Stammdatenpflege für externe Mitarbeiter
Verwendung
Mit dem Arbeitszeitblatt können Sie auch die Arbeitszeiten externer Mitarbeiter erfassen. Für die externen Mitarbeiter müssen Sie in diesem Fall Stammdaten anlegen.
Folgende zwei Besonderheiten ergeben sich im Rahmen der Stammdatenpflege bei externen Mitarbeitern:
1. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt eine eigene Personalnummer
Eine Leistung wird oft von verschiedenen Personen zu unterschiedlichen Zeiten ausgeführt. Es würde daher einen unangemessenen Aufwand bedeuten, für jeden einzelnen Mitarbeiter eines Lieferanten einen eigenen Personalministamm anzulegen.
In diesem Fall können Sie die Mitarbeiter bzw. Gruppen von Mitarbeitern eines Lieferanten unter einer Personalnummer zusammenfassen.
Wenn Sie mehrere externe Mitarbeiter unter einer Personalnummer zusammenfassen und diese auch gleichzeitig arbeiten, sollten Sie im Erfassungsprofil das Feld Mehr als 24 Stunden auf
Wir empfehlen aber trotzdem, externen Mitarbeitern jeweils einen eigenen Benutzer im SAP-System anzulegen. Dann können Sie trotz gleicher Personalnummer jederzeit über die Felder Angelegt von und Geändert von im Berichtswesen nachprüfen, welcher Mitarbeiter einen Datensatz bearbeitet hat und spezielle Auswertungen darüber starten.
2. Der Infotyp Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt (0315) muß gepflegt sein
Im Infotyp Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt (0315) können Sie pro Mitarbeiter Vorschlagswerte hinterlegen, die beim Erfassen der Arbeitszeiten automatisch in das Arbeitszeitblatt übertragen und überschrieben werden können. Die Verwendung dieser Funktionalität ist für interne Mitarbeiter optional.
Bei externen Mitarbeitern muß das Feld Lieferant in diesem Infotyp gepflegt sein, sonst kann er keine Daten für das Arbeitszeitblatt erfassen. Diese Einschränkung ermöglicht Ihnen eine zusätzliche Prüfung der eingegebenen Daten und die Zuordnung eines externen Mitarbeiters zu einem bestimmten Lieferanten.
Wird im Arbeitszeitblatt eine Bestellung eingegeben, prüft das System automatisch, ob die Bestellung zu dem im Infotyp Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt (0315) verzeichneten Lieferanten passt. Wenn nicht, gibt das System einen Fehler aus.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass der Infotyp Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt (0315) zeitabhängig ist. Durch die Festlegung des Gültigkeitszeitraums haben Sie eine weitere Möglichkeit, die Eingabe der Daten zu kontrollieren.