industrie oder die Lebensmittelindustrie müssen in den letzten Jahrzehnten zunehmend strenge Auflagen hinsichtlich der Dokumentation und Genehmigung von Prozessen erfüllen (siehe u.a. die mittlerweile international gültigen GMP-Richtlinien - Good Manufacturing Practices - der amerikanischen Gesundheitsbehörde FDA).

Mit dem zunehmenden Einsatz elektronischer Datenverarbeitung in Unternehmen ist zudem die Notwendigkeit entstanden, digitale Daten durch zuverlässige Sicherheitsmechanismen zu schützen. Sie schlägt sich u.a. in Gesetzen wie dem 21 CFR Part 11. Electronic Records; Electronic Signatures der FDA (Food and Drug Administration) sowie dem deutschen Gesetz zur digitalen Signatur (Artikel 3 des Gesetzes zur Regelung der Rahmenbedingungen für Informations- und Kommunikationsdienste) nieder.

Das SAP-System stellt Ihnen daher mit der digitalen Signatur ein Werkzeug zum Signieren und Genehmigen digitaler Daten bereit. Die digitale Signatur stellt sicher, daß der Unterzeichner eines digitalen Dokuments eindeutig identifiziert und sein Name zusammen mit dem signierten Dokument, Datum und Uhrzeit dokumentiert wird. Sie können die digitale Signatur einsetzen, um Dokumente bzw. Objekte folgenden Typs zu genehmigen:

Damit Sie mit der digitalen Signatur arbeiten können, müssen im Rahmen des SAP-Systems folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Sie haben die digitale Signatur für den jeweiligen Objekttyp aktiviert (Ausnahme Chargenprotokoll). Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation der betroffenen Anwendung (s.o. unter Siehe auch:).

• Sie haben die Einstellungen zur Systemzeitzone vorgenommen (siehe Customizing, Abschnitt Allgemeine Einstellungen ® Zeitzone)

• Sie haben die Einstellungen zur digitalen Signatur vorgenommen (siehe Customizing der Basis, Abschnitt Systemadministration ® Digitale Signatur, sowie Customizing des jeweiligen Objekttyps).

• Sie haben den betroffenen Benutzern die zum Signieren erforderlichen Berechtigungen gegeben (siehe Customizing des jeweiligen Signaturobjekts). Diese umfassen,

• die entsprechende Berechtigung für das zu signierende Objekt
• wenn Sie mit Signaturstrategien arbeiten (s.u. unter Funktionsumfang), zusätzlich die Berechtigung für die entsprechende Einzelsignatur bzw. Berechtigungsgruppe (Berechtigungsobjekt C_SIGN_BGR Berechtigungsgruppe für digitale Signatur)

Das SAP-System unterscheidet folgende Signaturmethoden:

• Systemsignatur mit Autorisierung durch Benutzer-ID und Kennwort

• digitale Benutzersignatur mit Verifizierung

• digitale Benutzersignatur ohne Verifizierung

Für die Ausführung des Signaturprozesses bietet das SAP-System eine Reihe von Funktionen, die bei den einzelnen Signaturobjekten je nach Anforderung eingesetzt werden. Im folgenden finden Sie eine kurze Beschreibung der verfügbaren Funktionen. Welche Funktion bei welchem Objekttyp verfügbar sind, können Sie der nachfolgenden Tabelle entnehmen.

Wenn Sie für ein Signaturobjekt die Einfachsignatur verwenden, so wird dieses Objekt durch die Signatur einer einzigen berechtigten Person signiert.

Signaturstrategien können je nach Signaturobjekt synchron oder asynchron ausgeführt werden.

Ein synchroner Signaturprozeß muß, sobald er einmal begonnen wurde, ohne Unterbrechung zu Ende geführt werden. Erst nachdem die letzte erforderliche Signatur geleistet wurde, kann eine neue Funktion oder Transaktion aufgerufen werden. Wird der Signaturprozeß vor seinem Ende unterbrochen, so wird keine Signatur gespeichert. Auch die bereits geleisteten Signaturen müssen wiederholt werden.

Bei einem asynchronen Signaturprozeß leisten die Unterzeichner Ihre Signaturen unabhängig voneinander. Der Signaturprozeß kann nach jeder Signatur unterbrochen und zu einem beliebigen Zeitpunkt vom nächsten Unterzeichner fortgesetzt werden.

Im Dialogfenster, in dem Sie die Signatur leisten wird als Signaturgrund die Bezeichnung des jeweiligen Signaturobjekttyps angezeigt. Je nach Anwendung wird sie durch einen Zusatz erweitert, der das signierte Objekt näher beschreibt.

Der Signaturgrund mit anwendungsspezifischem Zusatz ist Teil des signierten Dokuments. Er wird in der Sprache in das Dokument übernommen, in der die Signatur geleistet wurde.

Je nach Signaturobjekttyp kann es sein, daß Unterzeichner und Anmeldebenutzer übereinstimmen müssen. Ist dies der Fall, so wird der Unterzeichner beim Leisten der Signatur vom System vorgegeben und kann nicht überschrieben werden. Ins signierte Dokument wird die Benutzer-ID des Unterzeichners sowie dessen vollständiger Name übernommen.

Beim Leisten einer digitalen Signatur ist es grundsätzlich möglich, einen Kommentar zu erfassen. Bei einigen Objekttypen ist der Kommentar jedoch zwingend vorgeschrieben. Die Signatur wird dann vom System erst angenommen, nachdem im Kommentarfeld ein Text erfaßt wurde. Der Kommentar ist in beiden Fällen Teil des signierten Dokuments.