Einsatz von Fragebögen und Checklisten 
Einsatz von Fragebögen und Checklisten
Einsatzmöglichkeiten
Sie können für verschiedene Aufgaben Fragebögen oder Checklisten erstellen und diese Arbeitsbereichen zuordnen. Wenn Sie eine dieser Aufgaben – z.B. eine Begehung – durchführen, können Sie die von Ihnen vorbereitete Checkliste abarbeiten und Ihre Notizen speichern. Sollten Sie Vorort keinen Zugang zu einem SAP-System haben, können Sie das benötigte Dokument ausdrucken, von Hand ausfüllen und danach wieder in das System einlesen.
Wenn Sie eine
Gefährdungsbeurteilung durchführen, können Sie ebenfalls auf Fragebögen (Checklisten) zurückgreifen. In diesem Fall werten Sie die Fragebögen jedoch nur aus. Die Bögen müssen zuvor in der Arbeitsbereichsverwaltung beantwortet und abgeschlossen worden sein.Voraussetzungen
Die nötigen Systemeinstellungen wurden im Customizing der Arbeitsmedizin sowie im Customizing des Arbeitsschutzes vorgenommen. Weitere Informationen finden Sie im Customizing des Arbeitsschutzes unter Fragebogen einstellen und Nummernkreis für Fragebögen festlegen.
Gemäß der im SAP-System verwendeten Terminologie und um Ihnen das Lesen zu erleichtern, wird im folgenden nur noch von Fragebögen die Rede sein. Verstehen Sie diese Bezeichnung jedoch als Oberbegriff für alle Formen von Checklisten.
Sie können Fragebögen nur in der Anwendung verwenden, in der Sie erstellt wurden. Daher können Fragebögen, die Sie im Arbeitsschutz erstellt haben, nur im Arbeitsschutz verwenden. Sie erreichen die Funktionen des Fragebogens über das Umfeldmenü der Arbeitsbereichsverwaltung.
Ablauf
Ermitteln Sie, für welche Zwecke Sie Fragebögen benötigen und legen Sie fest, wie die Bögen aufgebaut sein sollen.
Beachten Sie, daß Sie die nachfolgend beschriebenen Prozeßschritte in jedem Fall bearbeiten müssen, wenn Sie in der Gefährdungsbeurteilung die
Die Erstellung funktioniert nach dem Baukastenprinzip: Sie legen zunächst die verschiedenen Bausteine an, die Ihr Fragebogen enthalten soll. Dazu zählen Texte, Überschriften, Fragen etc. Aus diesen Bausteinen stellen Sie dann Ihren Fragebogen zusammen. Sie können einmal angelegte Bausteine in immer neuen Fragebögen wiederverwenden. Im einzelnen sind folgende Schritte nötig:
Sie bauen die thematische Struktur auf, in die Sie die Bausteine einsortieren. Sie legen dazu einen oder mehrere
Fragenkataloge an. Sie können z.B. einen Fragenkatalog Arbeitsschutz anlegen.Wenn Sie die Katalogstruktur angelegt haben, legen Sie die Bausteine an. Die Bausteine werden im SAP-System als
Katalogeinträge bezeichnet. Falls erforderlich können Sie die Katalogeinträge in die in Ihrem SAP-System installierten Sprachen übersetzen. Auch hier gilt: Sie erstellen die Übersetzung nur ein Mal und können das Element danach in beliebig vielen Fragebögen verwenden.Nachdem Sie Fragenkataloge und Katalogeinträge angelegt haben, legen Sie den
Fragebogen an. Das allgemeine Layout ist durch die Formatdefinition des SAP-Systems und über die Einstellungen im Customizing vorgegeben. Als Anwender müssen Sie nur die verschiedenen Bausteine (Katalogeinträge) einfügen und den Fragebogen einem Themengebiet zuordnen. Diese Zuordnung erleichtert Ihnen das spätere Auffinden des Fragebogens, ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Als Ergebnis erhalten Sie einen allgemeinen Fragebogen. Dieser Fragebogen ist noch keinem Arbeitsbereich zugeordnet und daher noch nicht beantwortbar.Sie können die Inhalte mehrerer allgemeiner Fragebögen in einem einzelnen (spezifischen) Fragebogen zusammenfassen. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter mehrere Fragebögen mit teilweise identischen Fragen ausfüllen soll. Damit der Mitarbeiter seine Anworten in einem Arbeitsgang abgeben kann und alle Fragen nur ein Mal beantworten muß, erzeugen Sie einen abgemischten spezifischen Fragebogen. Durch das Abmischen werden Fragenwiederholungen automatisch beseitigt.
Sie
beantworten den spezifischen Fragebogen. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie den Fragebogen ab. Dadurch wird das Dokument für Änderungen gesperrt. Vor dem Abschließen prüft das System, ob fehlerhafte Antworten vorhanden sind und gibt Ihnen die Möglichkeit, die Fehler zu korrigieren. Diese Prüffunktion können Sie auch manuell starten.Wenn eine zweite Person den gleichen Fragebogen beantworten will, ordnen Sie den allgemeinen Fragebogen erneut zu und erzeugen einen zweiten spezifischen Fragebogen.
Sie können die zu einem Arbeitsbereich beantworteten und abgeschlossenen Fragebögen über das Informationssystem auswerten.
Daneben können Sie die Fragebögen im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung auswerten. Als Ergebnis Ihrer Auswertung vergeben Sie eine Einstufung, z.B. Maßnahme erforderlich.
Die Fragebögen müssen den Status abgeschlossen besitzen.
In der Hilfe zur Anwendung der Arbeitsmedizin finden Sie unter
Fragenkatalog und Fragebogen die ausführliche Dokumentation der verschieden Fragebogenfunktionen. Die dort beschriebenen Funktionen können Sie auch im Kontext des Arbeitsschutzes nutzen.