Einstellungen und Vorbereitungen 
Einstellungen und Vorbereitungen
Einsatzmöglichkeiten
Die Workflow-Szenarios sind, soweit es technisch möglich und betriebswirtschaftlich sinnvoll ist, von SAP ablauffähig ausgeliefert. Allerdings sind immer noch einige Einstellungen und Vorbereitungen individuell in Ihrem System vorzunehmen, die von SAP nicht ausgeliefert werden können.
Voraussetzungen
Customizing des Workflow-Systems
Damit das Workflow-System in Ihrem SAP-System lauffähig ist, müssen Sie das
automatische Workflow-Customizing ausführen. Dadurch werden grundlegende technische Einstellungen geprüft und können bei Bedarf geändert werden. Sie finden das automatische Workflow-Customizing im Customizing des SAP-Systems oder unter Werkzeuge ®
Business Workflow ®
Entwicklung ®
Hilfsmittel ®
Automatisches Workflow-Customizing.
Ablauf
Aufbauorganisation pflegen
Die unternehmensspezifische Aufbauorganisation beschreibt die organisatorische Einordnung eines Mitarbeiters. Dies geschieht mit dem Ziel, die Verantwortung und Zuständigkeit von Mitarbeitern für die Ausführung einzelner betriebswirtschaftlicher Tätigkeiten in Form von Tätigkeitsprofilen festlegen zu können.
Die Aufbauorganisation ist mandantenabhängig gepflegt. Eine Aufbauorganisation, die für personalwirtschaftliche Zwecke erstellt wurde (oder noch erstellt wird), kann unverändert auch im SAP Business Workflow verwendet werden, sofern der Workflow und die personalwirtschaftliche Anwendung im selben Mandanten laufen. Wenn Sie eine Aufbauorganisation in einem anderen Mandanten oder einem eigenen HR-SAP-System eingerichtet haben, können Sie diese Daten mit Hilfe des Reports
RHMOVE30 in den Mandanten des SAP-Systems kopieren, in dem der Workflow ausgeführt werden soll.Auch dann, wenn Sie eines der ausgelieferten Workflow-Szenarios ohne Veränderungen übernehmen wollen, ist es immer erforderlich, die Aufbauorganisation ihres Unternehmens abzubilden. Sie können sich dabei auf die Abbildung der Unternehmensbereiche beschränken, in denen Sie mit dem Workflow arbeiten wollen. Differenzieren Sie einzelne Stellen nur in dem Maße, wie es die unterschiedlichen Tätigkeitsprofile erfordern.
In den entsprechenden Kapiteln dieser Dokumentation sind Vorschläge gemacht, wie eine auf das jeweilige Szenario zugeschnittene Aufbauorganisation aussehen könnte.
Bearbeiterzuordnung bei SAP-Aufgaben und -Workflows
Die von SAP im Rahmen der Workflow-Szenarios ausgelieferten SAP-Aufgaben sind mandantenunabhängig und werden ohne einen Gültigkeitszeitraum definiert.
Sie müssen die Aufgaben immer mit ihren
möglichen Bearbeitern verknüpfen. Indem Sie bei der Zuordnung Objekte des Organisationsmanagements (z.B. Organisationseinheiten) verwenden. können Sie das zugehörige Workitem allen organisatorisch gleichermaßen berechtigten Mitarbeitern zur Ausführung anbieten. Wird die SAP-Aufgabe in einem Workflow verwendet, haben Sie dort zusätzlich die Möglichkeit, zuständige Bearbeiter zu definieren.
In den entsprechenden Kapiteln dieser Dokumentation sind Vorschläge gemacht, mit welchen Mitarbeitern die Aufgaben des Szenarios sinnvollerweise zu verknüpfen sind.
Die von SAP ausgelieferten SAP-Workflows sind mandantenunabhängig und werden ohne einen Gültigkeitszeitraum definiert. Wenn ein SAP-Workflow direkt durch einen Benutzer gestartet werden soll (z.B über die Transaktion Workflow starten), müssen Sie für den Workflow mögliche Bearbeiter definieren. Diese sind dann berechtigt, den Workflow direkt zu starten.
Auslösende Ereignisse aktivieren
Workflows und Aufgaben können über Ereignisse gestartet werden, um so auf Zustandsänderungen eines Objektes zu reagieren. Zu einem Workflow oder einer Aufgabe kann es mehrere auslösende Ereignisse geben. Wenn eines der auslösenden Ereignisse im System erzeugt wird, wird der jeweilige Verbraucher gestartet ("oder"-Verknüpfung). Besitzt eine Aufgabe ein aktives auslösendes Ereignis, so wird beim Auftreten des Ereignisses nur die Aufgabe als Einzelschrittaufgabe gestartet. Workflows, die Schritte enthalten, die auf diese Aufgabe Bezug nehmen, werden nicht gestartet.
Die auslösenden Ereignisse eines Workflow oder einer Aufgabe sind in deren Definition eingetragen. Wenn Sie die auslösenden Ereignisse aktivieren, aktiviert das System automatisch die zugehörige Ereignis-Verbraucher-Kopplung.
Wenn die in dieser Dokumentation beschriebenen Workflow-Szenarios über auslösende Ereignisse gestartet werden, ist dies in den entsprechenden Kapiteln erwähnt. Es ist dann immer erforderlich, die Kopplung zwischen dem auslösenden Ereignis und dem Verbraucher, also der Aufgabe oder dem Workflow, zu aktivieren. Dies geschieht in der Regel im Customizing, kann aber auch problemlos im laufenden Betrieb nachgeholt werden.
Customizing für einzelne Workflow-Szenarios
In der Regel werden im Umfeld der einzelnen Workflow-Szenarios weitere IMG-Aktivitäten erforderlich sein. Diese sind bei den einzelnen Workflow-Szenarios beschrieben.